Le renouvellement périodique du matériel informatique professionnel est nécessaire pour améliorer la cybersécurité de l’entreprise et gagner en performance ou en productivité. Il est recommandé de le faire lorsque les délais des garanties constructeur sont passés ou quand des équipements ne supportent pas les nouvelles technologies dont a besoin l’organisation pour son développement. Puisque les délais de garanties constructeur sont généralement de 3 ans, la plupart des directions des systèmes d’information (DSI) préconisent un renouvellement du matériel informatique tous les 3 à 5 ans. Mais cette périodicité peut être revue à la hausse ou à la baisse après l’étude de plusieurs facteurs ou éléments. Découvrez les étapes à suivre et les points à vérifier avant de renouveler le parc informatique de votre entreprise.
Sommaire
- Évaluez l’état actuel de l’infrastructure informatique
- Calculez le coût de la mise à niveau des équipements
- Recherchez les dernières tendances en matière d’équipements informatiques
- Analysez l’impact du nouveau matériel sur les flux de travail et les processus actuels
- Déterminez si la location ou l’achat d’un nouvel équipement est plus judicieux sur le plan financier
- La formation des employés si les nouveaux équipements sont sophistiqués
Évaluez l’état actuel de l’infrastructure informatique
L’état de l’infrastructure informatique détermine s’il est urgent de faire un renouvellement ou pas. Avec des équipements opérationnels, en bon état et qui couvrent convenablement les besoins techniques ou de sécurité en interne, renouveler ne serait pas avantageux pour l’entreprise. Par contre, si des appareils sont vieillissants, lents ou présentent des failles de sécurité, les remplacer au plus vite est vital pour l’organisation. Vous devez donc procéder à l’évaluation de l’état de tous vos appareils ou équipements avant de prendre toute décision de renouvellement.
Initiez pour ce faire un audit de l’infrastructure informatique aussi appelé état des lieux avec des experts en la matière. Vous pourrez ainsi cartographier la structure de votre système informatique, faire un inventaire complet des éléments et savoir s’ils sont fiables et à jour ou pas. Cet examen approfondi de tous les composants du parc informatique permet surtout de :
- connaître les niveaux de performance des équipements et des logiciels exploités,
- vérifier la conformité des installations aux lois et aux normes en vigueur,
- évaluer les solutions réseaux et de télécommunication utilisées,
- analyser les solutions de sécurité déployées.
L’audit de l’infrastructure informatique révèle notamment les failles de sécurité et les risques de défaillance concernant tel ou tel composant. Grâce à ses résultats, vous pourrez identifier les équipements à remplacer et élaborer un plan d’action à court ou à long terme pour le renouvellement de votre infrastructure. Les experts ou auditeurs engagés peuvent également vous donner des indications sur le matériel adapté à votre activité ou nécessaire pour optimiser la productivité et le niveau de sécurité.
Calculez le coût de la mise à niveau des équipements
Tout renouvellement d’infrastructure informatique a un coût. S’il s’agit surtout du remplacement de l’ensemble des équipements exploités en interne, le prix total peut être élevé. Pour éviter des surprises désagréables au niveau de la trésorerie, déterminez alors en amont le budget alloué à ce projet. Commencez par dresser la liste des composants du parc informatique de votre entreprise à mettre à niveau d’après les résultats de l’audit ou de l’état des lieux.
Faites ensuite des recherches sur le prix de ces équipements sur le marché. Demandez par exemple des devis à plusieurs fournisseurs. Nous vous recommandons d’opter pour des fournisseurs spécialisés et réputés dans la vente de matériel informatique pour professionnel du secteur privé ou public. Parcourez leurs catalogues produits (ordinateurs, écrans, imprimantes, claviers, souris, etc.) et vérifiez les marques proposées. Privilégiez un fournisseur qui propose des équipements de haute qualité et à un bon prix. Il doit aussi avoir en stock la plupart ou tous les produits informatiques dont vous avez besoin.
Si dans vos recherches vous trouvez plusieurs fournisseurs fiables, comparez leurs devis selon le total du prix de vente des équipements et leur qualité pour faire le bon choix. En plus du prix de vente du matériel informatique à mettre à niveau, vous devez aussi insérer dans vos calculs les éventuels frais d’acheminement. La livraison est gratuite chez certains fournisseurs, mais avec d’autres, elle peut être facturée.
Il faut aussi prévoir dans le budget les dépenses liées aux travaux de remplacement de dispositifs, aux installations et aux autres opérations de mise à niveau. Ces coûts sont surtout à prendre en compte dans les calculs lorsque vous devez faire appel à une équipe externe de techniciens pour le renouvellement partiel ou total de votre infrastructure informatique. Dans ce cas, il faut considérer dans les calculs les tarifs de prestation, les frais d’achat de logiciel et d’autres frais annexes pour déterminer le coût total de la mise à niveau des équipements.
Recherchez les dernières tendances en matière d’équipements informatiques
La technologie évolue et de nouvelles solutions informatiques sont proposées dans chaque secteur d’activité. Certaines d’entre elles peuvent servir à accroître la productivité de votre entreprise ou optimiser vos performances sur le marché. Raison pour laquelle vous devez vous renseigner concernant les dernières tendances en matière d’équipements informatiques avant le renouvellement de votre parc. Ces recherches vont vous permettre d’identifier les appareils et les outils sortis récemment que vous pouvez utiliser désormais dans l’exécution de vos tâches quotidiennes.
