Comment savoir si un mail a été lu : Méthodes et outils

Vous êtes dans l’attente d’une réponse mais vous n’avez aucun moyen de vérifier si votre mail a bien été lu ? Vous doutez de la bonne réception de votre mail ? Les questions affluent dans votre cerveau, vous vous demandez si finalement le problème ce n’est pas vous, vous et vos petites faute d’inattention du quotidien ? Cela vous est déjà arrivé n’est-ce-pas ?

Ne vous torturez plus ! Aujourd’hui découvrez avec nous de multiples façons de savoir si votre destinataire a bien vu et lu vos mails.

Dans un monde toujours plus connecté, à l’ère de la dématérialisation, il est essentiel de s’adapter aux nouvelles avancées technologiques et encore plus dans le contexte du monde professionnel. Pour le suivi d’un document important, pour une proposition commerciale ou encore pour faire parvenir une information d’une haute importance, la confirmation de réception peut faire toute la différence.

Dans cet article nous allons nous intéresser aux différentes méthodes existantes et aux différents outils mis à votre disposition afin de déterminer si votre message a bien été lu.

Demander un confirmation de lecture sur Gmail

Le suivi d’e-mails est très simple à appliquer, il vous suffit tout d’abord d’écrire votre contenu comme à votre habitude. Avant d’envoyer votre mail, activez l’option de confirmation de lecture. Attention toutefois, la méthode peut varier en fonction de la version de Gmail qui est installée, généralement il vous suffira de cliquer sur l’icône qui forme trois points située dans la partie inférieure droite de la fenêtre qui se déclenche lors de l’écriture d’un mail.

Ensuite sélectionnez l’option “Demander une confirmation de lecture”.

Une fois l’option active, envoyez votre E-mail. Dès lors que votre destinataire ouvrira votre mail une boîte de dialogue s’ouvrira lui demandant s’il souhaite confirmer la lecture du message. Deux résultats sont possibles : si le destinataire accepte, vous recevrez une notification indiquant que le mail a été lu, s’il refuse vous êtes condamné à l’attente.

Toutefois, il est à noter que cette méthode ne fonctionne que pour les comptes professionnels Gmail. Autrement, il faudra utiliser un module complémentaire comme Mailtrack cité plus bas. 

Demander un accusé de réception sur Outlook

Un nom différent, une méthode similaire pour Microsoft. La mise en place du suivi est ici aussi très simple. Rédigez votre e-mail et activez l’option d’accusé de réception. Dans la fenêtre de composition de votre mail, cliquez sur “Options” qui est la plupart du temps sous l’onglet “Message”, sélectionnez ensuite la case “Demander un accusé de réception”, et voila l’option est activée.

Une fois votre mail envoyé, le destinataire à l’ouverture du mail recevra une notification l’invitant à envoyer un accusé de réception, s’il accepte vous serez informé que votre e-mail a été lu, cependant s’il n’accepte pas vous serez dans l’attente.

Ces deux méthodes ont déjà fait leurs preuves mais elles restent cependant dépendantes de la coopération et du bon vouloir de vos destinataires. Voici les inconvénients observés:

• Sur la plupart des plateformes un destinataire peut refuser d’envoyer un accusé de réception, ce qui vous ramène au problème initial.
• Il se peut dans certains cas que le message de demande d’accusé réception se retrouve dans les SPAM de votre destinataire.
• Tous les services de messagerie ne prennent pas en charge les fonctionnalités d’accusé de réception, il faudra donc passer par une application tierce à la place.

Ne perdez cependant pas espoir ! Dans la suite de cet article nous allons aborder des alternatives d’outils bien plus avancés et efficaces qui s’adaptent parfaitement à Outlook et Gmail pour le suivi de vos e-mails.

6 Outils pour savoir si vos mails sont bien lus

Mailtrack

Voici l’un des plugins Gmail qui vous indiquera la lecture de vos e-mails par vos destinataires. Quelles sont ses fonctionnalités ?

