ClickUp : un outil de productivité tout-en-un

L’optimisation de la productivité devraient être la priorité de chaque équipe et de chaque entreprise. Mais depuis l’invention d’outils de gestion de projet tels que ClickUp, les possibilités de gestion de projet et collaboration sont désormais infinies.

ClickUp, en particulier, est très populaire en raison de son large éventail de fonctionnalités et de sa conception conviviale. Mais si ClickUp aide de nombreuses personnes à gérer des projets et à faire en sorte que tous les membres de l’équipe soient sur la même longueur d’onde, il n’en présente pas moins quelques défauts.

Dans ce test de ClickUp, nous examinerons les différentes possibilités de cet outil avec ses bons et ses mauvais côtés.

Présentation de ClickUp

ClickUp est un logiciel de gestion de projet reconnu pour être polyvalent. Il dispose de nombreuses fonctionnalités qui sont s personnalisables pour répondre exactement à un environnement qui faciliterait votre travail et votre efficacité. Avec pour devise, « One app to replace them all » ou « une application pour les remplacer tous » en français, ClickUp s’est fixé un défi ambitieux qu’il a relevé avec succès en seulement quelques années.

Développé par Zeb Evans, basé à San Diego, cet outil a été initialement conçu pour répondre aux besoins de son équipe. L’objectif initial était de simplifier et d’optimiser le travail en utilisant une seule plateforme. Depuis 2017, cet outil collaboratif a conquis plus de deux millions d’équipes à travers le monde. Il a débuté avec des fonctions basiques pour ensuite évoluer progressivement selon les retours et les besoins des utilisateurs.

ClickUp est conçu pour être le pivot de tous les processus de projet d’une entreprise. Sur une seule plateforme, vous pouvez gérer les documents, les tâches, les communications et les calendriers et bien plus encore. En 2021, le logiciel s’est enrichi de nouvelles fonctionnalités comme le suivi des objectifs, l’automatisation avancée et les formulaires personnalisés.

Des entreprises connues comme Netflix ont adopté ClickUp. La version initiale est en anglais, mais les traductions dans autres langues sont prévues dans un futur proche.

A qui s’adresse ClickUp ?

ClickUp est destiné aux entreprises de toutes tailles, dans différents secteurs d’activité. Cet outil polyvalent permet de réaliser plusieurs tâches et projets selon les besoins spécifiques de chaque société. Par exemple, il offre la possibilité de créer des tableaux et des listes ainsi que des calendriers et des diagrammes de Gantt. Il convient de préciser que cette dernière option n’a été ajoutée aux fonctionnalités du logiciel qu’en 2019. Durant cette même année, des changements majeurs ont été effectués au niveau de la plateforme.

ClickUp aide les entreprises en pleine croissance dans leur progression et dans leur développement. Cet outil de gestion de projet est à la fois personnalisable et évolutif. Rien que pour ces raisons, de plus en plus de professionnels lui font confiance. Avec ce logiciel, vous pouvez décider librement de la manière dont vous souhaitez travailler.

Les marketeurs et les équipes de communication ont, plus que les autres, besoin de travailler sur une plateforme collaborative. Ils doivent réaliser plusieurs projets au même moment et dans des délais souvent restreints. ClickUp vous permet de respecter ces conditions et d’avoir vos exigences. Les collaborateurs ont accès à tous les projets en cours via une vision globalisée. L’outil facilite également les échanges d’informations et la communication entre les membres d’une équipe.

Les grandes structures ont recours au logiciel ClickUp. Il répond aussi aux besoins des freelances et des travailleurs indépendants. Sa fonction tout-en-un est son principal atout. Quel que soit le secteur d’intervention, elle facilite toutes les étapes du projet : la planification des tâches, la progression du travail et la facturation finale. Le travailleur indépendant a également la possibilité de partager des informations avec ses clients ou avec ses partenaires via la plateforme.

En 2020, les télétravailleurs étaient nombreux à choisir ce logiciel pour accomplir leurs tâches depuis leur domicile, grâce à la fonction de collaboration en temps réel de l’outil. Les équipes peuvent travailler ensemble et efficacement, même s’ils se trouvent à des endroits différents.

Les fonctionnalités en détail

ClickUp propose toutes les fonctionnalités essentielles à la gestion efficace d’une entreprise, de la création des tâches au travail final, et un suivi de performance des différentes étapes. Voici quelques caractéristiques intéressantes du logiciel. Cette liste n’est cependant pas exhaustive, mais représente uniquement les principales fonctionnalités de l’outil.

La centralisation des données

ClickUp se distingue en tant que logiciel tout-en-un capable de remplacer différents outils dans la gestion d’une entreprise. Cette polyvalence constitue sa plus grande force et explique sa popularité auprès des utilisateurs. Sur une seule plateforme, vous pouvez visualiser l’ensemble de votre projet et contrôler toutes les fonctions du logiciel. Cela inclut la gestion des tâches et du temps, le suivi du travail d’équipe et le brainstorming ainsi que les cartes mentales et d’autres stratégies.

