Le système ERP s’avère très efficace, d’une grande aide et indispensable pour piloter les activités ainsi que l’organisation d’une entreprise via un seul et même logiciel. Il est d’ailleurs une source d’économies et de rentabilité, si et seulement si il répond aux besoins de l’entreprise et lui fournit les indicateurs clés nécessaires à l’optimisation de ses opérations.

Tant d’éloges sur cet outil novateur, mais ses performances sont-elles réellement profitables à celui qui l’utilise ? On vous dévoile tout sur son mode de fonctionnement et les avantages de son utilisation.

Qu’est-ce qu’un système ERP ?

Un ERP (Enterprise Resource Planning) ou PGI (Progiciel de gestion intégré) est, comme son nom  l’indique, un logiciel permettant à une société de gérer et planifier ses ressources de manière efficiente. Il vise à intégrer les différentes composantes fonctionnelles de cette dernière au sein d’un système d’information unique.

Contrairement au CRM (Customer Relationship Management) qui se concentre sur l’optimisation des ventes, le système ERP regroupe les données issues des différents départements dans le but d’améliorer la productivité de la société. Ainsi, il a pour rôle de traiter différentes tâches au sein des diverses branches de l’entreprise à savoir la gestion des achats, la gestion des stocks, la gestion commerciale, la gestion de la production, la gestion de la relation client, etc.

Comment intégrer un logiciel ERP dans le système informatique ?

L’intégration d’un système ERP nécessite des compétences accrues dans le domaine de l’informatique, il est donc préférable de contacter un professionnel pour le faire. Le processus se déroule en quelques étapes qui se présentent comme suit :

  • Avant d’entamer un quelconque projet relié aux activités ou à l’organisation d’une entreprise, il faut faire un bilan de ses besoins. Il en va de même pour l’intégration d’un système ERP. Cela consiste donc à identifier les principaux enjeux de la société, formaliser ses processus, définir les besoins dans un cahier des charges.
  • Choisir la solution la plus adaptée aux besoins de la société dont les fonctionnalités répondent aux exigences de cette dernière. Le logiciel doit ainsi être capable d’évoluer dans le temps au même rythme que l’entreprise elle-même. Vous avez le choix entre un ERP on-premise (le logiciel est installé sur les serveurs et le matériel de l’entreprise) et un ERP cloud (les données sont stockées dans le cloud du fournisseur et sont accessibles sur le web).
  • Faire un audit et une analyse des processus pour voir si le système ERP choisi est en adéquation avec les besoins de l’entreprise.
  • Mettre en place une équipe dédiée qui sera en charge du déploiement du système ERP. Une fois fait, il faudra y transférer toutes les données initiales de la société, c’est-à-dire toutes les informations relatives aux clients, aux fournisseurs, aux factures, aux commandes, à la comptabilité, mais aussi ses données statistiques structurelles.
  • Effectuer les paramétrages ainsi que les tests nécessaires par des personnes qui comprennent à la fois les activités de la société et surtout qui maîtrisent les techniques et la manipulation du système ERP.

Pour que le système ERP soit opérationnel et d’utilisation efficace, les utilisateurs doivent être accompagnés à moyen terme par des intégrateurs.

Système ERP : quels avantages pour les entreprises ?

Un système ERP se présente sous la forme d’une plateforme. Il est composé d’un tableau de bord dans lequel sont affichés les différents indicateurs de performance relatifs aux activités de l’entreprise. Pour une stratégie de croissance réelle, le système ERP est l’outil incontournable afin d’obtenir des résultats concrets et satisfaisants. En plus d’être un dispositif multifonctionnel qui centralise la gestion des opérations de l’entreprise, l’utilisation d’un système ERP offre plusieurs avantages, à savoir :

  • Une centralisation de données fiables issues des divers services de l’entreprise dans un data warehouse sécurisé afin de prévenir contre les pertes de données et pour que ces dernières soient disponibles, consultables et exploitables par toutes les équipes.
  • Une saisie automatisée des données, ce qui permet d’éviter les erreurs de saisie, qu’elles soient volontaires ou involontaires ainsi que les doublons.
  • Une synchronisation régulière des données de la société permettant de suivre à temps réel l’évolution de ses performances.
  • Une optimisation des processus de planification du développement de l’entreprise.
  • Un gain de temps considérable dans la gestion des données de l’entreprise, permettant aux collaborateurs de se pencher sur des tâches à forte valeur ajoutée pour une meilleure rentabilité.
  • Une puissance commerciale et un support client réactifs. Grâce aux données collectées sur les clients, la société peut ainsi cerner les besoins, les attentes, les tendances de sa clientèle et ainsi orienter ses décisions par rapport à ces informations.

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