La gestion des processus métier (BPM) et le système de Workflow sont deux notions étroitement liées, mais distinctes au niveau conceptuel. La plupart des professionnels qui ont mis en place le modèle BPM se retrouvent parfois à traiter les éléments de Workflow. Dès lors, il est commun et très facile de confondre ces deux termes même avec une solide expérience. Lisez ceci pour mieux comprendre ces notions et identifier les différences entre Business Process Management et Workflow.
Sommaire
Définition de Business Process Management et de Workflow
Le business process management est un système qui a pour but est de coordonner la façon dont les opérations sont réalisées. Vous devez savoir que la gestion des processus métier s’applique aussi bien au sein d’une entreprise qu’au-delà de cette entreprise. Autrement dit, c’est une séquence d’activités subdivisées en des tâches qui sont ordonnées de manière cohérente. Cette subdivision permet de fournir un produit ou un service, une donnée ou un résultat à une partie prenante interne ou externe. La gestion des processus métier facilite la prise de décision au moment propice tout en disposant des bonnes informations.
Quant au Workflow, il désigne un ensemble de règles et de procédures qui permet d’organiser le flux de travail au sein d’une entreprise. Il implique la coordination d’une série d’actions et l’utilisation d’automatismes comme la mise à jour ou le calcul. Il en existe plusieurs types, dont le Workflow linéaire encore appelé séquentiel, qui représente le modèle le plus courant et le plus simple.
Il consiste à définir des séries d’étapes qui devront être réalisées, et ce, dans un ordre bien déterminé pour atteindre un objectif. Ensuite, vous avez le Workflow parallèle, une méthode selon laquelle plusieurs opérations peuvent être menées en même temps. Il y a le Workflow conditionnel qui implique que les étapes sont interdépendantes, car les résultats de l’une sont nécessaires pour passer à la suivante. À cette liste, il faut ajouter le Workflow ad hoc et le Workflow séquentiel avec boucle de rétroaction.
Les avantages du Workflow
Un workflow permet de réduire les erreurs de transfert de données, les retards et les goulots d’étranglement. En effet, les informations sont centralisées et partagées entre les collaborateurs en temps réel afin de limiter les marges d’erreur. Ce système garantit un gain de temps et une exactitude dans les procédures mises en place au sein d’une entreprise. Le Workflow vous aide à réduire les coûts et vous permet d’optimiser les ressources afin d’éviter le gaspillage.
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Il participe à l’amélioration de la satisfaction des clients parce que les délais de traitement sont accélérés. Vous offrez une meilleure qualité de service, ce qui vous permet de fidéliser les consommateurs. Le Workflow est également avantageux dans le sens où il favorise une meilleure collaboration et communication entre les différents intervenants.
En mettant en place ce système, les responsabilités de chacun sont clarifiées et cela garantit une coordination des efforts. Les rôles de chaque membre de l’équipe sont clairement définis, ce qui limite les malentendus et les conflits. Les collaborateurs peuvent suivre les activités en temps réel à l’aide des tableaux de bord et connaître les acteurs engagés dans la réalisation des tâches.
Les avantages du Business Process Management
L’un des atouts du Business Process Management est qu’il permet d’obtenir une productivité et une excellence opérationnelle. Son but est d’aider les organisations à demeurer compétitives sur un marché concurrentiel qui est de plus en plus difficile à maîtriser. La gestion des processus métier fluidifie les échanges entre les services ou les directions, et facilite les prises de décisions.
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De plus, elle a la particularité de s’adapter à tout type de secteurs d’activité, qu’il s’agisse d’entreprise publique ou privée. L’autre avantage du Business Process Management est qu’il permet de standardiser et d’automatiser les circuits de validation. Il vient enrichir la transformation numérique de votre entreprise et supprimer les procédures de demandes classiques peu souples et moins pratiques.
La gestion des processus métier apporte aussi une touche de sécurité parce qu’elle permet de réduire les risques opérationnels. Chaque action est tracée et cela permet de reconstituer le circuit des décisions, gage de conformité aux normes en vigueur. Le Business Process Management est également idéal pour gagner en agilité et ajuster facilement les objectifs au fur et à mesure que votre entreprise évolue.
Les différences entre Business Process Management et Workflow
Il n’est pas toujours facile de faire la différence entre le Business Process Management et le Workflow. Toutefois, retenez que la gestion des processus métier répond à l’ensemble des problématiques métiers (RH, juridique, vente, support clientèle, finance, gestion des factures). Alors que le Workflow a une portée spécifique, il se concentre plus sur les étapes et l’ordre séquentiel. De plus, le Business Process Management est une séquence d’activités pendant que le Workflow est un outil qui permet de rendre cette séquence plus productive.
En d’autres termes, le premier est la façon dont une équipe s’organise pour atteindre un résultat. Le second consiste en une analyse, une planification et une modélisation à des fins bien définies. Vous devez retenir que le Workflow est une conséquence, une suite logique à la mise en place du Business Process Management. Une gestion des processus métier peut exister sans un Workflow alors que le contraire n’est pas envisageable.
Passionné par le web et l’entrepreneuriat, j’ai fondé Digitiz en 2016. Mon objectif est de vous transmettre mon expérience et de pouvoir vous faire gagner du temps dans le choix de vos outils.