Dans le monde du travail, organiser une réunion n’est pas un exercice facile. Cela requiert du temps et on n’est jamais à l’abri d’un imprévu de dernières minutes. Heureusement, il existe des outils qui vous aident à planifier vos réunions professionnelles de manière efficace. Retrouvez ci-dessous les 10 meilleurs du moment.
Sommaire
1. Calendly
Qu’il s’agisse d’organisation de réunions collectives, de groupe ou individuelles, cet outil vous sera d’une grande utilité. Il propose de nombreuses fonctionnalités. Vous pouvez personnaliser vos disponibilités en définissant les jours et heures, la durée des créneaux et le nombre de réunions au quotidien.
L’outil procède également à des rappels en envoyant aux participants des e-mails de confirmation avec toutes les informations nécessaires. Ceci afin d’éviter les oublis. Par ailleurs, vous avez la possibilité d’ajouter du temps que soit avant ou après le rendez-vous. Pour rendre la planification plus facile, Calendly peut intégrer Outlook, Gmail, Slack, iCal… À part cela, il y a aussi des extensions de navigateur permettant d’accéder aisément au calendrier à partir du navigateur.
2. TidyCal
Alternative à Calendly, TidyCal est un outil de planification de réunions qui est vraiment facile à configurer. Il possède la particularité d’être personnalisable et parmi les fonctionnalités intéressantes, on peut citer notamment la gestion des disponibilités (vous pouvez par exemple déterminer un temps de pause entre 2 réunions) ou bien la synchronisation des calendriers. Vous pouvez aussi personnaliser le calendrier pour que celui-ci soit à l’image de votre structure.
En outre, TidyCal autorise également l’intégration de widget. L’utilisateur peut créer des pages de réservation pour les clients ou prospects. Il peut partager ces pages par l’intermédiaire de liens. Quand un évènement est réservé, l’utilisateur reçoit un courriel. De même pour celui qui s’est occupé de la réservation. Avec TidyCal, il est facile d’annuler ou de reporter un rendez-vous. Enfin, vous pouvez intégrer l’outil à Google Meet, Zapier, Zoom…
3. zcal
Reprenez le contrôle de vos réunions professionnelles en misant sur zcal. Cet outil est en mesure de planifier l’ensemble de vos réunions et d’assurer leur mise à jour en temps réel. Ce qui différencie Zcal des autres solutions c’est qu’il met davantage l’accent sur la personnalisation. À cet effet, l’une de ses spécificités c’est qu’il comporte un grand nombre de widgets. Personnalisez vos invitations à travers l’insertion de liens avec le nom de votre destinataire, son adresse électronique et sa photo de profil.
Afin de convaincre les personnes de vous rencontrer, il est possible de vous présenter grâce à une vidéo de bienvenue. Vous l’aurez compris, zcal souhaite remettre l’accent sur l’humain dans tout ce qui a attrait à la planification de rencontre dans le domaine professionnel. À noter que Zcal peut se synchroniser avec les calendriers Microsoft et Google. Ainsi, l’outil est capable de fournir des détails clés concernant tous vos interlocuteurs.
4. Doodle
C’est en quelque sorte l’outil star en matière de planification de réunion. Outre sa facilité d’utilisation, il intègre de nombreuses fonctionnalités clés. La première est la possibilité de créer des sondages de planning. C’est une des particularités de Doodle. Cette fonctionnalité permet à l’utilisateur de suggérer à votre équipe une série de créneaux et de fixer celui qui convient à la majorité. Cela évite les échanges de mail à répétition.
Il y a également l’envoi de rappels à tous les participants pour que ces derniers n’oublient pas leur rendez-vous. Avec Doodle, vous pouvez gérer sans problème les invitations aux évènements. Autre fonctionnalité qui rend votre tâche plus facile : l’outil peut se synchroniser avec différentes applications d’agenda comme Google Agenda, Outlook ou encore Microsoft Exchange.
5. Beekast
Optimisez l’organisation de vos réunions grâce à Beekast. Cet outil vous aide à les préparer au mieux en vous permettant par exemple d’intégrer vos contenus qu’il s’agisse de vidéos, PDF ou de slides Powerpoint. L’utilisateur peut aussi accéder à diverses activités interactives telles que QCM, nuage de mots ou encore mur de selfies.
