Les périodes de confinement dues à la pandémie de la covid 19 ont bien changé les mœurs. Après le tournant numérique du monde du travail, la digitalisation et le distanciel ont pris une grande place dans toutes interactions sociales : habitudes de consommation, achat, divertissement…
L’événementiel a eu également droit à ce chambardement. Si au début, regarder un match de foot ou un concert en direct à la télé suffisait aux gens, aujourd’hui, ils veulent autre chose, plus de sensation. L’événement phygital est un nouveau concept qui permet de pallier ce problème. Unissant le digital et le physique, ce type d’événement n’est pas aussi simple à mettre en place. Tout doit être bien pensé afin de proposer des expériences uniques qui satisfont l’audience. La réussite d’un événement phygital ne s’improvise pas. Vous devez partir sur de bonnes bases.
Sommaire
Mettre en place une bonne organisation
Compte tenu de la complexité de ce nouveau concept, il est important de prendre une longueur d’avance vis-à-vis de comment organiser un évènement phygital. Cela peut prendre du temps. Pensez déjà à faire un planning bien défini et un suivi pour que rien ne soit laissé au hasard. Le côté logistique n’est pas également à négliger. L’organisation d’un événement de ce genre peut impliquer beaucoup de matériel. Une bonne organisation est l’une des garanties d’un résultat final au top. Cela vous évite également de perdre du temps en revenant sur des tâches oubliées ou en étant obligé de modifier quelques lignes dans les phases d’organisation.
Les définitions de vos objectifs font partie de l’organisation. Pour ce faire, vous devez vous poser les bonnes questions. Promotion de nouveaux produits ? Conférence ? Assemblée générale ? Pourquoi en avez-vous besoin ? Il est important de quantifier et de qualifier vos objectifs dès le départ.
Assurer la qualité du matériel
Il ne faut pas oublier que l’événement physique-digital repose sur l’implication des participants. Vous devez alors miser sur l’interactivité. Ce qui signifie que tout le matériel et tous les outils technologiques utilisés doivent être de bonne qualité. Images, son, lumière, connectivité… Tout doit être au top afin que votre événement soit crédible. Si vous avez des bugs intempestifs, votre audience peut en être frustrée et quitter la plateforme… Assurez-vous également d’avoir dans votre équipe, des experts qui peuvent effectuer tous les réglages nécessaires. Il convient également de bien tester tout le matériel au préalable afin d’anticiper tous les problèmes techniques.
Miser sur l’originalité et l’innovation
Pour réussir votre événement phygital, vous devez en mettre plein la vue. Cela peut être difficile de captiver l’auditoire, notamment à distance. Vous devez alors élaborer votre plan sur une idée qui est sûre d’attirer l’attention. En plus d’être adapté à la fois à un univers virtuel et digital, votre événement doit également dégager de l’authenticité et de la pertinence. Le contenu de votre offre doit maintenir l’attention. L’intervenant doit savoir donner un rythme soutenu à son intervention, dynamiser l’événement et le rendre plus fun… Tout ce que vous diffusez doit également être tout aussi intéressant : slides, infographies, vidéos, etc. Ainsi, vous devez faire preuve de créativité et utiliser des formats séduisants à coup sûr. Le but est de rompre avec les habitudes ou la banalité…
Trouver la plateforme de gestion d’événement adapté
Toutes les plateformes de gestion d’événement phygital ne sont pas toujours compatibles avec votre projet. Vous devez choisir celle qui a le plus de potentiel pour assurer le succès de votre événement. Choisissez-la selon certains critères : les éléments proposés, les outils, la capacité d’interactivité, etc. Rappelez-vous que c’est l’immersion de votre cible dans l’univers créé entre le virtuel et le réel qui assure son engagement. Le site et l’application mobile de la plateforme doivent être ergonomiques. Dans certains cas, vous aurez besoin d’une plateforme qui offre une traduction en ligne (intervenants étrangers)
Viser les réseaux sociaux
À l’heure où les réseaux sociaux sont en pleine force, il est essentiel de les analyser. Tout comme pour la promotion de vos manifestations physiques, les réseaux sociaux constituent un véritable moyen pour lancer votre événement phygital. Chaque seconde, les conversations en tout genre naissent sur ce vaste canal de communication et de partage. Toutes les thématiques y sont présentées. Pour attirer l’attention, il suffit de mettre le fameux hashtag… Vous pouvez alors identifier des cibles potentielles grâce à un outil qui permet de trouver les personnes ayant utilisé un hashtag lié à votre cause. Veillez à ce que vos formats d’informations correspondent bien au réseau utilisé. Généralement, Instagram est idéal pour les photos et les vidéos. Twitter est le roi des hashtags. Linkedin est idéal pour percer dans l’univers professionnel. Vous pouvez également faire appel à des influenceurs…
Avoir recours aux services d’une agence spécialisée
En tant qu’entrepreneur, directeur de vente ou de communication, vous n’avez pas forcément les compétences nécessaires pour organiser un événement. De plus, cela risque d’accaparer votre temps et vous empêcher de vous concentrer sur le cœur de votre métier. Il est alors plus judicieux de confier cette mission à des professionnels. Une agence événementielle peut prendre en charge toutes les tâches liées à l’organisation de votre événement du début à la fin. Aguerris dans leur métier, ces experts sauront tout faire pour que votre événement hybride se déroule à merveille. Aucun risque d’annulation ni incident technique !
Avec un événement hybride bien organisé, vous pouvez battre le record d’affluence et toucher votre cible, partout dans le monde.
Passionné par le web et l’entrepreneuriat, j’ai fondé Digitiz en 2016. Mon objectif est de vous transmettre mon expérience et de pouvoir vous faire gagner du temps dans le choix de vos outils.