Pour une entreprise, rester rentable dans un marché en constante évolution nécessite l’application d’une méthodologie et d’une technique adaptée, surtout si les activités sont variées. En effet, la gestion de multiple projet n’est pas une mince affaire. Plus les tâches sont nombreuses, plus il y a de risques qu’elles s’accumulent. Les logiciels de gestion de portefeuille projet apparaissent comme une solution efficace pour optimiser votre travail et votre organisation. 

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de portefeuille projets ? 

La gestion de portefeuille projets consiste à coordonner et planifier vos fonds afin d’assurer le développement et l’épanouissement de vos activités. Il vous permet d’identifier quel secteur est porteur ou non. Vous pourrez ainsi prioriser ce qui ont plus de valeur pour générer plus de revenu et augmenter votre chiffre d’affaires.

Avec l’évolution des NTIC, la tâche a été facilitée. Des logiciels de gestion de portefeuille projets ont été créés. Ce sont des outils de haute technologie qui faciliteront l’atteinte de vos objectifs. Plus pratiques et moins onéreux, ils permettent d’assurer la gestion de vos équipes dans les moindres détails. Vous pourrez ainsi renforcer votre productivité et votre réactivité face à une concurrence rude.   

Le logiciel de gestion de portefeuille est un dispositif stratégique qui permet de faciliter la collaboration entre vos équipes et leurs dirigeants. Vous saurez plus facilement suivre l’évolution de vos activités grâce au rapport d’analyse et de reporting qui résument chacune de vos réalisations. 

Top des 5 des logiciels de gestion de portefeuille projets

Face à toutes ses performances, vous ne pouvez qu’être convaincu par l’utilisation des logiciels de portefeuille projets. Il sera votre meilleur allié pour assurer le retour sur investissement. Voici le top 5 des meilleurs logiciels de gestion de portefeuille projets :

1. Project Monitor

Fonctionnalités principales : 

Tableaux de bord, reporting, planification, Gantt, Kanban, gestion des ressources et suivi des temps, budgets, risques.

Les points forts de Project Monitor :

Project Monitor gère en toute simplicité le portefeuille projet. Très performante, la solution peut facilement répondre à toutes les attentes même si le projet semble complexe. Le design dynamique permet de cibler les usages. L’interface se personnalise ainsi en fonction des profils (gestionnaire de ressources, manager, dsi…)

Project Monitor est édité par Virage Group, une société à l’origine spécialisée en conseil de pilotage projets. Le logiciel affiche une expertise basée sur les besoins clients. L’ADN conseil est toujours présent et permet une mise en place personnalisée, rapide et évolutive. L’accompagnement de l’équipe Service, cadré par une méthodologie efficace, assure une approche sur-mesure pour identifier les outils indispensables à la bonne marche du projet.

Bénéficiez d’une vision complète de ce qui se passe dans vos projets : planning, budget, ressources. L’analyse de votre portefeuille projets est facilité par tous les thèmes projet, les indicateurs métiers et les KPI projet. Ils permettent d’avoir une vision mono ou multi-projets avec des données quantitatives et qualitatives. Project Monitor est un logiciel simple et évolutif, qui permet d’éclairer vos décisions et arbitrage tout au long du cycle de vie des projets.

2. Primavera 

Fonctionnalités principales : 

Gestion de planification, gestion des ressources, tableau de bord, suivi des projets

Les points forts de Primavera : 

Primavera est un logiciel indispensable pour gérer une entreprise. Elle est habituellement utilisée par les secteurs de l’ingénierie, de la construction, de l’énergie et des ressources et les manufactures, etc. Elle offre une visibilité totale de tout ce qui se déroule dans l’entreprise. Vous aurez l’œil sur le pipeline, les budgets et tous les besoins de votre entreprise. 

Primavera effectue une mise à jour automatique de toutes les informations et les données utiles à l’évolution de l’entreprise. Il améliore les prévisions en repérant les ressources surchargées, mais également, sous-utilisées.

Le logiciel exécute rapidement et clairement toutes les analyses afin de fournir des informations précises sur les portefeuilles de projets pour faire progresser l’entreprise. Facile à utiliser, il identifie, évalue, contrôle et limite les cas d’échecs en analysant les risques. 

3.Clarity  

Fonctionnalités principales : 

Diagramme de Gantt, tableaux de bord, feuille de route, gestion des ressources, macroplanning et retro planning, gestion des collaborateurs, gestion documentaire et investissement

Les points forts de Clarity

Clarity est un logiciel de gestion de projet qui a été mis en œuvre par Product Portfolio Management. Présent sur le marché depuis maintenant 17 ans, le logiciel affiche une maturité qui fait sa popularité auprès des entreprises. Il a l’avantage de pouvoir fournir toutes les informations nécessaires à la qualité des projets. 

Grâce à ses performances, il pourra reproduire dans un roadmap toute l’organisation de l’entreprise, afin d’informer toutes les parties prenantes de chaque étape et faciliter la collaboration entre les équipes. 

Avec ses tableaux de bord natifs, il guide dans les prises de décisions, afin qu’elles restent basées sur des faits objectifs et réfléchis. Il assure ainsi la productivité du projet. Intuitif, il est très facile à manipuler. 

4. Sciforma 

Fonctionnalités : 

Diagramme de Gantt, gestion des projets, gestion des collaborateurs, monitoring, reporting, agile SCRUM, Chaine Critique

Les points forts de Sciforma :

Le dispositif de Sciforma facilite la gestion de nombreux projets. Il répond à toutes les exigences stratégiques, exécutives et en reporting qui sont indispensables à la performance de l’entreprise. Très rapide à installer, il peut s’adapter à tout type de support comme le téléphone, les emails, le ticket ou le chat. 