Si vous avez des salariés, associez-les au projet, car ce sont eux qui exploiteront le plus les nouveaux éléments du matériel informatique. Demandez leurs propositions. Certains ont peut-être déjà des idées sur les équipements tendance qui peuvent faciliter la tâche à leur niveau, accélérer les processus ou améliorer les résultats de l’ensemble des équipes. Collectez les différentes propositions, analysez-les et actualisez la liste des équipements à ajouter au parc informatique.
N’hésitez pas à consulter des experts tels que des techniciens en maintenance informatique pour en savoir plus sur les caractéristiques (les atouts et les défauts) de chaque équipement proposé ou récent. Vous pouvez aussi leur demander des suggestions de nouveaux éléments technologiques à ajouter à votre parc informatique.
Analysez l’impact du nouveau matériel sur les flux de travail et les processus actuels
Vous devez faire une étude approfondie de chaque proposition avant de l’inclure définitivement dans le nouveau matériel informatique à déployer dans votre entreprise. En plus des atouts et des défauts de chaque équipement pris isolément, il faut évaluer son impact sur l’ensemble des flux de travail et les processus existants. Le nouveau matériel doit continuer à garantir le bon fonctionnement de l’entreprise. Plus particulièrement, il doit favoriser l’amélioration de :
- la productivité de chaque acteur,
- l’efficacité dans les tâches quotidiennes,
- la cybersécurité,
- la gestion des données, etc.
Ainsi, avant d’approuver l’intégration de tout équipement informatique récent, faites le point de ses effets positifs ou négatifs sur chacune des tâches, interactions et activités en interne. Un équipement, ou un outil informatique, avec plusieurs fonctionnalités qui facilitent la gestion de la comptabilité ou de la paie et qui évitent les erreurs humaines, est par exemple bon pour être adopté. Vous pouvez convier les chefs d’équipe à cette analyse de l’impact du nouveau matériel si votre entreprise compte plusieurs employés répartis en plusieurs groupes.
Déterminez si la location ou l’achat d’un nouvel équipement est plus judicieux sur le plan financier
Plusieurs chefs d’entreprise qui décident de renouveler leur parc informatique se retrouvent face au dilemme suivant : l’achat ou la location. L’embarras du choix est plus accentué lorsqu’ils souhaitent acheter du neuf, mais que le coût total de l’achat de l’équipement est élevé. Vous pouvez vous retrouver aussi dans cette situation ou être partagé entre les avantages de la location et de l’achat du matériel informatique.
Retenez qu’acheter l’équipement directement chez un fournisseur spécialisé vous rend propriétaire définitif. Il vous sera possible de l’utiliser comme actif afin de générer des revenus fiscaux. L’acquisition vous donne aussi plus de contrôle sur les caractéristiques techniques ainsi que la configuration du matériel informatique.
Avec la location, vous avez plus de flexibilité pour mettre à jour régulièrement vos équipements. Un renouvellement partiel ou total entraînera peut-être le changement de quelques clauses de l’ancien contrat de location. De plus, vous aurez moins de responsabilités pour ce qui est de la maintenance du parc informatique ou de la réparation.
Sur le plan financier, la location promet des coûts initiaux moins élevés par rapport à l’achat. Les coûts associés à l’exploitation sont également prévisibles. Ce sont généralement des montants prédéfinis à verser à une date fixe jusqu’à la fin du contrat de location. Il faut par contre noter que sur le long terme, les coûts de l’acquisition peuvent être inférieurs à la location. Le cumul des frais de location sur une longue période peut en effet dépasser le prix d’achat de l’équipement.
Pour déterminer laquelle des deux options est avantageuse pour vous sur le plan financier, tenez compte des ressources et des besoins de votre entreprise. Si votre trésorerie le permet, achetez l’ensemble du matériel informatique pour remplacer ce qui est défaillant, vieux ou obsolète. Sinon, la location peut vous permettre de maintenir le bon fonctionnement de l’entreprise. Si vous disposez d’un budget limité, mais que vous voulez quand même acheter le matériel informatique, une astuce est de faire un renouvellement progressif en classant les équipements par priorité.
La formation des employés si les nouveaux équipements sont sophistiqués
Lorsque vous décidez d’intégrer des outils et des appareils informatiques de dernière génération dans le parc informatique de votre entreprise, pensez à initier une formation pour les membres des équipes qui vont s’en servir. Les séances de cette formation doivent normalement précéder l’acquisition ou la location des nouveaux équipements. Cela permettra à tous les acteurs en interne d’être préparés au changement de système ou de mode de fonctionnement.
Cette formation va servir entre autres à briefer les employés sur les avantages d’opter pour ce matériel, sur le mode d’usage et à recueillir leurs avis ou leurs remarques. Pour son bon déroulement, faites appel à un instructeur formé tel qu’un technicien en maintenance informatique. Prévoyez des plages horaires dédiées aux simulations ou exercices pratiques pour les employés concernés. Vous pouvez aussi initier des formations en ligne lorsque des ressources sont disponibles sur internet pour apprendre l’utilisation des nouveaux outils.
Une formation en interne va nécessiter un budget plus ou moins important. Faites le calcul des dépenses associées et joignez les résultats au coût total du renouvellement du matériel informatique. Analysez enfin toutes les données à disposition pour élaborer un plan d’action et fixez une date pour la mise en œuvre du projet.
Passionné par le web et l’entrepreneuriat, j’ai fondé Digitiz en 2016. Mon objectif est de vous transmettre mon expérience et de pouvoir vous faire gagner du temps dans le choix de vos outils.