Comment rendre le travail en équipe plus efficace avec une plateforme collaborative ?

Il est de plus en plus fréquent que les gens recherchent une entreprise ayant une culture de travail positive plutôt qu’une entreprise qui offre les meilleurs avantages, les meilleures désignations ou quoi que ce soit d’autre. Et qu’est-ce qui crée un environnement de travail convivial et sain ? Une culture de travail saine est le résultat d’équipes qui collaborent efficacement et possèdent de meilleures compétences en matière de collaboration.  

La collaboration est essentielle pour le rendement, la qualité, le moral et la rétention. Sans un travail en équipe efficace sur le lieu de travail, il est extrêmement difficile de progresser en tant qu’entreprise. Cet article couvre tout ce que vous devez faire pour améliorer vos compétences en matière de travail en équipe et de collaboration.

L’importance du travail en équipe et de la collaboration pour améliorer l’efficacité

Le travail en équipe désigne l’effort de collaboration d’un groupe pour atteindre un objectif commun ou accomplir une tâche de la manière la plus efficace possible. Ce concept est envisagé dans le contexte d’une équipe, qui est définie comme un groupe d’individus interdépendants qui collaborent pour atteindre un objectif commun.

Alors que la collaboration est le processus par lequel deux ou plusieurs individus, entités ou organisations travaillent en coopération pour accomplir une tâche ou un objectif. La collaboration est un terme qui est synonyme de coopération.

Le travail en équipe et la collaboration ne sont pas simplement des choses agréables à avoir. Le travail en équipe et la collaboration sont vraiment importants pour tout projet. Il augmente l’efficacité de l’équipe. L’efficacité de l’équipe est un terme qui fait référence à la quantité de travail à fort impact que votre équipe peut accomplir simplement en éliminant les frictions et les distractions sur le lieu de travail. L’efficacité de l’équipe ne consiste pas à augmenter la productivité pour le plaisir de la productivité ; il s’agit plutôt d’établir un lieu de travail efficace et d’encourager un travail en équipe sain afin d’améliorer les performances globales de l’équipe.

Il a également été démontré qu’elle augmente la motivation et le bien-être des employés, ce qui a des effets secondaires favorables, tels que l’augmentation des revenus. D’un autre côté, une mauvaise coopération ou une incapacité à bien travailler ensemble peut s’avérer désastreuse, en sapant le moral et en mettant en péril le bien-être des employés, tout en exposant votre projet à un risque d’échec.

Comment stimuler et améliorer le travail en équipe ?

L’importance du travail en équipe est désormais évidente. C’est pourquoi il est temps de réfléchir à la manière d’y remédier. Et comment améliorer le travail en équipe pour être plus efficace ? La réponse est : avec une bonne communication, un bon leadership, des objectifs clairs et l’aide d’un logiciel de gestion de projet ou de collaboration, comme Acollab.  

 

Voici quelques conseils pour améliorer l’efficacité de votre travail en équipe :

La communication est la clé

La communication est essentielle au bon fonctionnement d’un environnement de travail collaboratif ; elle permet aux membres d’interagir et de bénéficier des connaissances des autres, de prendre les meilleures décisions et d’accroître l’engagement des employés, tout en évitant les pièges de la duplication du travail.

L’importance du leadership

Il ne fait aucun doute que l’efficacité de la collaboration en équipe dépend fortement de l’aide apportée par les managers et les dirigeants d’entreprise dans leur rôle de leadership. Assurez-vous de favoriser un environnement de collaboration et d’encourager une culture de collaboration à tous les niveaux de votre organisation.

Les membres de l’équipe ne doivent pas avoir peur de prendre la parole et d’engager la conversation avec leurs collègues et leurs supérieurs. En outre, vous ne pouvez pas contraindre les membres de votre équipe à collaborer. Une collaboration efficace est impossible si les employés n’ont pas confiance et ne se sentent pas en confiance avec l’entreprise. Gardez toujours à l’esprit que le succès futur de la collaboration de votre équipe dépend de l’existence d’un partenariat solidaire.

Fixez des objectifs clairs

Chaque équipe productive doit comprendre ses objectifs communs, comment ces objectifs sont mesurés et où l’équipe doit consacrer ses efforts. Établissez des attentes raisonnables, faute de quoi votre personnel risque de connaître la frustration plutôt que le succès. Les équipes ont un rendement optimal lorsqu’elles comprennent les objectifs et ont un but clair. Les managers peuvent être précis quant aux résultats qu’ils souhaitent que leurs équipes atteignent, en détaillant le processus et les critères de manière approfondie si nécessaire. Cela permet aux membres de fonctionner de manière plus efficace et efficiente.

Clarifier les rôles

Une autre condition importante pour une équipe efficace est une compréhension claire du rôle de chaque membre de l’équipe. Il est peu probable que les équipes puissent travailler efficacement ensemble si les rôles ne sont pas clairs. Cela suscitera du ressentiment. Vous ne serez jamais en mesure de bien travailler ensemble si vous ne comprenez pas en quoi le rôle d’une personne diffère de celui d’une autre. Commencez par définir de nouveaux objectifs pour votre équipe et assurez-vous d’inclure le rôle et les responsabilités de chaque membre afin d’atteindre ces objectifs.

