La gestion des dépenses en entreprise est non seulement complexe, mais elle s’accompagne de process chronophages qui nécessitent l’utilisation de divers outils. Entre les bons de commande, les notes de frais, la validation des dépenses, la réconciliation des paiements, etc., les tâches sont nombreuses.
C’est dans cette optique que le logiciel Spendesk a été créé. Solution moderne dédiée à cet effet, qu’en est-il vraiment de cette dernière ? Quelles sont ses fonctionnalités ? Que vaut-elle exactement ? Retrouvez dans cet article les réponses à ces questions et notre avis sur ce dernier.
Sommaire
Spendesk : la solution de référence pour une meilleure performance
Spendesk est une solution SaaS de gestion des dépenses conçue pour libérer les entreprises de toutes les contraintes liées à la gestion des achats et des dépenses de leurs collaborateurs. Plateforme unique, simple et évolutive, le logiciel offre 100 % de contrôle et de visibilité à vos équipes financières. En effet, il couvre l’ensemble du processus de dépense et centralise les cartes de paiement, les notes de frais, les factures fournisseurs et les tâches pré-comptables dans une seule et même interface.
En plus de disposer d’une visibilité optimale sur vos budgets, vous avez la possibilité de définir des politiques de dépenses conformes à votre entreprise. De cette façon, il vous sera plus facile de surveiller vos coûts, d’améliorer votre conformité, mais surtout de veiller à la bonne utilisation de vos fonds. Disposant d’une pléthore de fonctionnalités, Spendesk s’adresse aussi bien aux PME qu’aux grands comptes qui emploient de nombreux salariés.
Des fonctionnalités indispensables pour votre équipe financière
Spendesk, c’est une excellente solution de gestion de dépenses professionnelles, et vous savez pourquoi ? Parce qu’il associe des moyens de paiement intelligents à des fonctionnalités avancées.
Cartes de paiement virtuelles et physiques
Avec Spendesk, vous pouvez équiper vos collaborateurs avec des cartes d’entreprise (physiques ou virtuelles) avec des limites personnalisables selon les besoins. Il est à noter que celles-ci sont connectées à un logiciel qui centralise tout, ce qui vous permet donc de surveiller les diverses transactions en temps réel.
Pour les dépenses en ligne, vous avez la possibilité de générer des cartes de paiement virtuelles, que ce soit à usage unique ou récurrent avec un plafond du montant de l’abonnement.
Le plus intéressant avec ce logiciel, c’est que vous pouvez définir un plafond mensuel, par personne, par transaction, ou autre afin de mieux contrôler les dépenses de chacun. D’ailleurs, une notification est envoyée automatiquement à chaque collaborateur après chaque paiement pour qu’ils n’oublient pas d’ajouter leur justificatif sur la plateforme.
Traitement automatique des factures
Comme précisé plus haut, tous vos documents, les échéanciers de paiement et la préparation comptable sont centralisés dans une interface commune. À cet effet, faire valider les bons de commande ainsi que les factures fournisseurs sera plus facile. D’ailleurs, vous n’avez plus à perdre du temps à les chercher, car il vous suffit de quelques clics pour les retrouver. De plus, la réconciliation des dépenses avec les justificatifs se fait automatiquement grâce à la technologie OCR.
Avec cet outil, votre workflow est nettement optimisé, ce qui est un avantage majeur pour votre équipe finance. Spendesk est indubitablement une solution clé en main pour la facturation électronique qui simplifie considérablement le processus d’achat. Il est conforme à la réglementation en vigueur et supporte le format Factur-X.
Gestion des notes de frais
La gestion des notes de frais est une des fonctionnalités les plus appréciées chez Spendesk. En effet, tout le process est digitalisé et automatisé. Pour permettre à vos collaborateurs de gérer leurs frais de notes, c’est très simple ! Il leur suffit de télécharger la photo du reçu depuis l’application mobile ou desktop, et voilà. Le reste s’effectue automatiquement.
Comme Spendesk vous permet d’accéder en temps réel à l’ensemble de vos notes de frais, vous avez la possibilité de les vérifier, et même d’effectuer les remboursements de manière instantanée. À part la gestion des notes de frais, l’outil prend également en charge de la gestion des indemnités kilométriques.
