Note de frais : Modèle gratuit et conseils

Notre sélection des logiciels de note de frais

Faire le suivi des flux des notes de frais s’avère être une tâche complexe. La digitalisation de ces dépenses peut faciliter l’enregistrement comptable des experts-comptables ou de l’entrepreneur. Excel optimise la gestion des notes de frais au sein d’une entreprise. Des modèles de rapport de dépense simple au suivi du kilométrage professionnel, l’outil se veut performant. Il vous suffit de télécharger les modèles adaptés à la politique de votre entreprise. Il est d’ailleurs possible de les personnaliser.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

La note de frais se caractérise par un document numérique ou en papier. Les salariés enregistrent les dépenses liées à une activité professionnelle qu’ils ont payée depuis leur compte personnel. L’entreprise se repose sur la note de frais pour effectuer l’enregistrement comptable des charges et le remboursement des montants avancés.

L’expert-comptable de la société utilise souvent des logiciels de note de frais pour faire le suivi de chaque flux. Parfois, il emploie d’autres processus plus simplifiés comme une validation, un e-mail, un papier, etc. Toutefois, cela dépend du fonctionnement de l’entreprise.

Un dirigeant peut également acquitter de son patrimoine personnel pour les frais liés aux tâches de l’entreprise. Les dépenses en question ne concernent que des charges en rapport avec le travail. Il s’agit des coûts de déplacement, de repas et d’hébergement. L’utilisation d’un véhicule personnel pour des affaires professionnelles compte parmi les charges d’une note de frais. Le salarié peut obtenir l’indemnité kilométrique.

Le traitement de note frais dispose de deux alternatives. Au forfait, qui concerne le paiement d’une allocation fixe. Au réel, l’acquittement des sommes exactes engagées par l’employé. Chaque note de frais doit disposer d’une preuve justificative. Elle est généralement représentée sous forme de facture ou de reçu.

La couverture de la note de frais ne concerne que les charges légitimes. En cas d’abus, l’URSSAF prendra des mesures radicales. Certaines entreprises prennent beaucoup de liberté par rapport à la note de frais. Si elles ne contrôlent pas bien ces dépenses, l’URSSAF considérera la situation comme une fraude potentielle.

Pour éviter ces situations, la société doit détailler sa politique interne aux salariés. Il peut s’agir des fournisseurs favorisés et du plafond de certaines charges. Il existe également une autre manière de gérer les notes de frais. L’automatisation des procédures et l’usage de logiciels adéquats font partie de ces solutions.

Pourquoi utiliser un modèle de note de frais ?

Les dépenses professionnelles ne sont pas dédiées à un seul collaborateur dans une entreprise. La plupart des salariés ne disposent pas des achats à réaliser pour la société. Toutefois, l’utilisation d’un logiciel de note de frais facilite la gestion des dépenses. Chaque collaborateur ayant un aperçu de chacune de leurs indemnités.

Il existe divers avantages à utiliser un modèle de note frais. Premièrement, l’expert-comptable effectue le suivi des dépenses avec l’aide d’un processus automatisé. Il peut également analyser les économies possibles de la société. La déduction de frais est mise en avant sur le logiciel permettant d’évaluer la rentabilité des coûts. L’expert-comptable bénéficie d’une vision globale des remboursements effectués.

Étant donné que les fonds comptent parmi les variables les plus importants à considérer au sein d’une société, l’utilisation d’un outil de note de frais permet la bonne gestion des sommes générales.

Il est important de pratiquer un modèle de note de frais pour des points de concordance au sein de l’entreprise. Si un collaborateur crée divers modèles de note de frais sous différents formats, la gestion des dépenses deviendra incontrôlable. Avec un modèle unique, le traitement, la validation et l’archivage des documents seront plus simples.

De nombreuses grandes sociétés impriment les notes de frais. Cette dernière doit être signée pour ensuite être validée par le responsable de service. La note de frais est dirigée ensuite à celui qui effectue son traitement. D’ailleurs, ces entreprises utilisent souvent les e-mails pour gérer ces dépenses. Une technique qui comporte d’énormes risques.

Il est essentiel de faire le suivi de l’écoulement de la note de frais. Cela écarte les risques d’erreurs, de perte de justificatifs, de confusions et même d’oubli. De ce fait, les modèles sous forme de logiciel restent les mieux adaptés pour la gestion des notes de frais. Il comporte des tableaux montrant chaque détail de la transaction et les achats remboursés.

Comment faire un modèle de note de frais ?

En modèle numérique, le modèle de note de frais réunit plusieurs lignes de frais qui doivent être remboursés par l’entrepreneur. Il existe plusieurs types de modèles, lesquels diffèrent selon les modes de calcul, les règlements intérieurs et les besoins de la société.

En revanche, plusieurs éléments doivent être considérés dans chaque note de frais. Il est question de l’objet de la dépense, de la date, de la somme hors-taxe, de la TVA et en TTC. Entre autres, la gestion des frais est possible en papier, sous tableur Excel, avec une application et en fichier PDF. L’importance ne réside pas dans l’outil à utiliser mais plutôt dans le contenu. D’ailleurs, l’entreprise doit choisir le logiciel qui s’adapte le mieux à sa politique interne.

Les feuilles de calcul demeurent l’outil favorable pour les rapports de dépenses. Ces derniers sont conservés pour la comptabilité et la fiscalité. Le suivi des charges s’avère donc important pour chaque coût déductible d’impôts. Ainsi, il n’est plus nécessaire de créer une note de frais dans Google Sheets ou Excel. Plusieurs modèles d’Excel gratuits peuvent être téléchargés facilement. Personnalisables, vous pouvez ajouter des détails sur l’entreprise avec ces exemples de note de frais. Il est également possible de les partager avec les collaborateurs.

Concernant les modèles de rapport de frais de déplacement, chaque salarié peut décaler sa dépense avec une feuille de calcul. Elle devra être constituée de colonnes distinctes pour les différents frais. Le modèle contient souvent un tableau de dépenses détaillées comme les coûts de transport et des repas.

Recourir à l’automatisation est le moyen le plus simple pour gérer les notes de frais. D’autres modèles plus simples sont plus faciles à créer. Ils comportent en règle générale des colonnes pour diverses dépenses. Il est possible de sélectionner ces dépenses dans la liste déroulante d’Excel personnalisable. Dans la même feuille, on peut trouver également l’emplacement du taux d’acquittement du kilométrage.