Retrouvez également n’importe quel fichier grâce au système unifié. Vous ne risquez plus de perdre des documents et gagnez du temps lors de vos recherches de fichiers.

La gestion des tâches

Le visuel est important dans la présentation des projets et l’assignation des tâches à chaque membre de l’équipe. Avec le logiciel de gestion de projet ClickUp, vous pouvez choisir parmi une quinzaine de types de vues. Tout d’abord, vous avez le mode liste qui peut être simple ou complexe. Retrouvez ensuite le tableau kanban, les timelines et le diagramme de Gantt qui sont plus élaborés. La fonction calendrier permet de maîtriser facilement le suivi des échéances et de voir la quantité de travail effectué. Cela vous donne l’occasion de classer chronologiquement votre travail pour y mettre de l’ordre.

ClickUp propose une manière efficace de gérer les tâches au bureau. Il vous permet, entre autres, de dresser la liste des fonctions à accomplir et d’assigner son travail à chaque collaborateur. Indiquez les niveaux de priorité afin de respecter les deadlines pour chaque projet. Affichez également le niveau d’avancement pour contrôler la production de manière efficace et pour ajuster les méthodes de travail si nécessaire. N’hésitez pas non plus à programmer des notifications pour avertir vos collaborateurs d’un changement dans le tableau de bord.

La coopération en temps réel

La communication est un élément clé dans la réussite d’un travail en équipe. Les collaborateurs devraient avoir accès aux mêmes informations au même moment. Avec sa plateforme unifiée, ClickUp propose ce travail collaboratif. Les membres de l’équipe se partagent les fichiers et ajoutent des commentaires directement sur la plateforme. Les échanges sont plus fluides et la prise de décision concernant les projets est largement facilitée.

ClickUp permet aux membres d’une équipe de travailler ensemble, même à domicile. Les échanges s’effectuent rapidement comme si tout le monde se trouvait dans le même bureau : assignation de tâches, commentaires, partages de documents et fichiers, rapports, etc. Le logiciel dispose d’ailleurs d’un système de glisser-déposer pour les tâches. Vous pouvez également vous concerter et discuter des projets via le système de chat, par exemple.

Des options de personnalisation

Chaque équipe a ses besoins et sa propre méthode de travail. Un changement dans le mode opératoire ou les habitudes pourrait affecter la productivité. ClickUp offre aux entreprises plusieurs façons de personnaliser leur espace de travail. Les tâches peuvent être affichées en mode liste ou tableau, entre autres. Vous avez aussi le choix entre différentes couleurs pour rendre le tableau de bord plus dynamique et motivant. Il vous est également possible de classer les éléments en fonction de la chronologie ou de définir d’autres critères de votre choix.

Cependant, vous n’êtes pas obligé de créer votre propre espace de travail si vous vous adaptez à toutes les circonstances. Ainsi, vous pouvez choisir parmi les modèles préconfigurés si vous le souhaitez. Créer toutes sortes de documents sur la plateforme est aussi envisageable : document standard, carte mentale ou feuille de calcul. Cela permet aux membres de l’équipe de mieux collaborer sur la plateforme selon les besoins du projet.

De puissantes fonctions d’automatisation

Le travail manuel peut faire perdre beaucoup de temps à l’entreprise, surtout s’il est répétitif. ClickUp propose différentes fonctions d’automatisation des tâches pour faciliter et alléger le travail des équipes.

Vous décidez vous-mêmes des déclencheurs de la fonction d’automatisation. Vous pouvez, entre autres, rendre certaines tâches systématiques quand elles sont reliées à des événements précis, comme celle programmer un rappel lorsque la date d’échéance d’une tâche approche. Il est également possible de relever automatiquement le temps mis pour effectuer un projet ou une tâche.

Des intégrations intéressantes

Il est plus pratique et plus facile de travailler lorsque les outils sont reliés entre eux. Sachez que ClickUp s’intègre tout à fait aux outils couramment utilisés au sein des entreprises, à l’exemple des logiciels de stockage de fichiers comme Google Drive et Dropbox.

ClickUp s’intègre aussi parfaitement aux plateformes de communication comme Slack, Zoom ou Teams. Il peut aussi être associé à des applications dédiées au développement de logiciel comme GitHub et Bitbucket. Synchronisez ce logiciel avec vos applications pour la gestion du temps comme Timely et Everhour. Des intégrations sont aussi disponibles pour les calendriers comme Devops.

Vous pouvez également synchroniser les données de la plateforme avec celles de Google, Outlook ou Apple.

Le suivi des objectifs

Avec la complexité croissante des projets d’entreprise actuelle, il est essentiel de disposer d’outils puissants pour rester compétitif. Chaque jour, vous jonglez entre les tâches, les réunions, les petits projets et le suivi des objectifs.

ClickUp vous aide à déterminer, à sonder vos objectifs et à suivre leur évolution. La plateforme vous fournit également les indicateurs clés de performance vous permettant d’évaluer la progression et les résultats de vos projets.