Dès l’étape de l’intégration, des attentes claires doivent être établies. Les descriptions de poste peuvent préciser les fonctions que les nouvelles recrues doivent remplir en collaboration avec les autres membres du personnel. Cela permet d’établir des limites appropriées, d’éviter les redondances et de prévenir les tensions qui pourraient rendre la collaboration future plus difficile. En outre, cela aide les équipes à évaluer leurs propres performances et à identifier les domaines à améliorer.

Supprimer les réunions inutiles

La suppression des réunions inutiles est l’un des moyens les plus simples d’améliorer l’efficacité de votre équipe. Cela ne veut pas dire que toutes les réunions sont mauvaises. Les réunions peuvent être productives si l’ordre du jour est clair, si les bonnes personnes y participent et si tout le monde est prêt à contribuer à une solution, mais ce n’est pas toujours le cas. Même de courtes réunions de 30 minutes peuvent s’additionner et grignoter le temps dont dispose votre équipe pour travailler à des objectifs tangibles si elles sont planifiées sans ordre du jour ou objectif clair. Demandez plutôt à vous-même et à votre équipe si la réunion est vraiment nécessaire.

Améliorer l’efficacité des réunions

Certaines réunions sont nécessaires, et les équipes peuvent accomplir beaucoup de choses lorsqu’elles se réunissent. Mais, quel que soit le type de réunion que vous organisez, il existe des moyens simples de la rendre plus pragmatique, plus productive et plus efficace :

• Créez un ordre du jour avant la réunion : Assurez-vous que chaque réunion a un objectif pour améliorer l’efficacité de l’équipe. Il peut également être utile d’identifier les non-objectifs de la réunion afin d’éviter les dérives. Créez et distribuez un ordre du jour de la réunion pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Incluez également les lectures ou les documents complémentaires dans l’ordre du jour.
• Un consensus doit être trouvé sur les conventions de la réunion : Définissez et partagez les normes de groupe de votre équipe ou de votre entreprise, que la réunion ait lieu en personne ou virtuellement. Les membres de l’équipe doivent-ils ranger leurs ordinateurs portables ? La vidéo doit-elle être activée pendant un appel virtuel ? Qui passe en premier si plusieurs personnes ont quelque chose à partager ? Avant la réunion, distribuez ces conventions.
• Prenez des notes spécifiques : Désignez une personne chargée de prendre des notes avant la réunion. Prenez des notes au même endroit que celui où vous avez partagé votre ordre du jour. Accompagnez vos notes de points d’action avec les dates d’échéance et les personnes à qui les attribuer.
• Recueillez des commentaires pour stimuler la productivité : Faites régulièrement le point avec votre équipe pour vous assurer que les réunions leur sont également utiles. Si seules quelques personnes semblent profiter d’une réunion particulière, continuez à la synchroniser avec une mise à jour numérique ou un rapport d’état de projet.

Utiliser des outils de collaboration tout-en-un

L’adoption du travail à distance par de nombreuses entreprises n’élimine pas nécessairement les différences entre les lieux de travail. Toutefois, pour assurer le bon fonctionnement de leur entreprise, les propriétaires, les gestionnaires et les chefs d’équipe prennent les devants en éliminant les obstacles au travail en équipe et à la collaboration.

La communication et le travail en équipe vont de pair. Lorsque la communication en face à face n’est pas possible, les outils de collaboration en ligne tels que les applications de chat et les logiciels de gestion de projet sont idéaux, ce qui devient de plus en plus populaire à mesure que les entreprises se tournent vers le travail à distance. Utilisez des outils qui facilitent la communication entre tous les membres de l’équipe, et le travail en équipe n’en sera que plus facile.

Voici comment une plateforme collaborative peut contribuer à améliorer l’efficacité :

Fonctionnalités de gestion de projet

Réunir des équipes est une tâche difficile. Heureusement, avec des outils collaboratifs dotés d’une fonction de gestion de projet, vous et votre équipe pouvez adopter des pratiques de travail flexibles, suivre les projets et les équipes de la conception à la réalisation, et améliorer considérablement le travail enéquipe. Heureusement, avec des outils de gestion de projet comme Acollab, les membres de votre équipe peuvent communiquer et collaborer efficacement sans avoir à se rencontrer en personne.

 

Acollab est un outil simple pour organiser des projets et coordonner tout le travail que l’équipe fait ensemble. Les équipes peuvent utiliser des listes de tâches, des diagrammes de Gantt, des calendriers et des échéanciers pour collaborer et planifier les projets. Les outils de collaboration tels que la messagerie instantanée et le courrier électronique peuvent vous aider à garder tout le monde sur la même longueur d’onde.

