Il n’est pas facile d’édifier une habitation sans disposer de plans détaillés. Il en est de même pour gérer un projet, quel qu’il soit. En effet, cela requiert un plan précis pour être mené correctement jusqu’au bout. Il comprend généralement les lignes directrices, les différentes missions des exécutants, les délais d’exécution et les ressources nécessaires. Cet article fait un focus sur le plan de projet, mais surtout quelques astuces pour le rédiger de manière efficace.
Sommaire
Définition d’un plan projet
Près de la moitié des projets ne sont pas achevés dans les délais impartis ou excèdent le budget prévu. Un plan de projet permet d’éviter ce type de mener à bien un projet de construction.
Faisant office de feuille de route, le chef du projet ou le maître d’œuvre est le premier responsable de son implémentation. Celui-ci peut faire appel à d’autres collaborateurs pour l’appuyer.
Élaborée via un cahier des charges, elle détaille les impératifs et les attentes du client. Elle décrit également de manière détaillée les buts à atteindre et la manière de piloter le projet.
Considéré comme la carte d’identité du projet, ce livrable comprend les différentes étapes du projet et les participants. Il contient aussi toutes les missions des intervenants, le calendrier et le budget à respecter. À cela s’ajoutent le rôle joué par chacun et les éventuels écarts de budget en cours de réalisation.
Dans ce support, sont regroupés différents plans de communication, la manière de gérer les risques et la gestion des moyens. De plus, grâce à un plan de projet efficace, le chef de projet peut identifier les éventuels obstacles.
Celui-ci apporte d’autant plus les réponses pertinentes à plusieurs interrogations fondamentales. Il peut s’agir, par exemple, de définir le but final du projet et du suivi de sa progression.
Les raisons d’établir un plan de projet
Avant d’être capable de rédiger un plan de projet efficace, il faut d’abord cerner l’importance de cet outil de management. Son premier intérêt est qu’il s’agit d’un puissant outil de communication. En effet, il permet de communiquer efficacement avec les équipes (en interne) et les clients (en externe).
Grâce à ce livrable, les collaborateurs connaissent exactement leurs tâches et le moment où elles doivent être accomplies. Il permet aux clients d’avoir une petite idée des tâches déjà accomplies et de la date de livraison du projet.
Autre avantage, le plan de projet est un bon moyen de déterminer les avancées d’un projet. Il détaillera également si les exécutants engagés ont un bon rythme de travail. En même temps, en ayant le plan en sa possession, le chef de projet peut voir à tout instant s’il est dans les temps.
Le rédiger correctement constitue un excellent moyen d’optimiser la planification. Cela permet au chef de projet de comparer ses prévisions avec la réalité. Aussi, le plan de projet est une nécessité absolue, car il permet d’avoir une vision globale sur l’ensemble du projet.
Enfin, un plan de projet correctement rédigé permet de déterminer l’affiliation et l’engagement des collaborateurs sur chacun des projets. Ces deux éléments sont tout simplement essentiels au succès d’un projet.
En somme, une planification de projet réalisée avec minutie mène indéniablement vers la réussite du projet. En clair, il s’agit de procéder à une étude précise des charges et des besoins.
Nos conseils pour rédiger un bon plan de projet
Pour une efficacité optimum, un plan de projet doit être axé essentiellement sur les résultats. Cela signifie qu’il est préférable d’éviter les objectifs trop évasifs, mais faire preuve de précision en termes de tâches à exécuter.
Pour obtenir le résultat escompté, la chronologie verticale est un choix plus judicieux que la chronologie horizontale. En clair, les tâches suivant un ordre spécifique (chronologie horizontale) ne s’avèrent pas une méthode efficace. Les différentes équipes doivent plutôt travailler de façon simultanée sur une succession de tâches en jalons (chronologie verticale).
En outre, un bon plan de projet ne doit pas excéder 100 jours. En effet, un projet qui perdure peut générer fatigue et démotivation. Aussi, il est important de s’adapter aux techniques de planification des différents collaborateurs du projet.
D’ailleurs, certains collaborateurs privilégient des outils comme le diagramme de Gantt pour une gestion de projet efficace. D’autres préfèrent établir une liste des tâches à réaliser. Un bon plan de projet doit également pousser toute l’équipe à se responsabiliser. C’est une façon sûre de motiver les collaborateurs et de renforcer leur engagement envers l’entreprise.
Au moment de rédiger un plan de projet, il faut garder en tête qu’il doit être compréhensible par tout un chacun. Les notions pouvant être assez difficiles à comprendre devront ainsi être expliquées.
Les étapes à suivre pour bien rédiger son plan de projet
Pour établir un plan de projet efficace, il faut commencer par regrouper tous les renseignements utiles. Autrement dit, cela consiste à déterminer les ressources nécessaires (humaines et financières), les coûts générés. À cela s’ajoute la délimitation de l’avancement des différentes phases et l’ordre d’exécution de chaque élément. La seconde étape consiste à résumer le projet sur une page. Dans cette analyse devront être mentionnés l’objectif, la mission et les résultats attendus.
L’intérêt de rédiger un résumé est multiple. Ainsi, toutes les parties prenantes du projet auront une vision générale du projet. Y compris ceux qui ne sont pas directement concernés. Il permet aussi au chef de projet de se concentrer sur les renseignements essentiels, ce qui, au final, limite les incompréhensions.
L’étape suivante consiste à expliquer en détail les étapes à suivre pour réaliser chaque tâche. La quatrième étape concerne la qualification de chaque collaborateur. En clair, il s’agit de déterminer si chacun possède les compétences requises pour exécuter sa tâche. En parallèle, cela permet de vérifier le degré de compréhension des responsabilités par rapport au projet.
Après avoir évalué les capacités des collaborateurs en termes de réalisation, il faut déterminer des dates limites atteignables. Il s’agit, en l’occurrence, de date de début de projet, d’un délai prévisionnel de réalisation et d’une date d’achèvement. Après les dates butoirs, il faut établir le planning du projet. Attention toutefois, certaines latitudes sont nécessaires pour faire face aux imprévus éventuels et aux changements de direction.
La phase suivante consiste à prévoir le budget total requis pour concrétiser le plan de projet. Faire une évaluation du coût permet de déterminer le nombre d’heures et les dépenses requises pour réaliser chaque tâche. C’est une étape essentielle, car elle permet de réduire les coûts et de prévoir les éventuels débordements. Cela permet d’anticiper les éventuels problèmes et de trouver les solutions adéquates.
L’avant dernière phase consiste à détailler le plan de communication via un résumé. En clair, il s’agit de préciser les outils de communication utilisés du début à la fin du projet. C’est notamment le cas du logiciel de gestion de projet, des mails, du téléphone ou des réunions de travail.
En fait, le plan de communication donne un aperçu de la fréquence de chaque communication. La dernière étape concerne la signature de la feuille d’approbation par toutes les parties prenantes. Il s’agit du chef de projet, du client, etc. ayant validé son accord sur le projet.
Passionné par le web et l’entrepreneuriat, j’ai fondé Digitiz en 2016. Mon objectif est de vous transmettre mon expérience et de pouvoir vous faire gagner du temps dans le choix de vos outils.