Il dispose d’une fonctionnalité de monitoring qui lui permet d’analyser en continu toutes les données de votre entreprise. Ainsi, l’entreprise pourra avoir un rapport d’état qui servira à assurer le suivi du déroulement de toutes les activités, afin de maximiser la réussite des projets. 

Il planifie, gère les ressources et le budget, limite les risques et automatise les tâches répétitives qui peuvent ralentir dans l’atteinte de vos objectifs. C’est un logiciel complet, flexible et évolutif qui permet de générer aisément de la valeur.

5. Asana 

Fonctionnalités : 

Tableau kanban, chronologie, automatisation, formulaire, initiatives marketing, production créative, gestion de ressources, gestion de risques 

Les points forts d’Asana :

Asana un logiciel qui a été fondé par le cofondateur de Facebook. Il est gratuit et permet d’assurer le suivi permanent de vos projets. Il est à l’affût de toutes les évolutions du projet, de sa conception jusqu’à son terme. Il facilite le travail d’équipe et offre un panel de fonctionnalités efficaces pour garantir le succès de vos projets. 

Des alertes rappellent toutes les tâches qui n’ont pas encore été effectuées, pour aider à respecter vos deadlines. Il automatise également les tâches rébarbatives, ainsi vous gagnerez plus de temps pour exécuter d’autres affaires prioritaires. 

Il facilite la répartition des tâches ou workflow en identifiant ceux qui ont moins de tâches à faire et ceux qui sont surchargés de travail. Asana apparaît alors comme une plateforme opérationnelle où l’on peut communiquer et collaborer, pour mieux avancer. Voici par ailleurs d’autres alternatives à Asana.

Quelles fonctionnalités attendre d’un logiciel de gestion de portefeuille projets ?

Pour identifier le logiciel de gestion de portefeuille de projets qui répondra le mieux à vos besoins, voici les fonctionnalités que vous devriez prioriser. Chacune d’entre elles contribue à l’accroissement de vos projets : 

Tableau de bord décisionnel

Le tableau de bord décisionnel est un outil de gestion de projet qui permet de voir l’évolution de vos activités. C’est un moyen de présenter toutes les données et les indicateurs clé de performances. Ces informations seront utilisées comme des bases essentielles de réflexion pour piloter convenablement l’avancement de vos projets. 

Suivi des projets

Pour garder un œil sur vos projets, le logiciel devra vous permettre de faire un suivi des projets en prenant en compte les indicateurs clé de performances et le reporting. Le logiciel devra fournir des instruments comme le cahier de charge, le formulaire de comptes-rendus ou le tableau de bord, pour faciliter le déroulement de cette tâche.  L’application du diagramme Gantt y contribue aussi avec ses capacités à planifier, suivre et analyser.

Gestion des indicateurs

Une mauvaise gestion des indicateurs peut engendrer des problèmes dans le pilotage d’un projet. Avec un logiciel qui peut gérer les indicateurs, vous disposez d’un élément clé pour vous positionner parmi les meilleurs. Le logiciel permet d’identifier ceux qui sont les plus pertinents, fiables et rentables. Ses indicateurs peuvent être qualitatifs ou quantitatifs. Etant des supports mesurant vos compétences, ils facilitent l’adoption d’action correctrice s’ils ne sont pas probants.  

Gestion des implications croisées

Lorsque vous gérer plusieurs projets en même temps, certains sont plus ou moins liés, ce qui entraîne des implications croisées qu’il faut savoir maîtriser. En quelque sorte, il faudra prévoir et évaluer l’effet que peut avoir le déploiement d’un projet sur un autre. Grâce à cela, le logiciel facilitera vos profits en améliorant votre visibilité. C’est également une méthode efficace pour comprendre les rouages des projets en entreprise. 

Gestion des plannings

La gestion des plannings permet la liaison entre les ressources disponibles et les objectifs que votre entreprise souhaite atteindre. C’est un outil indispensable qui se base sur la gestion du temps et des ressources. Le logiciel permet d‘installer la bonne personne, au bon endroit, au bon moment, avec les outils adaptés, pour un résultat plus productif et sans contrainte. 

Le diagramme de Gantt 

Le diagramme de Gantt est une fonctionnalité essentielle à la mise en œuvre d’un projet. Elle permet d’avoir une représentation visuelle de l’évolution de chacune de vos activités. Elle affiche sur son tableau le début et la fin de chaque tâche. S’il y a des tâches qui se chevauchent, vous serez informés afin que vous puissiez vous organiser en conséquence. En quelques clics, vous pourrez comparer le planning de base au planning réel. Vous saurez alors si les délais sont respectés. 

Gestion des temps

Avec la fonctionnalité de gestion de temps, vous pourrez déterminer le temps que devra mettre un employé pour exécuter une tâche. Elle sert à distribuer les charges de travail équitablement. C’est là que se gère les présences et les absences, les déplacements, le suivi des heures de travail effectives et les activités à réaliser, pour établir la fiche de paie. 

Gestion financière

La gestion financière sert à faire le suivi des engagements, des charges et des profits de chaque investissement. Grâce au logiciel, vous disposez d’un moyen de consolider l’administration de vos finances. Il vous aide à prévenir les dérives positives et négatives, afin que vous puissiez y remédier rapidement et maintenir votre rentabilité.   

Gestion des risques

Un projet n’est jamais sans risque. En jouissant de cette fonctionnalité, vous diminuez les risques qui pourraient faire obstacle au développement de votre projet. Il permet de repérer les limites du projet et d’envisager toutes les éventualités pouvant porter atteinte à votre entreprise. Ainsi, vous serez préparés et armés pour rester compétitif.  

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