Rétroplanning projet : Comment le mettre en place

Dernière modification le 15 décembre 2022

Tous les acteurs de la gestion de projets s’accordent sur un principe commun : le respect des deadlines. Fixer un délai pour un projet en tablant sur la date de début peut entraîner des pénalités selon les termes du contrat. Surtout, si le délai de finalisation du projet n’est pas respecté. Le rétroplanning permet d’appliquer la méthode inverse et ainsi ne pas dépasser les délais. Nous vous dévoilons quelques pistes pour mettre en place efficacement un rétroplanning projet.    

Quel est l’objectif d’un rétroplanning projet ?

Orthographié rétro planning ou rétroplanning, ce processus n’est pas un outil mais plutôt une manière de gérer un projet pour atteindre un objectif. La finalité est de pouvoir livrer en temps et en heure un projet comme convenu. Évidemment, l’utilisation des bons outils est toujours préconisée pour améliorer et optimiser le suivi du projet. Ces outils associés à une bonne méthode de gestion et de planification conduiront inéluctablement à une réussite totale du projet. D’une part, en termes de qualité et d’autre part de conformité des délais. L’objectif du rétroplanning est donc de respecter scrupuleusement les délais de livraison prévus.

Lister et sectionner les différentes parties du projet

Cette première étape est la plus importante. En effet, de celle-ci dépendra toute la réussite de la gestion du projet. L’ensemble des intervenants sur toute la chaîne du projet doivent comprendre les tenants et les aboutissants. Cette phase passe donc par l’énumération claire et détaillée des différents process d’exécution du projet.

Chaque tâche doit être attribuée à un intervenant précis. En binôme, trinôme ou plus, tous les membres d’une même équipe doivent se connaître. Chacun doit savoir quels sont les rôles spécifiques des uns et des autres. La répartition des tâches peut être présentée en 5 grandes actions en partant de la fin jusqu’au début :

Tâche 1
À faire par : [Nom, prénom] Date d’échéance : [Date] Pourcentage d’exécution : 100 %
Notes particulières :

Tâche 2
À faire par : [Nom, prénom] Date d’échéance : [Date] Pourcentage d’exécution : 75 %
Notes particulières :

Tâche 3
À faire par : [Nom, prénom] Date d’échéance : [Date] Pourcentage d’exécution : 50 %
Notes particulières :

Tâche 4
À faire par : [Nom, prénom] Date d’échéance : [Date] Pourcentage d’exécution : 25 %
Notes particulières :

Tâche 5
À faire par : [Nom, prénom] Date d’échéance : [Date] Pourcentage d’exécution : 00 %
Notes particulières :

Il est aussi possible selon l’ampleur du projet d’ajouter des sous-tâches à chaque partie. L’objectif est que chacun ait un niveau de compréhension sans faille du projet.

Nommer des responsables de groupes pour les tâches

Après la phase de répartition des actions à faire, il faudra maintenant définir leur responsable. Il est conseillé d’en avoir autant pour les actions et sous-actions. Si un membre de l’équipe a les capacités de gérer à la fois plusieurs responsabilités, alors il ne faut pas hésiter à lui faire confiance.

Il revient finalement au responsable de projet ou de production de définir les personnes aptes à de telles responsabilités.

Évaluer correctement les temps d’exécution des tâches

L’évaluation des temps d’exécution est aussi une phase très importante. En effet, des délais trop courts ou sous-estimés peuvent avoir un impact sur la qualité du rendu. Cette étape permet aussi d’évaluer les ressources internes pour arriver à boucler le projet dans les temps. Est-ce qu’on a le personnel adéquat à chaque poste ? Les matériels à disposition sont-ils fonctionnels et aux normes ? Les ressources financières suffisent-elles pour la durée du projet ? Ce sont autant de questions qu’il faut se poser à ce niveau du rétroplanning projet.

Il faut surtout être réaliste, sans surestimer ses capacités pour faire plaisir au client par exemple. L’estimation des délais peut bien se faire en années, en mois, en semaines ou jours. Tout restera à l’appréciation du gestionnaire de projet après inspection minutieuse des ressources en interne.

Quelques conseils pour mieux évaluer la durée des tâches

Il ne faut pas partir d’une idée générale des tâches pour définir un temps global. Le mieux est de communiquer avec les collaborateurs et de connaître leurs idées. Pour cela, il faut leur demander le temps qu’ils auraient besoin pour finir leurs missions intégralement.

Ainsi, pour chaque poste, on a une idée précise du temps estimé par le ou les concernés. C’est à la suite de cette concertation avec tous les collaborateurs qu’on peut évaluer un temps de livraison objectif.

Agencer les actions à mener de façon chronologique

Cette partie du rétro planning doit se faire de manière astucieuse et coordonnée. L’objectif est d’éviter le blocage de la chaîne parce qu’une tâche serait trop en avance ou en retard sur une autre. L’identification des actions interdépendantes est la première chose à réaliser.

Après avoir listé toutes les actions à mener du début de projet jusqu’à la fin, il faudra effectuer un autre agencement. Les tâches qui peuvent être réalisées en partant depuis la fin du projet seront répertoriées en premier lieu. Et ainsi de suite jusqu’à celles du début du projet. C’est le principe de la planification inversée.

Le diagramme de PERT, une solution d’organisation chronologique

Le diagramme PERT (Program Evaluation and Review Technic) est un excellent outil pour avoir une vue large de l’agencement des tâches. En image un projet planifié avec le diagramme PERT :

L’organisation des tâches avec ce diagramme est très efficace. Sous forme de réseau, on visualise les connexions entre les différents niveaux d’exécution, avec les temps impartis et les interdépendances. Avec cet outil, on arrive à une évaluation des délais optimisés pour chaque partie du projet. Il permet notamment de construire le diagramme de Gantt qui sera utile pour la suite du rétroplanning projet.

Élaboration du rétro planning projet sur un diagramme

Selon l’avis des spécialistes, le diagramme de Gantt est un outil incontournable pour mieux gérer un projet. On peut y insérer selon l’organisation la date de clôture du projet et les différentes tâches. Un exemple de retroplanning réalisé sur un projet dans le BTP :

Ce diagramme comprend les différentes phases de la réalisation des travaux. Celles-ci sont scindées en trois grandes tâches et plusieurs sous-tâches. À savoir, la partie Automatisme, la partie Mécanique et la partie Génie civil. Puis à droite, on a les délais en semaines pour chaque tâche et sous-tâche.

Les conseils pour réussir la mise en place d’un rétroplanning projet

Il est conseillé de placer des niveaux de contrôle dans le rétroplanning projet pour s’assurer que tout se passe comme prévu. L’idéal serait d’effectuer des contrôles à chaque étape des tâches principales. Il ne faut pas non plus être pessimiste, ni trop optimiste tout au long de l’élaboration du projet. L’essentiel est de se conformer au planning intégré dans le diagramme.

En fonction des niveaux de difficulté du projet, il faut prévoir une date de début en adéquation avec le deadline prévu. Par la suite, faire une estimation pour savoir si elle est tenable dans les délais. Il faut éviter aussi toute influence, autant du client que des donneurs d’ordres pour fixer les dates. Ces délais doivent être communiqués en toute objectivité selon le calendrier prévu. 

N’hésitez pas à utiliser notre modèle de rétroplanning gratuit que vous pouvez modifier selon votre besoin.