Tous les experts en matière de gestion de portefeuille de projets ont adopté la méthode agile. Contrairement aux anciens processus, la méthode agile permet d’avoir une vision plus globale des tâches et des intervenants, de mesurer plus précisément les risques, de mieux comprendre la survenue d’un problème et de mieux répartir les ressources humaines et financières nécessaires à l’avancée du projet. Aujourd’hui, les outils PPM remplacent désormais les traditionnels fichiers Excel, car ils apportent un certain nombre d’avantages.
Sommaire
Gestion de projet et gestion de portefeuille de projets : quelle différence ?
Un gestionnaire de projet est un professionnel chargé de piloter un projet et de le suivre de sa conception jusqu’à sa réalisation. Un gestionnaire de portefeuilles de projets est quant à lui un professionnel dont le travail est de piloter différents projets dans le but de satisfaire les objectifs d’une entreprise. Son travail consiste donc à centraliser un certain nombre de données afin d’avoir une meilleure visibilité sur les résultats et d’investir sur des projets qui créeront de la valeur.
Pour cela, il utilise un tableau de bord pour la gestion de portefeuille de projets sur lequel il pourra avoir accès à tous les indicateurs de projet clé :
- Le suivi de projet
- Le suivi budgétaire
- Le suivi des ressources
- Le suivi des risques
- Le suivi des coûts
Une transparence au service de la productivité
Avoir accès à l’ensemble de ces données en temps réel permet aux responsables d’avoir une vision plus proche de l’état réel d’avancée du projet. Cela permet d’aligner correctement le portefeuille avec les objectifs stratégiques de l’entreprise. En ce sens, un logiciel de gestion de portefeuille de projets permet aux décideurs d’avoir accès aux données qui leur permettront de prendre les meilleures décisions.
Une affectation plus efficace des ressources
Cela permet notamment d’obtenir trois résultats positifs. D’abord, ces logiciels de gestion de portefeuille permettent de réduire considérablement le nombre d’échecs des projets. Ensuite, plus que d’augmenter le nombre de projets qui atteignent leurs objectifs, ces solutions permettent aussi d’augmenter les projets qui sont terminés dans les délais, ce qui n’est pas négligeable.
Une meilleure visibilité sur les risques
Ce qui est intéressant quand on utilise un tableau de bord pour la gestion de portefeuille de projets, c’est que les données recueillies permettent d’envisager une meilleure gestion des risques afin de réaliser de meilleurs investissements. Or, aujourd’hui, la gestion des risques en entreprise fait partie des enjeux majeurs du 21e siècle et surtout de ces prochaines années.
Ces nouveaux logiciels vont permettre de prendre connaissance du contexte des différents projets en obtenant des données percutantes. Les outils de rapports, de synthèse et de présentation permettent d’optimiser la liaison avec les responsables et les décideurs et de gagner en réactivité et en agilité.
Des économies financières
Des trois premiers avantages que nous venons de développer découle un quatrième bénéfice non négligeable. La transparence, l’efficacité et la prévisibilité permettent de réaliser d’importantes économies financières. Ces ressources sont bien mieux réparties, ce qui évite le gaspillage dans des dépenses inutiles ou dans des process qui ont de fortes probabilités d’échouer. Cela permet notamment d’investir ses ressources budgétaires dans des activités qui s’avéreront plus porteuses.
Augmenter les performances de l’entreprise
Lorsqu’un projet est mené à bien dans les temps et que le budget est respecté, cela apporte beaucoup de bénéfices à une entreprise. D’abord, elle réalise un meilleur chiffre d’affaires en limitant les dépenses inutiles ainsi qu’en évitant les pénalités de retard pour certains projets. Ensuite, la réussite de projets permet à l’entreprise de gagner en notoriété en cultivant une bonne image auprès de ses clients et des acteurs intermédiaires. Ces derniers deviennent alors des prescripteurs qui seront susceptibles d’apporter de nouveaux projets à l’entreprise, qui pérennisera ainsi son activité et augmentera son chiffre d’affaires.
Passionné par le web et l’entrepreneuriat, j’ai fondé Digitiz en 2016. Mon objectif est de vous transmettre mon expérience et de pouvoir vous faire gagner du temps dans le choix de vos outils.