Suivi et statistiques
Utiliser un logiciel comme Spendesk, c’est profiter non seulement d’une gestion optimale des dépenses, mais également d’un suivi efficace et en temps réel de celles-ci depuis un tableau de bord intuitif. En outre, Spendesk vous permet d’accéder à un ensemble de statistiques ainsi qu’à des rapports de dépenses précis et actionnables qui vous permettent de prendre des meilleures décisions pour la croissance de votre entreprise.
Automatisation comptable
Avec Spendesk, tout est automatisé, de la saisie comptable à la catégorisation des dépenses en passant par la collecte de factures, le rapprochement bancaire et la réconciliation. En effet, les reçus ainsi que les factures sont collectés et conservés de manière dématérialisée. D’ailleurs, tous les paiements par carte sont automatiquement traités et catégorisés, puis associés aux bons justificatifs. Pour aller plus loin, Spendesk propose son robot MARVIN et son nouvel algorithme qui vous permettent de catégoriser automatiquement vos comptes de charges et de TVA, de quoi gagner encore plus de temps !
Des avantages considérables pour une meilleure performance
Spendesk est un logiciel à privilégier si vous souhaitez gérer plus simplement vos dépenses tout en évitant les erreurs ou un quelconque oubli. Ses avantages sont nombreux et l’utiliser vous procure :
- Un gain de temps résultant de l’automatisation : En passant par Spendesk, vos équipes financières peuvent gagner jusqu’à 4 jours en moyenne chaque mois.
- Un workflow fluide : Plus besoin de naviguer entre plusieurs outils, car tout s’effectue depuis une seule et même plateforme.
- Un contrôle centralisé des achats et un suivi en temps réel des dépenses.
- Plus de liberté et moins de charges dans l’exécution des tâches administratives.
- Plus de sécurité et moins de risques lors des achats professionnels en ligne.
- Un accompagnement efficace dans la croissance de votre entreprise.
Des tarifs sur demande
Si les tarifs étaient auparavant disponibles sur son site, désormais il faut passer par la demande d’une démonstration pour obtenir d’amples informations. Cependant, ses offres n’ont pas changé. Spendesk propose 4 plans tarifaires :
- Free : entièrement gratuit, il est destiné pour les équipes finances agiles qui souhaitent tester la solution.
- Essentials : conçu pour les PME qui veulent optimiser leur process avec une solution all-in-one.
- Scale : idéal pour les PME établies ou en forte croissance qui veulent plus d’automatisation et de contrôle.
- Premium : dédié aux grandes entreprises avec des besoins complexes qui recherchent un outil complet et un accompagnement personnalisé.
| Free | Essentials | Scale | Premium | |
| Cartes physiques | 4 | Illimité | Illimité | Illimité |
| Cartes virtuelles | Illimité | Illimité | Illimité | Illimité |
| Gestion multi-entités | 1 entité | 3 entités | 5 entités | Illimité |
| Gestion des factures fournisseurs | – | ✓ | ✓ | ✓ |
| Gestion simple des notes de frais | – | ✓ | ✓ | ✓ |
| Budgets et sous-budgets | – | – | ✓ | ✓ |
| Tableau de bord des tendances de dépenses | – | – | ✓ | ✓ |
| Gestionnaire de compte dédié | – | – | ✓ | ✓ |
| Intégrations comptables | – | Basiques | Basiques | Avancées |
Avis final
Après avoir vu en détail les fonctionnalités de Spendesk et évoqué les principaux avantages de son utilisation, il est clair que ce logiciel est une excellente solution pour centraliser la gestion des dépenses d’une entreprise. L’utiliser simplifie le quotidien des équipes financières, aussi bien à l’interne qu’à l’externe, dans la gestion des achats. Effectuer les tâches comptables est devenu un vrai jeu d’enfant grâce à cet outil performant. Dans l’ensemble, le gain de temps, l’automatisation des tâches chronophages et à faible valeur ajoutée ainsi que le suivi précis et en temps réel des dépenses sont les points les plus appréciés chez cette solution. Pour tout cela, Spendesk est un logiciel de gestion de dépenses à privilégier, surtout pour les grandes entreprises grâce à ses fonctionnalités avancées.
Passionné par le web et l’entrepreneuriat, j’ai fondé Digitiz en 2016. Mon objectif est de vous transmettre mon expérience et de pouvoir vous faire gagner du temps dans le choix de vos outils.