Planning de travail : Modèle gratuit et conseils

Notre sélection des logiciels de planning de travail

Gérer un planning est une tâche chronophage et peut devenir un véritable casse-tête. L’une des solutions privilégiées par les entreprises c’est un planning de travail sur Excel. C’est un outil gratuit de notoriété mondiale. Élaboré avec soin, le planning de travail facilite l’organisation de l’emploi du temps des salariés. Quels sont les réels avantages de cet outil de travail pour les entreprises ? Les détails dans cet article.

En quoi consiste le planning de travail sur Excel gratuit ?

Le planning de travail est un outil de planification du personnel. Il indique les responsables, créé un chronogramme et fixe les objectifs à atteindre. Son but est d’offrir une meilleure visibilité sur la coordination du travail des employés sur une période donnée. Cela peut être en termes de jour, de semaine, de mois ou d’année.

Cet outil répond aux questions, telles que « qui travaille ? » et « À quel moment ? ». Il permet aussi aux employés de connaître leurs tâches ou leurs missions. Sur Excel, il se présente sous la forme d’un tableau de service. Celui-ci indique les horaires de travail de chaque travailleur (du début jusqu’à la fin de chaque journée de travail). Au final, les employés ont un aperçu quotidien de leur disponibilité et de leur temps de travail.

En outre, cet outil de planification répond à certaines mentions légales d’après l’article L3171-1 stipulé dans le Code du travail. Ainsi, il doit respecter la durée optimale d’heures travaillées, le repos par semaine des employés. Il doit également être établi selon les jours de congé et le temps de pause des salariés.

Des sanctions sont appliquées en cas de non suivi des obligations légales précédemment citées. Aussi, les salariés travaillent uniquement entre les plages horaires annoncées. Sauf si des dispositions relatives aux heures supplémentaires ont été prises.

Concernant les informations à mentionner sur un planning de travail, seules les pertinentes sont à désigner. Ainsi, dans un souci de précision et de clarté, il doit contenir le nom et le prénom de chaque salarié. Il peut aussi indiquer leurs horaires de travail.

Pour ce qui est de la taille du texte, celle-ci ne doit pas être trop petite. En même temps, il faut un contenu simple et parfaitement explicite. Au cas où, une légende explicative peut être ajoutée. Pour faciliter l’usage de l’outil, il faut que le design soit visuellement attractif. Cela signifie, par exemple, d’instaurer un code couleur pour chaque zone.

Pourquoi utiliser un modèle Excel de planning de travail ?

Le planning de travail est essentiel pour tout chef d’entreprise. Il apporte effectivement d’innombrables atouts en matière de gestion du personnel. Son premier avantage, c’est qu’il facilite le suivi de façon régulière du taux d’occupation des ressources (estimation prévisionnelle). L’autre intérêt de cet outil est qu’il permet à l’entrepreneur de suivre l’avancée des tâches. Celui-ci sait précisément le temps nécessaire pour réaliser une tâche.

Aussi, les dérapages ou les imprévus peuvent survenir à tout moment. L’établissement d’un bon planning de travail permet de remédier au problème. Grâce à l’outil, l’entrepreneur peut faire des prévisions en vue d’anticiper les actions à mener. Ce qui finalement permet à l’entreprise d’atteindre les buts fixés.

Le planning de travail constitue d’autant plus un outil de pilotage essentiel avec Excel. Et pour cause, ce logiciel fonctionne sur les appareils numériques développés par la quasi-totalité des grands fabricants. Il est pratique pour une présentation graphique, réaliser des calculs numériques, analyser des données ou faire de la programmation.

En outre, avec Excel, l’ensemble des données peuvent être contenues sur une seule page. Donc, il est inutile de changer de page au cours de la conception du planning de travail. Ce qui simplifie son usage. En plus, Excel est fourni avec une unique licence Office. Ce qui évite à l’utilisateur de payer un prix supplémentaire.

Autre avantage avec ce logiciel, il est possible de fusionner ou déplacer les données d’une colonne à une autre, etc. Enfin, ce logiciel permet une utilisation extrêmement flexible via la possibilité de moduler à l’infini le contenu et la forme. Pour résumer, Excel est un excellent outil de planification. Il concilie praticité et maniement facile. Il permet donc d’effectuer sans problème un planning de travail basique.

Comment faire un planning de travail sous format Excel gratuit ?

Il existe différentes façons de réaliser un planning de travail sur Excel. Voici les étapes à suivre pour en créer un rapidement et simplement. La première consiste à entrer les noms des salariés et les dates utiles. Il suffit, pour cela, de mettre dans l’axe vertical (des X) les noms des employés. Sur l’axe horizontal (des Y) se trouve les jours de travail.

Attention toutefois à laisser une ligne vide sous chaque nom. Le but est de pouvoir ajouter l’intitulé du poste du salarié pour la plage horaire mentionnée. Afin de créer une succession de dates (logique), il suffit de sélectionner la partie inférieure droite de la cellule dédiée aux dates. Ensuite, il faut maintenir la sélection, puis glisser vers les cellules voisines.

La seconde phase se rapporte aux plages horaires de travail. Elle consiste à ajouter le poste occupé par chaque employé, puis ses heures de travail sous la date. Au final, l’employeur obtient un planning hebdomadaire sommaire, néanmoins utile.

Ce système assez simple s’avère utile pour instaurer une bonne organisation en interne. Les éléments à incorporer au niveau des différentes colonnes sont en fonction du type de planning utilisé par l’entreprise.

Pour créer un planning pour une conférence, plusieurs colonnes sont nécessaires. L’une d’elles peut, par exemple, être dédiée aux tâches à faire, comme le programme de la conférence.

La dernière étape se rapporte à la personnalisation du planning de travail. Pour simplifier la lecture de ce dernier, il est donc possible de le personnaliser via des caractères gras. Les bordures, la position du texte, la taille des cellules et les couleurs de remplissage sont aussi modifiables.

La personnalisation permet de faire le tri facilement selon les postes occupés par chaque employé. L’ajout de légendes est conseillé pour les lignes pas claires. L’utilisateur désirant gagner du temps peut télécharger un modèle de planning de travail Excel. Il existe différentes versions gratuites en ligne.