• Une notification de lecture en temps réel dès l’ouverture de votre mail.
• L’historique des lectures est disponible pour l’ensemble des mails que vous avez envoyés.
• Le plugin est compatible avec les e-mails envoyés depuis les smartphones.
• L’intégration sur gmail est très simple, il vous suffit d’ajouter l’extension depuis le Chrome Web Store.

Streak

Une extension CRM gratuite pour Gmail mais limitée qui vous permet de gérer vos e-mails d’une façon plus professionnelle ainsi que de suivre leur statuts.

• La version gratuite permet d’envoyer 50 mails par jour avec Mail Merge, vous profitez des fonctions basiques du CRM (gestion de contacts, suivi des tâches et rappels).
• Suivez l’état de vos e-mails ( ouverts , non ouverts etc…).
• Installer Streak depuis le site officiel, ouvrez ensuite Gmail et suivez les étapes de configuration.
• Activez ou non le tracking à l’aide de la boîte de dialogue qui s’ouvre dès que vous écrivez un nouveau message.
• Visualisez rapidement si votre message a été ouvert à l’aide de l’icône en forme d’œil qui vire au vert quand le message a été ouvert.

MailTracker 

Un logiciel payant de tracking des emails, il s’adapte parfaitement à Gmail et Outlook, une version d’essai gratuite est disponible.

• Recevez les confirmations de lectures en temps réel.
• Un suivi du taux d’ouverture des e-mails vous est fait.
• Vous pouvez planifier vos campagnes marketing par e-mails.
• Logiciel simple et rapide à installer depuis le site internet de l’éditeur.

Gmass

Un outil qui se distingue principalement par ses fonctionnalités axées sur le marketing. Il s’intègre facilement à Gmail et Outlook.

• Cet outil vous permet d’envoyer des e-mails en très grand nombre et de suivre les lectures, très pratique pour évaluer la qualité de vos campagnes marketing.
• La délivrabilité des mails est optimisée, la majorité des mails que vous enverrez ne se retrouverons pas dans les SPAM.
• Bénéficiez de rapports d’analyses de vos campagnes depuis votre ordinateur ou votre smartphone.
• Personnalisez rapidement vos mails par pays d’envoi, par ville, par cible.

MixMax

Une extension Chrome clé avec une version d’essai gratuite pour améliorer Gmail. Un outil qui, si vous l’essayez, vous sera vite indispensable.

• Intégration très facile et rapide en seulement deux clics depuis le Chrome Web Store.
• Créez et Intégrez des sondages en quelques secondes à vos mails.
• Tous les liens que vous envoyez par mail bénéficient d’une preview. La preview se fait automatiquement.
• Le Tracking de vos mails est gratuit pour 100 mails et illimité sur la version payante.
• Vous recevez des alertes sur l’activité de vos clients et prospects en temps réel.

Yesware

Cet outil se définit de par sa capacité de suivi d’e-mails et de productivité. Vous pouvez l’intégrer à Outlook ou Gmail et bénéficiez d’un essai gratuit.

• Un suivi d’e-mails en temps réel, vous pouvez maintenant savoir si vos mails ont été ouverts et combien de fois ils ont été consultés.
• Créez et enregistrez vos modèles de mails, et gérez la planification de vos envois.
• Accédez aux analyses de performances détaillées, telles que le taux d’ouverture des mails envoyés ou encore de réponses.
• Basez-vous sur les données disponibles pour créer vos campagnes marketings.

Avec tous ces éléments vous pouvez maintenant choisir la méthode la plus adaptée à vos besoins. Ne restez plus dans le doute, vous avez maintenant toutes les clés en mains pour améliorer votre productivité ou simplement vous assurer que vos messages sont arrivés à destination.

Que vous choisissiez l’accusé de réception, la confirmation de lecture ou un outil plus spécialisé, n’oubliez pas que le respect de la vie privée de vos destinataires et le suivi de vos e-mails est un atout précieux s’il est utilisé responsablement.