Gestion de la collaboration interfonctionnelle

Le fait de travailler dans un autre département ne vous empêche pas de collaborer. Après tout, en tant que membre d’une organisation plus large, vous travaillez tous dans le même but. Lorsque le travail et les objectifs se chevauchent, le fait de savoir sur quoi les autres équipes travaillent peut encourager les équipes à collaborer les unes avec les autres.

Les outils de collaboration comme Acollab peuvent améliorer la visibilité entre les équipes en reliant chaque phase d’un projet à un ensemble unique d’objectifs. Ces outils peuvent servir de hub centralisé pour partager votre travail avec le reste de l’équipe et identifier les domaines dans lesquels des personnes ayant des responsabilités différentes peuvent collaborer. En fournissant à votre équipe une source unique de vérité, vous pouvez améliorer le travail en équipe et réduire les obstacles au travail à fort impact, permettant ainsi à votre équipe d’être plus efficace.

Avec Acollab, vous pouvez créer autant d’espaces collaboratifs que vous le souhaitez au sein de cette plateforme d’outils collaboratifs pour vos départements, équipes, projets, groupes de travail, communautés, etc. De plus, vous pouvez personnaliser fortement les droits d’accès de chaque utilisateur et définir les autorisations d’accès de chacun à chacun des espaces dédiés. Acollab vous permet également d’inviter des partenaires, des clients ou des fournisseurs en limitant leur accès.

Partage de fichiers

Lorsque vous travaillez en équipe, il est préférable de classer les fichiers dans le même espace de stockage. Et il suffit de les différencier par le dossier. L’activité de partage de fichiers devient ainsi plus facile et plus sûre. Acollab peut vous aider, vous et votre équipe, à y parvenir grâce à sa fonction de partage de fichiers. Vous pouvez simplement stocker des fichiers en ligne avec votre équipe et les placer dans le bon dossier. Et lorsque vous souhaitez partager les fichiers avec votre équipe, vous pouvez générer le lien pour qu’ils puissent y accéder. En outre, Acollab vous aide également à sécuriser vos fichiers avec un mot de passe si vous avez l’intention de le faire.

Agenda partagé

Visualisez toutes les étapes de votre projet lors d’une session de planification collaborative. Grâce à l’agenda partagé, vous pouvez centraliser vos événements, tels que les réunions, les expositions et les présentations. Avec l’agenda partagé, vous pouvez également gérer la présence des participants à tous vos événements.

Vous pouvez utiliser le logiciel Acollab pour créer un agenda partagé en ligne. L’agenda permet à toutes les personnes impliquées dans un projet de se tenir au courant des différents événements et échéances du projet. Ainsi, cet outil collaboratif vous fait gagner du temps et vous permet de travailler plus efficacement en équipe.

Un agenda en ligne partagé pour votre réseau ou votre équipe est un avantage considérable. Il permet en effet un pilotage plus fin et une meilleure gestion des projets. Vous pouvez donner à différents membres de votre équipe l’accès à des calendriers en ligne partagés en quelques clics seulement.

Suivi de l’avancement du projet et des tâches

L’utilisation d’un outil collaboratif permet aux membres d’identifier l’évolution de l’implication d’un employé et de la gestion des tâches, permet aux équipes de comprendre si le membre a des problèmes avec la charge de travail, et assure la bonne progression des tâches de l’équipe.

Lorsque vous commencez à assigner des tâches, vous commencez probablement par créer une description de la tâche, définir le niveau d’importance de la tâche, donner la date limite, et voir le pourcentage d’avancement et le statut de chaque tâche (À faire, En cours, Terminé, À revoir, et plus). Lorsqu’il y a un retard, le système identifie automatiquement les tâches ou les travaux.

Lorsque vous utilisez Acollab, vous pouvez suivre l’avancement de chaque tâche. Vous pouvez également savoir combien d’heures sont nécessaires pour que chaque tâche soit terminée et suivre les dépenses et la gestion du temps en même temps.  Chaque utilisateur peut saisir le temps qu’il consacre à ses tâches et projets sur une base quotidienne ou hebdomadaire et saisir ses dépenses liées au projet. Vous pourrez ainsi déterminer le temps que vous consacrez réellement à vos projets, ce qui vous permettra d’évaluer rapidement leur rentabilité.

​​Conclusion

Nous essayons constamment d’améliorer nos compétences en matière de travail en équipe. Parce que tout le monde obtient de meilleurs résultats lorsqu’il travaille ensemble. L’amélioration de l’efficacité du travail en équipe est un processus sans fin. Lorsque votre équipe a les capacités nécessaires pour travailler en équipe et collaborer avec le bon outil de collaboration, le bon travail en équipe se fait sans effort.

Des outils simples comme Acollab et des méthodes peuvent aider tous les membres de votre équipe à devenir plus efficaces, même si cela semble insurmontable. Et à mesure que vous et votre équipe vous familiarisez avec ces technologies, l’efficacité deviendra une seconde nature et fera partie intégrante de tout projet.