Google Workspace est considéré par beaucoup comme la suite bureautique la plus puissante et la plus complète pour les entreprises, petites et grandes. Grâce à sa panoplie d’outils interconnectés comme Gmail, Drive, Docs, Sheets, et l’intégration de l’intelligence artificielle Gemini, elle permet un gain de temps considérable et une collaboration optimisée.

Ce tutoriel vous guidera à travers toutes les étapes nécessaires pour configurer votre propre environnement Google Workspace. Nous aborderons deux scénarios principaux :

1. Configuration si vous possédez déjà un nom de domaine pour votre entreprise.
2. Configuration si vous n’avez pas encore de nom de domaine, avec une solution alternative pour potentiellement réduire les coûts.

Si vous avez la flemme de lire, je vous invite à regarder mon tutoriel vidéo ou j’explique toutes les étapes pour configurer votre domaine et vos adresse emails sur Google Workspace :

Choisir le bon forfait Google Workspace

Avant de commencer le processus d’inscription, il est essentiel de comprendre les différents forfaits proposés par Google Workspace pour choisir celui qui correspond le mieux à vos besoins.

• Business Starter : Ce plan est idéal si vous démarrez ou si vous êtes seul. Pour environ 6,80 € par mois (avec un engagement d’un an), il inclut une adresse e-mail professionnelle, 30 Go de stockage, et l’assistant IA Gemini dans Gmail.
• Business Standard : Fortement recommandé pour les petites équipes ou si vous prévoyez de stocker un volume important de données. Pour environ 13,60 € par mois, ce forfait offre un avantage majeur : 2 To de stockage par utilisateur. De plus, contrairement au plan Starter, l’assistant IA Gemini est intégré non seulement dans Gmail, mais aussi dans Docs, Meet, et Sheets, ce qui augmente considérablement la productivité.
• Business Plus : Conçu pour les entreprises plus grandes, ce plan à environ 21,10 € par mois inclut 5 To de stockage. Cependant, pour la plupart des PME, le forfait Standard est largement suffisant.

Pour ce tutoriel, nous partirons sur le forfait Business Standard, qui offre le meilleur rapport fonctionnalités/prix pour une utilisation professionnelle courante.

L’inscription initiale sur Google Workspace

Rendez-vous sur la page d’inscription de Google Workspace pour commencer.

1. Informations sur l’entreprise : Vous devrez d’abord fournir des informations de base comme le nom de votre entreprise, le nombre d’employés et votre région.
2. Coordonnées : Renseignez ensuite vos informations de contact personnelles, y compris une adresse e-mail actuelle qui servira pour la communication initiale.

Ensuite, vous devrez choisir de configurer Google Workspace de 2 manières. Soit vous avez déjà un nom de domaine et vous pouvez continuer. Soit vous n’avez pas de nom de domaine. Pour ce dernier cas, je recommande dans ce cas de passer par une autre solution j’explique plus tard.

Cas n°1 : Vous avez déjà un nom de domaine

Cette méthode est la plus courante si vous avez déjà un site web ou si vous avez acheté un nom de domaine (ex : monentreprise.fr) auprès d’un registraire comme OVH, GoDaddy, ou Gandi.

Connexion de votre domaine et création de l’utilisateur principal

1. Choisir la méthode de configuration : Lorsqu’on vous le demande, sélectionnez l’option « Configurer avec votre domaine existant ».
2. Indiquer votre nom de domaine : Saisissez votre nom de domaine et confirmez-le à l’étape suivante.
3. Créer votre premier utilisateur : Vous devez maintenant créer votre utilisateur administrateur. Cet identifiant correspondra à la première partie de votre adresse e-mail professionnelle. Par exemple, vous pouvez choisir contact@votredomaine.fr, info@votredomaine.fr ou prenom.nom@votredomaine.fr.
   
4. Définir un mot de passe : Choisissez un mot de passe sécurisé et notez-le précieusement.
5. Validation du compte : Après avoir accepté les conditions, vous serez redirigé vers une page de connexion. Connectez-vous avec l’e-mail et le mot de passe que vous venez de créer. Google vous demandera de valider votre compte en utilisant un numéro de téléphone pour recevoir un code de confirmation. Cette étape est obligatoire.

Finalisation de l’abonnement et paiement

1. Confirmer le forfait : Après la validation, vous arriverez sur une page récapitulative de votre abonnement. Vous bénéficiez d’une période d’essai gratuite de 14 jours. Votre carte bancaire ne sera pas débitée avant la fin de cette période.
2. Saisir les informations de paiement : Remplissez les coordonnées de votre entreprise pour la facturation et ajoutez un mode de paiement. Une fois le paiement validé, votre compte Google Workspace est officiellement créé.

Validation de la propriété du domaine 

Pour prouver à Google que vous êtes bien le propriétaire du nom de domaine, vous devez ajouter un enregistrement spécifique dans les paramètres DNS de votre domaine.

1. Accéder à la console d’administration : Suivez les instructions pour « Commencer » la configuration du domaine.
2. Obtenir le code de validation : Google vous fournira un code de validation sous la forme d’un enregistrement TXT ou, alternativement, d’un enregistrement CNAME. Copiez cette valeur.
   