Une intelligence artificielle

ClickUp propose un assistant de rédaction alimenté par une intelligence artificielle (IA). Le but est de garantir la qualité des textes. Cette fonction est pratique pour rédiger des contenus de longueurs différentes selon les besoins de vos projets. N’hésitez pas non plus à l’utiliser pour envoyer des mails soignés à vos clients ou pour synthétiser un long texte. Vous pourrez également l’utiliser pour améliorer votre style rédactionnel et pour augmenter votre productivité journalière.

L’IA de ClickUp est disponible pour tous les forfaits payants, à raison de cinq dollars par utilisateur et par mois.

Des fonctions évolutives

L’évolutivité ainsi que la flexibilité de ClickUp font également partie de ses points forts. Les fonctionnalités séparables et les tarifs sectionnés sont conçus pour que chaque entreprise trouve l’offre adaptée à ses besoins et à son budget. Vous êtes libre d’ajuster les modules qui vous intéressent ainsi que le nombre de personnes à intervenir sur la plateforme. N’hésitez pas non plus à ajouter ou à retirer des outils et des workflows si cela s’avère nécessaire.

Un espace dédié aux retours client

Vous vous demandez comment ClickUp décide des nouvelles fonctionnalités à ajouter sur la plateforme ? Sachez que vous pouvez rejoindre un forum dédié où les utilisateurs communiquent avec les concepteurs du système. Vous pouvez parler de votre expérience avec le logiciel et suggérer des améliorations que vous aimeriez avoir.

Quels sont les tarifs ?

ClickUp propose une gamme de plans tarifaires pour répondre à différents besoins, des indépendants aux grandes entreprises. Voici un résumé des plans disponibles :

• Plan Free Forever : Ce plan est entièrement gratuit et comprend des fonctionnalités telles que 100 Mo de stockage, un nombre illimité de tâches et un accès pour un nombre illimité d’utilisateurs. Il est idéal pour une utilisation individuelle ou de petits projets, offrant des fonctionnalités de base sans aucun coût.
• Plan Unlimited : Au prix de 7 $ par utilisateur et par mois en cas de facturation annuelle (10 $ en cas de facturation mensuelle), ce plan inclut un stockage illimité, des intégrations, des tableaux de bord et des fonctionnalités plus avancées telles que les diagrammes de Gantt et les champs personnalisés. Il convient aux petites équipes qui ont besoin de plus que ce qu’offre le plan gratuit.
• Plan Business : Ce plan coûte 12 $ par utilisateur et par mois s’il est facturé annuellement (19 $ par mois). Il offre des fonctions de sécurité renforcées, des autorisations avancées, 10 000 automatisations par mois et des outils de gestion de projet supplémentaires. Il est conçu pour les entreprises de taille moyenne qui ont besoin de capacités plus robustes.
• Plan Enterprise : Ce plan propose une tarification personnalisée en fonction des besoins spécifiques de l’organisation et inclut des fonctionnalités avancées telles que l’authentification unique (SSO), la conformité HIPAA, un gestionnaire de succès dédié et des automatisations illimitées. Il est idéal pour les grandes entreprises qui ont besoin d’une personnalisation poussée et d’une assistance de premier ordre.

Ces plans sont flexibles et évolutifs, ce qui permet aux utilisateurs de choisir la meilleure option en fonction de leurs besoins opérationnels et de leur budget. Pour plus de détails, vous pouvez consulter la page officielle des tarifs de ClickUp.

Avantages et inconvénients

ClickUp présente les avantages suivants :

• La centralisation des données facilite l’accès aux informations.
• Il s’agit d’une plateforme conçue pour accroître la productivité au sein des entreprises ;
• Toutes les équipes peuvent collaborer en temps réel sur la plateforme.
• L’outil fluidifie la communication interne, réduisant les malentendus et les erreurs.
• Etant flexible, ClickUp suit l’évolution de l’entreprise et s’adapte aux changements qui s’ensuivent.
• La fonction d’automatisation permet de réduire le temps d’exécution des projets.
• ClickUp est disponible sur tous les supports comme Mac, Windows, IOS, Android et Linux.
• La version gratuite offre des fonctionnalités intéressantes et est disponible à vie.
• Les versions payantes s’ajustent parfaitement aux besoins des entreprises.
• L’espace de travail est entièrement personnalisable.

Le logiciel possède néanmoins quelques inconvénients :

• Compte tenu de sa complexité, ClickUp est difficile à prendre en main pour les débutants. Il leur faudrait un certain temps d’apprentissage pour pouvoir exploiter pleinement les fonctionnalités disponibles.
• Le grand nombre de fonctionnalités proposées par la plateforme peut également compliquer le suivi.
• Les utilisateurs se plaignent de la lenteur du système lorsque plusieurs modules sont utilisés en même temps.

En résumé : notre avis sur ClickUp

Les nombreuses fonctionnalités de ClickUp en font un logiciel de choix pour la gestion de projet. Il s’adapte facilement aux changements opérés au sein des entreprises. Le temps d’apprentissage assez long représente cependant un inconvénient pour les nouveaux utilisateurs. L’outil propose différentes fonctions et il est possible de s’y perdre facilement. Néanmoins, ce logiciel remplit parfaitement les attentes des professionnels ayant besoin d’un outil de gestion de projet efficace.