Dernière modification le 20 septembre 2023 par Digitiz

Il existe des tonnes de logiciels ou application pour améliorer l’organisation de vos tâches mais elles ne sont pas forcément toutes de qualité. Pour vous aider à faire le choix, découvrez ces 10 outils que j’ai sélectionné afin de gérer vos tâches facilement et créer des To-do list.

1. monday.com

monday.com est un logiciel de gestion de tâches simple présentant un visuel attrayant. L’utilisateur peut aisément affecter des tâches à des personnes. Il est également possible d’ajouter des dates d’échéances. En effet, pour qu’aucune tâche importante ne soit oubliée, le logiciel envoie des notifications aux utilisateurs avant la date limite.

Des fonctionnalités de la plateforme permettent aux collaborateurs d’avoir une vue d’ensemble de leur travail ou de celui de leur équipe. La plateforme dispose d’un grand nombre de modèles prédéfinis pouvant être personnalisés suivant les besoins des utilisateurs. Les tâches peuvent être classées selon leurs types : tâches hebdomadaires d’une équipe, tâches de conception ou tâches quotidiennes, selon leur date limite, et bien plus encore.

 

2. Todoist

Todoist propose une gestion et une planification approfondies. Ce logiciel de listing classifie les tâches par catégorie et par ordre de priorité. La réalisation de la liste peut se référer à une chronologie. Il propose également de diviser les éléments de la liste en sous-catégories pour les tâches plus complexes. Pour mettre en relief certains éléments ou pour faire une remarque, chaque utilisateur peut étiqueter les sous partis de la liste.

L’outil de gestion professionnel est disponible sur les supports mobiles et fixes. Cela facilite notamment l’accessibilité, la réalisation des tâches ainsi que le suivi. Il existe deux versions de Todoist. La version gratuite est assez satisfaisante, quoique limitée. Pour jouir pleinement de toutes les fonctionnalités de ce logiciel planificateur, il faut mieux opter pour la version payante.

3. Wrike

Wrike présente une interface de planification complète et visuelle. L’outil comporte les fonctionnalités basiques d’une gestionnaire de tâches, mais également d’une boîte de messagerie, d’une plateforme d’interaction entre utilisateurs et d’une possibilité de partage.
Dans la planification des activités, chaque utilisateur possède un tableau de bord personnel. Comme dans un planificateur classique,

Wrike permet d’établir un temps d’échéance pour chaque tâche. Une fois cette dernière clôturée, elle peut être transférée dans l’espace public et exploiter par tous les utilisateurs. Lorsqu’une activité est entièrement effectuée, une notification apparaît dans chaque espace personnel des utilisateurs pour les informer des mis à jour de projet.

4. Evernote

Evernote fait sans aucun doute partie des meilleures applications de la liste de choses à faire. Il s’agit d’un outil complet similaire à un bloc-notes puisqu’il permet de créer et gérer des to-do list, rendant l’organisation des tâches personnelles ainsi que des tâches professionnelles faciles pour l’utilisateur.

En outre, Evernote permet également aux utilisateurs d’enregistrer n’importe quelle page Web en l’ajoutant directement à votre compte synchronisé. De plus, Evernote permet aux équipes de collaborer sur des projets et de gérer des réunions via des espaces de travail partagés et des intégrations avec des applications tierces comme Slack.
Voir également les meilleures alternatives à Evernote

5. Any do

Any do est une plateforme visant à mieux organiser les activités en faisant une liste des tâches à accomplir. Le logiciel possède un service qui s’assure de classer les différentes tâches par statut. Pour que la planification soit plus efficace, il est possible de synchroniser l’application avec l’agenda. Les utilisateurs ont un large choix de thèmes pour créer leur tableau de bord.

Un autre avantage de cet outil de gestion de tâche est qu’il est disponible sur divers appareils : ordinateur, smartphone et même des montres connectées. Des rappels peuvent être programmés afin de s’assurer qu’aucune activité importante n’est oubliée.