3. Accéder à votre gestionnaire de zone DNS : Connectez-vous à l’interface de votre hébergeur web ou de votre fournisseur de nom de domaine (là où votre domaine est géré). Cherchez une section intitulée « Zone DNS », « Gestion DNS » ou « DNS Zone Editor » dans votre panneau de contrôle (cPanel ou autre).
4. Ajouter l’enregistrement :
   • Cliquez sur « Ajouter un enregistrement ».
   • Sélectionnez le type d’enregistrement (TXT ou CNAME, selon ce que vous avez choisi).
   • Collez les informations fournies par Google dans les champs correspondants (Hôte/Nom, Valeur/Destination).
   • Enregistrez les modifications.

De retour sur l’interface de Google Workspace, cliquez sur le bouton pour valider la propriété. La propagation des DNS peut prendre de quelques minutes à quelques heures. Une fois la vérification réussie, votre domaine sera validé.

Activation de Gmail avec les enregistrements MX

La dernière étape technique consiste à rediriger le flux de vos e-mails vers les serveurs de Google.

1. Procéder à l’activation de Gmail : Dans la console d’administration, suivez les étapes pour activer Gmail.
2. Obtenir les enregistrements MX : Google vous fournira une liste d’enregistrements MX à ajouter à votre zone DNS. Le principal est généralement ASPMX.L.GOOGLE.COM avec une priorité de 1.
   
3. Supprimer les anciens enregistrements MX : Ceci est une étape critique. Avant d’ajouter les enregistrements MX de Google, vous devez impérativement supprimer tous les enregistrements MX existants liés à votre ancien fournisseur de messagerie. Si vous ne le faites pas, vous rencontrerez des erreurs de configuration.
4. Ajouter les nouveaux enregistrements MX : Dans votre gestionnaire de zone DNS, ajoutez les enregistrements MX fournis par Google, en respectant les valeurs de destination et de priorité.
5. Confirmer l’activation : Retournez sur Google Workspace et confirmez que vous avez ajouté les enregistrements. Là encore, la propagation peut prendre un certain temps. Vous pouvez utiliser un outil en ligne comme dnschecker.org pour vérifier si les nouveaux enregistrements MX sont bien propagés à travers le monde.

Une fois que Google a détecté les nouveaux enregistrements MX, votre messagerie est configurée ! Vous pouvez vous connecter à Gmail avec votre nouvelle adresse professionnelle et envoyer un e-mail de test pour vérifier que tout fonctionne correctement.

Cas n°2 : Vous n’avez pas encore de nom de domaine

Si vous partez de zéro, une solution plus simple et parfois plus économique consiste à passer par Hostinger qui est partenaire de Google. Voici les étapes à suivre :

1. Choisir un forfait : Hostinger propose les mêmes forfaits Google Workspace, mais souvent à des tarifs légèrement réduits, ce qui peut représenter des économies, surtout si vous avez plusieurs utilisateurs.
2. Acheter un nom de domaine : Lors du processus d’inscription, vous pouvez rechercher et acheter un nom de domaine directement via Hostinger. L’avantage majeur est que tout est centralisé : l’hébergement de votre site, l’achat du domaine et la configuration de Workspace, ce qui simplifie grandement le processus technique.
3. Valider la commande : Choisissez la durée de votre abonnement et le nombre de boîtes mail, puis procédez au paiement.
4. Lier le nom de domaine : Une fois le paiement effectué, la plateforme vous demandera de lier votre nom de domaine (celui que vous venez d’acheter ou un que vous possédez déjà chez eux).
5. Créer l’utilisateur : Comme pour la méthode directe, vous devrez définir un nom d’utilisateur (ex: contact) et un mot de passe pour votre adresse e-mail professionnelle.
6. Finaliser l’enregistrement : Après avoir rempli vos informations de contact, Hostinger s’occupe de la configuration en arrière-plan. Votre compte est prêt en quelques instants.
7. Accéder à votre compte : Hostinger vous fournira un lien pour accéder à votre nouvel espace Google Workspace. Connectez-vous avec l’adresse e-mail et le mot de passe que vous avez créés, et votre compte sera immédiatement opérationnel. L’avantage est que vous n’avez pas à manipuler manuellement les enregistrements DNS (TXT, CNAME, MX), car le partenaire s’en charge pour vous.

Gérer les utilisateurs et les alias

Une fois votre compte configuré, vous pouvez accéder à la console d’administration pour gérer votre organisation.

• Ajouter des utilisateurs : Si vous avez des collaborateurs, vous pouvez leur créer des comptes de messagerie distincts depuis le panneau d’administration. Chaque nouvel utilisateur correspond généralement à un abonnement payant supplémentaire.
• Créer des alias d’e-mail : Une fonctionnalité très utile est la création d’alias. Un alias est une adresse e-mail secondaire qui redirige les messages vers votre boîte de réception principale. Par exemple, si votre e-mail principal est loic@votredomaine.fr, vous pouvez créer les alias contact@votredomaine.fr et support@votredomaine.fr. Tous les e-mails envoyés à ces adresses arriveront dans la boîte de loic@votredomaine.fr sans coût supplémentaire. Attention, un alias n’est pas un compte utilisateur distinct ; il ne dispose pas de sa propre boîte de réception ni de son propre mot de passe.

Félicitations ! Votre espace Google Workspace est maintenant configuré et prêt à être utilisé pour optimiser la productivité et la communication de votre entreprise.