Cet article présente de façon succincte, dans un premier temps, une idée globale de l’outil qu’on appelle organigramme d’entreprise, et dans un deuxième temps, quelques raisons associées à son utilisation dans une entreprise. Quelle est son importance pour la gestion des ressources humaines ? Qu’est-ce qu’un organigramme ? Comment il participe à l’atteinte des objectifs de l’entreprise ?

Vous pouvez être surpris d’apprendre que l’organigramme est un outil essentiel pour déterminer si votre entreprise sera en mesure de collaborer efficacement en interne et en externe. En réalité, plus il y a de produits ou services et de personnes qui viennent s’ajouter à l’équation, plus il est difficile d’avoir une vision claire de l’ensemble. Par conséquent, une entreprise qui cherche à se développer doit se structurer de façon claire et compréhensible dès le début.

La gestion des ressources humaines

La gestion d’une entreprise n’est pas une mince affaire. Il est nécessaire de porter une attention soutenue au bon fonctionnement quotidien de l’entreprise. Tout cela, parce que l’humain est au centre de l’entreprise, il lui donne vie. Dans ce sens, les ressources humaines restent et demeurent un service indispensable pour la prospérité de l’entreprise.

La gestion vient du latin ” gestio ” qui veut dire “action de gérer “. Au départ, elle fait référence à l’administration des organisations et s’est développée dans les années 1950 pour couvrir les questions de management et de direction. La gestion devient donc l’action ou la manière de gérer, d’administrer, d’organiser quelque chose. Dans le contexte de l’entreprise, la gestion est l’ensemble des connaissances permettant de diriger une entreprise.

Il est largement reconnu que les gestionnaires sont, en grande partie, responsables du rendement des organisations. Ces dernières doivent compter sur des employés compétents mais également sur des technologies ou outils qui veilleront à leur efficacité et à leur prospérité. Au sommet de ces pratiques de gestion en administration, figurent un outil de référence : l’organigramme d’entreprise.

Malgré leur usage largement répandu en gestion des ressources humaines, les organigrammes d’entreprise font encore l’objet de nombreuses discussions, controverses et interrogations. Pour bien comprendre le rôle que joue l’organigramme d’entreprise, il faut aussi saisir la notion d’entreprise.

Définition d’une entreprise

Une entreprise est une organisation ou une unité institutionnelle, mue par un projet décliné en stratégies ou en politiques et plans d’actions, dont le but est de produire ou de fournir des biens ou des services à destination d’un ensemble de clients ou usagers.

Étant vu comme le mode ou le moyen d’organiser la production d’un bien ou d’un service, l’entreprise est inévitablement une question d’organisation. L’organisation donne un ordre, une structure, et des procédures à des individus. La gestion d’une entreprise doit prendre en compte ce facteur humain indispensable à son fonctionnement.

Qu’est-ce qu’un organigramme d’entreprise ?

Organigramme

L’organigramme est une représentation graphique des rapports qui existent au sein de l’entreprise, et permet d’avoir rapidement une vue d’ensemble de l’organisation des postes et des fonctions, tout en donnant des informations sur la répartition et la définition des tâches.

Les organigrammes peuvent varier d’une institution à l’autre selon la structure et les besoins de l’organisation. Voici la liste des organigrammes réalisables : fonctionnelle, divisionnelle, matricielle. Par conséquent, il existe plusieurs manières de représenter un organigramme (organigramme hiérarchique, en trèfle, en étoile, circulaire, etc.). Le plus courant dans la forme reste l’organigramme hiérarchique.

Pourquoi utiliser l’organigramme d’entreprise ?

Un organigramme organise le processus de prise de décision. Il guide tout le monde sur l‘organisation de l’entreprise et structure les bases de la croissance de l’entreprise. Aussi, il donne à vos équipes un aperçu clair de qui manage qui et bien plus encore.

1. Définir clairement la structure de l’entreprise, la hiérarchie, les rôles et les responsabilités

C’est une formalisation visuelle qui décrit la structure de l’organisation : il est une première manière pratique et efficace de représenter la répartition des responsabilités.

Dans une entreprise, la division du travail est fondamentale lorsqu’il s’agit de réaliser une tâche complexe. Elle permet de la réduire en une tâche simple et unique pouvant ainsi être réalisée par des travailleurs spécialisés dans la tâche.

L’organigramme vous permet alors de constater comment cette séparation est faite en montrant le rôle attribué à chacun depuis la conception jusqu’à l’exécution. Par ailleurs, la division du travail peut soit verticale, c’est à dire fondé sur le premier principe de L’Organisation Scientifique du Travail (Séparation entre travail de conception et travail d’exécution) ou horizontal, c’est-à-dire fondé sur le deuxième principe de l’organisation Scientifique du Travail (Parcellisation des tâches).

2. Améliorer la circulation de l’information et la réactivité des équipes

Il aide à la compréhension des tâches en précisant la spécialité des services et les liens hiérarchiques influents sur la prise des décisions.

Ceci permet de bien connaître le niveau de responsabilité et la capacité décisionnelle de tous les acteurs.

