Bon de commande : Modèle gratuit et conseils
Modèle de bon de commande à télécharger
Notre sélection des logiciels de bon de commande et facturation
Les ventes sont soumises à divers règlements que les acheteurs comme les vendeurs doivent respecter. Cependant, les termes se confondent parfois : bon de commande, devis, facture, bon de livraison, etc. Cet article est dédié à l’utilisation de modèles de bon de commande, notamment sur Excel.
En quoi consiste un bon de commande ?
Une transaction peut s’effectuer sous la seule condition qu’il y ait un accord entre l’acheteur et le vendeur. Un bon de commande peut pourtant être utilisé pour réglementer l’accord. Il s’agit d’un document facultatif utilisé dans le cadre d’une vente, de grand volume en général. Un bon de commande décrit l’intention de l’acheteur d’acquérir un bien précis pour telle ou telle somme.
Même si le document n’est pas obligatoire, il est recommandé dans certains cas. Rédigé selon un modèle conforme (à la loi française, par exemple) et signé par les deux parties, il obtient une valeur juridique. Chaque partie doit honorer ses obligations mentionnées dans le document. Le vendeur fournit et livre les produits et l’acheteur règle sa facture. C’est aussi une manière de prévenir les éventuelles contestations. Les conditions générales de vente s’inscrivent généralement au dos du document.
Le bon détaille la commande : type de produit, quantité, prix, remise, délai de rétractation, etc. Il contient également l’identité des deux contractants, qu’ils soient des sociétés ou des personnes physiques. Le bon de commande inclut des mentions basiques comme le numéro et l’émission du document, ainsi que les signatures du vendeur et de l’acheteur. Si un devis a été émis préalablement, le numéro de celui-ci fait aussi partie des informations à fournir.
Un bon de commande est normalement réservé à la vente de produits, contrairement au devis qui peut concerner une prestation. Ce dernier n’engage aucune des parties, contrairement au premier qui est rédigé suite à un accord. Il s’agit d’un document prouvant qu’il existe une entente entre les deux parties. Il permet à l’acheteur de vérifier la conformité des produits à la réception. C’est généralement le département de vente qui émet les bons de commande au sein d’une entreprise.
Pour une société qui a l’habitude d’émettre de nombreux bons de commande, il est plus pratique d’avoir son propre modèle. La saisie est d’ailleurs chronophage. Il existe des modèles de bon de commande à télécharger sur le net. Avec des connaissances en Excel, il est cependant envisageable de créer ses propres documents.
Pourquoi utiliser Excel pour rédiger son bon de commande ?
Créer son propre modèle de bon de commande est pratique pour une entreprise de vente active. Ce document peut, par ailleurs, occuper cinq pages selon le volume d’achat du client. Avoir son propre modèle facilite ainsi le remplissage des champs. Il est concevable de générer son modèle depuis Excel. Ce logiciel gratuit peut d’ailleurs effectuer différentes tâches selon les besoins de la société.
Au-delà de l’aspect financier, un modèle de bon de commande traité sous Excel est également pratique. Le fichier peut, par exemple, être modifié suivant l’évolution de l’entreprise. De plus, l’opération est effectuée en peu de temps.
Les professionnels choisissent Excel pour la simplicité des opérations. Cet outil calcule automatiquement le sous-total hors taxe, par exemple. Pour cela, il suffit de renseigner le prix unitaire, le taux de remise et le volume commandé. En ajoutant la TVA et d’autres frais, le total TTC est également calculé de manière intuitive.
D’un autre côté, il est possible d’importer des milliers de bons en un clic seulement. Pour une entreprise ayant des filiales, le modèle peut être personnalisé selon chacune d’elles. Les bons émis sont plus faciles à retrouver dans le cadre d’une vérification annuelle. L’outil analyse rapidement les documents et les classe par filiale si nécessaire. Les recherches peuvent en outre être filtrées par produit, par client ou par fournisseur si nécessaire.
L’utilisation d’un modèle de bon de commande sur Excel offre de nombreux avantages. En plus d’être un outil gratuit, Excel dispose de plusieurs fonctions permettant de personnaliser ses modèles. Le document peut être expédié en pdf et validé par le client sous le même format. Excel présente aussi les statistiques des bons émis par la société. Le reporting est également facilité.
La création d’un bon de commande depuis Excel permet aux entreprises de suivre ses achats. Les modèles téléchargeables développés par les professionnels sont d’ailleurs compatibles avec les différentes versions de l’outil.
Comment créer un bon de commande sur Excel ?
Un bon de commande comporte des champs obligatoires et facultatifs, mais qui sont utiles en cas de différends. Une clause de juridiction et une garantie contractuelle peuvent ainsi figurer dans le bon de commande.
Un modèle de bon de commande peut être directement rédigé sur Excel ou téléchargé, puis traité sous le pack office. Avec le nombre de champs à remplir et de bons à émettre, de nombreux professionnels choisissent la seconde option. Hubspot, Oxygène et Sage font partie des logiciels couramment utilisés pour créer ces documents. Les modèles qu’ils proposent sont déjà conformes aux recommandations légales.
Il est possible de télécharger ces modèles de bon gratuits en ligne, puis de les traiter sous Excel. Ce document prêt à l’emploi est personnalisable. Il suffit d’ajouter le logo de la société ou quelques couleurs, ensuite de renseigner les champs. Le bon de commande est disponible en seulement quelques minutes.
Un bon de commande peut être rédigé en une seule page ou en recto et verso. Dans ce dernier cas, les deux côtés de la feuille doivent être approuvés par le client pour que l’offre soit valable.
La structure est en général identique pour tous les bons de commande. La feuille (si les informations peuvent tenir sur une seule page) est divisée en trois parties. Toutes les données sont faciles à structurer sur Excel.
Dans la première partie figurent les identités, celui du vendeur et de l’acheteur. Cela inclut la dénomination sociale, l’adresse et le contact rapide. S’y ajoutent les informations du bon comme le numéro et la date d’émission.
La partie centrale est celle qui prend le plus de place, surtout si le client achète différents produits. Elle renseigne les informations de vente : type de produit, prix unitaire, quantité, remise et taxe. La valeur totale est généralement mise en gras en dessous du tableau.
La dernière partie est dédiée aux informations connexes : condition de paiement, délai de rétraction, conditions générales de vente et signature.