Vous bénéficiez aussi d’un système de visioconférence afin d’échanger avec vos différents interlocuteurs. Rendre vos réunions plus dynamiques avec le maximum d’interactivité, voilà la spécificité de cet outil. À noter que lorsque la réunion prend fin, un compte rendu est généré de manière automatique. Enfin, sachez que Beekast s’intègre à vos outils habituels comme Zoom, Google Meet ou encore Webex.
6. Wedo
S’adressant aux structures de toute taille, Wedo vous aide non seulement au niveau de la gestion de vos réunions, mais aussi sur les tâches confiées à vos collaborateurs. Le but est de faire en sorte que chaque réunion soit la plus productive possible. Pour cela, l’outil tend à faciliter la collaboration que ce soit avant la réunion ou après. Par exemple, avant la réunion, vous pouvez préparer l’ordre du jour et chaque collaborateur a la possibilité d’ajouter des notes afin que tout le monde soit d’accord sur les points à évoquer.
Au cours de la réunion, l’outil autorise la création de résumé de la session ainsi que la rédaction du compte rendu en temps réel. Une fois la réunion achevée, tous les participants peuvent accéder au compte rendu et voir les tâches à effectuer. Grâce à une fonction de recherche, vous pouvez retrouver facilement les décisions prises lors d’une réunion spécifique.
7. YouCanBookMe
Cette solution de planification de réunion suggère un calendrier interactif qui affiche vos disponibilités permettant ainsi aux utilisateurs d’effectuer des réservations. Elle constitue une excellente alternative aux mails en ce qui concerne la prise de rendez-vous. YouCanBookMe se démarque par ses multiples fonctionnalités. À commencer par la possibilité de personnaliser le calendrier. Vous pouvez par exemple afficher le logo de votre organisation.
Après validation d’une réservation, toutes les personnes concernées reçoivent une notification. Cela peut prendre la forme d’un SMS ou d’un courriel et le contenu est 100% personnalisable. L’outil permet également la combinaison de plusieurs calendriers afin de réunir les créneaux disponibles. La gestion des réservations est grandement facilitée, car l’utilisateur peut prendre rendez-vous, annuler ou encore payer en ligne.
8. Vyte
Voilà un outil qui vous permettra de gagner du temps tout en restant productif. Vyte est votre meilleur allié quand il s’agit de planifier des réunions. Il est notamment efficace pour organiser des rendez-vous en groupe. À partir de votre agenda, vous pouvez proposer des dates et cela en fonction de vos créneaux.
Invitez les participants par courriel (ou lien URL) et ces derniers recevront votre invitation dans leur agenda. Vyte compte un certain nombre de fonctionnalités. À titre d’exemple, vous avez la possibilité de fixer la durée de la réunion, de préserver la confidentialité de la liste des invités ou encore d’organiser vos rendez-vous en visioconférence.
9. Fellow
Si vous voulez que vos réunions soient productives, optez pour cette solution. Elle vous assiste dans toutes les phases-clés c’est-à-dire avant, durant et après la réunion. Pour la phase préparation, cet outil vous procure un gain de temps considérable grâce à des modèles prêts à l’emploi.
Au cours de la réunion, Fellow autorise la prise de notes partagée, et ce, en temps réel. Au besoin, chaque participant peut retrouver facilement ce qui a été évoqué durant une réunion en particulier. Fellow a été pensé pour vous aider à affecter les tâches et les classer en un seul endroit. De plus, l’outil s’intègre avec la plupart des outils que vous utilisez au quotidien.
10. Xoyondo
Pour planifier une réunion comme il se doit, vous pouvez compter sur Xoyondo. Pour trouver un consensus sur la date, cet outil permet de réaliser en peu de temps des sondages sur les disponibilités de chacun. C’est simple, cette solution définit les horaires ainsi que les dates qui arrangent tout le monde.
Comme fonctionnalité, Xoyondo vous autorise par exemple à joindre des fichiers à vos sondages. La personnalisation est également un des points forts de cet outil dans la mesure où l’utilisateur a la possibilité d’ajouter le logo de sa structure ou organisation. Vous pouvez aussi obtenir davantage d’informations au niveau des participants quand ces derniers procèdent au vote du sondage.
Passionné par le web et l’entrepreneuriat, j’ai fondé Digitiz en 2016. Mon objectif est de vous transmettre mon expérience et de pouvoir vous faire gagner du temps dans le choix de vos outils.