L’employé effectue un travail précis sous la direction de son supérieur hiérarchique. Puisqu’il est rémunéré pour son poste, en conséquence, le salarié doit remplir la tâche qui lui est attribuée selon le contrat de travail, en respectant le règlement établi par l’entreprise.

À titre d’exemple, dans une organisation horizontale, l’ensemble du département commercial comprend souvent les changements au moment où elles se produisent. Ils peuvent travailler en équipe, trouver rapidement des ressources et créer des stratégies efficaces pour gérer une situation donnée. En combinant ressources, matière grise et compétences, les organisations horizontales peuvent parfois avoir des temps de réaction plus rapides que les organisations verticales.

3. Optimiser la collaboration et la communication entre les équipes et l’ensemble de l’entreprise

Il apporte une meilleure communication des objectifs à atteindre en facilitant la coordination entre les subordonnés et leurs supérieurs.

Chaque entreprise a un objectif à atteindre, une priorité. De ce fait, elles établissent une feuille de route c’est-à-dire une ligne directrice que l’entreprise souhaite suivre et à partir de laquelle les décisions peuvent se prendre beaucoup plus facilement. Au moment même où les objectifs sont fixés, il faut mettre en place les ressources nécessaires pour les atteindre. Ainsi, tout ce qui n’entre pas directement dans la réalisation des objectifs de l’entreprise doit être mis de côté. Il convient donc à l’entreprise de s’organiser, de créer une ambiance collaborative en ayant à sa tête des supérieurs capables de prendre des décisions en accord avec l’objectif de l’entreprise. Les supérieurs se trouvent dans l’obligation de canaliser les efforts des subalternes en communiquant les objectifs d’affaires de l’entreprise. Ils doivent ensuite être capable de motiver et de mobiliser les équipes de travail en partageant avec eux les stratégies à mettre en place.

4. Visualiser les compétences et l’expérience des collaborateurs pour identifier les failles

Dans la gestion quotidienne d’une entreprise, vous pouvez facilement perdre de vue certains employés et leurs compétences particulières ou leur expérience. En cartographiant chaque collaborateur à l’aide d’un organigramme, vous pouvez garder un œil sur vos employés, leurs caractéristiques et aptitudes propres. De cette façon, vous vous assurez de toujours avoir les bons talents dans l’équipe. Vous pourrez aussi mieux identifier les lacunes en termes de compétences. Ainsi, vous pourrez lancer le processus de recrutement et combler vos besoins au moment opportun.

Avec l’organigramme, il est facile d’évaluer le niveau de compétence d’un employé par rapport à son poste ou encore de constater si sa charge de travail est trop lourde.

Les fonctions importantes dont personne n’est responsable apparaissent immédiatement dans un organigramme. Les gestionnaires peuvent alors rédiger des descriptions de poste appropriées et répondre rapidement aux besoins en recrutement.

Sachez qu’un logiciel organigramme vous facilite la création d’un organigramme d’entreprise pour atteindre les objectifs de votre organisation. Un bon organigramme permet une gestion efficace des ressources.

5. Améliorer l’intégration des nouveaux collaborateurs

Pour les nouveaux employés, se souvenir des noms et des responsabilités de leurs collègues est relativement compliqué, notamment dans les grandes entreprises. Grâce à un organigramme, les nouvelles recrues peuvent connaître les noms de leurs collègues beaucoup plus facilement. Il leur permet donc de s’adapter à leur nouveau lieu de travail sans avoir le sentiment de ne connaître personne. Aussi, il améliore leur productivité puisqu’ils perdent moins de temps à chercher le bon contact pour accomplir certaines tâches.

6. Faciliter la gestion de projets

L’organigramme d’entreprise intervient dans la réalisation des projets complexes. Certains gestionnaires peuvent utiliser l’outil organigramme pour l’analyse du budget, la conception des équipes de travail et générer des rapports.

Lorsqu’un projet nécessite un travail qui implique différents départements et plusieurs personnes, les organigrammes aident les employés à localiser et contacter les parties prenantes adéquates. Pour les chefs de projet, il les aide à voir comment les équipes sont réparties et comment les ressources sont allouées. De cette façon, il est plus simple d‘identifier les problèmes potentiels à résoudre.

Il existe encore aujourd’hui de nombreuses entreprises, même de taille relativement importante, qui ne disposent pas d’un organigramme. La plupart du temps, il s’agit d’entreprises qui ont rapidement grandies, et héritent d’une organisation issue d’une époque où une petite équipe se répartissait le travail en fonction des circonstances ou des compétences individuelles.

En d’autres termes, l’organigramme aide à développer et concevoir la structure organisationnelle de l’entreprise et améliorer le rendement des employés pour atteindre les objectifs d’affaires. Dans ce contexte, l’utilisation des outils de communication tel que l’organigramme d’entreprise, favorisant la réussite des gestionnaires est essentielle dans le monde des entreprises d’aujourd’hui. Et de plus, c’est un bon moyen de créer une meilleure relation avec l’extérieur soit avec un client ou un partenaire en les permettant de s’adresser aux bons interlocuteurs. Il constitue un cadre de référence pour l’entreprise.

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