Dernière modification le 28 septembre 2023
Aujourd’hui, la numérisation est de plus en plus présente dans tous les secteurs. Il est devenu essentiel pour les entreprises de trouver des solutions pour gérer efficacement leur flux documentaire. C’est pourquoi les logiciels de gestion électronique de documents ou GED sont devenus des outils indispensables pour les entreprises, quelle que soit leur taille. Cependant, avec les nombreuses offres présentes sur le marché, il peut être difficile de choisir le logiciel GED le plus adapté à sa structure. Dans cet article, vous trouverez quelques conseils pour choisir efficacement un logiciel GED pour votre entreprise.
Sommaire
C’est quoi un logiciel GED ?
Un logiciel GED est un outil permettant aux entreprises d’organiser tous les documents électroniques qui influent en son sein. Opter pour l’utilisation d’un logiciel GED c’est choisir de dématérialiser complètement tous les documents et les données de la société. Il est considéré comme une solution de prise en charge de toutes les opérations relatives aux données de l’entreprise comme l’édition, le stockage ou l’archivage.
Le logiciel GED présente de nombreux avantages pour la société qui l’adopte. En effet, contrairement aux documents papier, celui-ci est mieux organisé. Les collaborateurs gagnent du temps dans la recherche de documents, car tout est automatisé. Cela va avoir un impact positif dans leur productivité et leur efficacité.
Il est facile de faire le suivi des documents et les mises à jour régulières rendent chaque information accessible en tout temps. L’utilisation du logiciel GED permet aussi aux entreprises d’optimiser la sécurisation des données importantes, voire confidentielles. La gestion informatique limite la perte des données et contrôle l’accès aux dits documents.
Les étapes à suivre pour mettre en place un logiciel de GED adapté dans votre entreprise
Il est important de suivre quelques étapes afin que l’outil que vous utilisez soit efficace et apporte le résultat escompté.
Analysez vos besoins
La première étape pour choisir un logiciel GED, c’est d’analyser les besoins spécifiques de votre entreprise en matière de gestion de documents. Quels types de documents devez-vous gérer ? Est-ce des factures, des contrats, des dossiers clients, etc. Combien de documents devez-vous gérer ? Qui aura accès aux documents ? Quels sont les délais à respecter pour la gestion des documents ? Tant de questions à se poser pour vous aider à définir les fonctionnalités dont vous avez besoin dans un logiciel GED.
Identifiez les fonctionnalités clés
Une fois que vous avez identifié vos besoins, il est temps de passer à la deuxième étape qui consiste à identifier les fonctionnalités clés dont vous avez besoin dans un logiciel GED. Certaines fonctionnalités importantes à considérer sont :
- La recherche de documents : le logiciel GED doit permettre une recherche rapide et facile de tous les documents stockés.
- La sécurité des documents : le logiciel GED doit offrir une protection complète des documents stockés en permettant la gestion des droits d’accès.
- La collaboration : si plusieurs personnes doivent travailler sur les mêmes documents, il est important que le logiciel GED puisse permettre une collaboration facile et efficace.
- L’intégration : le logiciel GED doit être facilement intégrable avec d’autres outils que vous utilisez déjà dans votre entreprise.
- La sauvegarde : il est important que le logiciel GED offre une sauvegarde régulière des documents stockés pour éviter toute perte de données.
Évaluez les solutions disponibles sur le marché
Une fois que vous avez identifié les fonctionnalités clés dont vous avez besoin dans un logiciel GED, il est temps d’évaluer les solutions disponibles sur le marché. Elles sont très nombreuses. Faites une liste des solutions qui correspondent à vos besoins et comparez-les en termes de fonctionnalités, de prix, de support client et de fiabilité. Il est très important que le logiciel GED que vous choisissez corresponde avec le secteur dans lequel vous évoluez.
En effet, il y a des logiciels GED qui répondent spécialement aux besoins d’un métier défini, comme celui des collectivités dont la gestion du courrier est prioritaire ou encore celui de la grande distribution qui est surtout axé sur la gestion des stocks et des factures. Avec l’évolution sans cesse de l’informatique, il est également primordial de s’assurer que le logiciel GED choisi soit évolutif. Grâce à des mises à jour régulières, de nouvelles interfaces et fonctionnalités apparaîtront selon vos besoins.
Testez les solutions de GED
Avant de prendre une décision définitive, il est important de tester les solutions que vous avez sélectionnées. La plupart des éditeurs de logiciels GED offrent des versions d’essai gratuites ou des démonstrations de leurs produits. Profitez de ces offres pour tester les différentes solutions et évaluer leur facilité d’utilisation, leur convivialité et leur performance.
Le logiciel GED doit aussi correspondre avec le système d’information déjà en place dans votre entreprise. Même si après l’installation du logiciel GED, les collaborateurs devaient suivre une petite formation pour apprendre à le manipuler, l’idéal serait que l’outil soit intuitif. Cela rendrait plus rapide son apprivoisement.
Prenez en compte le coût total du logiciel
Enfin, lorsque vous choisissez un logiciel GED pour votre entreprise, il est important de prendre en compte le coût total de possession. Cela comprend non seulement le prix initial du logiciel, mais aussi les coûts de maintenance, de mise à jour, d’installation, de formation et de support technique. Il est important de comprendre les coûts associés à l’utilisation du logiciel GED sur le long terme, afin d’éviter les surprises désagréables plus tard.
Choisir un logiciel GED pour votre entreprise peut sembler être une tâche difficile. Mais en suivant ces étapes, vous devriez être en mesure de choisir efficacement un logiciel GED qui répondra aux besoins spécifiques de votre entreprise pour la gestion de tous vos documents.
Passionné par le web et l’entrepreneuriat, j’ai fondé Digitiz en 2016. Mon objectif est de vous transmettre mon expérience et de pouvoir vous faire gagner du temps dans le choix de vos outils.