6. Google Keep

Google Keep sert à prendre des notes, il peut également s’agir d’une photo, d’un enregistrement vocal ou d’un document. Les utilisateurs peuvent facilement partager leurs idées et mieux s’organiser avec leurs collègues grâce à ce logiciel. Les couleurs sont multiples afin de pouvoir classer plus facilement les différentes notes.

Pour le plus grand plaisir des utilisateurs, Google Keep convient à différents types d’appareils à savoir : les ordinateurs, les smartphones et les tablettes. De plus, les notes sont synchronisées avec l’appareil utilisé. Les contenus ajoutés dans cet outil de prise de notes sont facilement retrouvés grâce à une simple recherche.

7. Microsoft To do

Microsoft To Do est un outil basé sur Wunderlist, racheté en 2015 et destiné à faciliter la planification des tâches pour une meilleure organisation. Le logiciel convient à toutes sortes de tâches : qu’il s’agisse du travail, d’un projet ou des courses. Des dates d’échéance peuvent être rajoutées ainsi que des notes. Les utilisateurs peuvent librement choisir le thème et les couleurs qui leur conviennent.

Microsoft To Do est disponible sur les ordinateurs, les tablettes ainsi que sur les smartphones. Les listes des tâches peuvent également être partagées pour permettre aux membres d’une même équipe de suivre aisément le progrès d’un projet.

8. Trello

Trello est un outil de gestion simple à utiliser qui possède des fonctionnalités très intéressantes. Ce logiciel de gestion de projet s’inspire du principe du Kanban. Une méthode d’organisation d’origine japonaise qui peut se comparer aux post-it.

Avec Trello, les tâches sont définies sur des cartes répertoriées dans un tableau. Les projets sont dispatchés en plusieurs étapes. Chaque collaborateur pourra ainsi se charger de la tâche qui lui est dédiée. Côté fonctionnalités, Trello offre un espace de stockage limité à 10 Mo, mais en compensation, il est possible de le lier à Google Drive. Quant à l’accessibilité, le logiciel n’impose aucune limite sur le nombre d’utilisateurs.

9. Meistertask

Meistertask possède une performance adaptée aux projets de grande envergure. Dans cet outil de gestion, une tâche principale peut être détaillée en sous-tâches de différents échelons. Cela pour avoir une vue d’ensemble très précise sur l’activité et toutes les informations nécessaires à son accomplissement.

Disponible récemment sur les systèmes d’exploitation tels que Windows et Android, Meistertask présente une interface similaire à celle de l’iOS. En effet, pour sa première version, cet outil de gestion n’était disponible que pour Mac. Parmi ses atouts principaux, Meistertask peut intégrer d’autres applications supplémentaires comme G-Suite ou Slack.

10. Easynote

Cette application mérite son nom avec sa praticité et sa facilitation d’utilisation. La manipulation d’Easynote ne requiert aucune connaissance technique particulière. Cet outil de gestion présente une interface basique qui affiche le tableau de bord en dessus de la liste de toutes les activités en cours. Comme sur un listing personnalisé, l’utilisateur peut définir la priorité et le statut des tâches. Pour chaque élément, Easynote propose une colonne sur laquelle l’utilisateur peut éditer une note personnelle.

Cet outil de gestion convient surtout aux planifications classiques et aux projets de moyenne envergure bien qu’il peut accueillir simultanément plusieurs utilisateurs. Easynote offre un espace de stockage de 1 Go pour chaque compte, plutôt décent comparé à ses équivalences. Cependant, l’outil n’est pas disponible sous forme d’application.

Maîtriser l’art des to-do lists pour une meilleure organisation

Les to-do lists, ou listes de tâches, permettent à chacun d’organiser son temps et ses activités. Cependant, certaines personnes ont du mal à les utiliser avec succès. Les origines de cette difficulté sont variées : mauvaises méthodes, outils inadaptés, manque de motivation ou tout simplement méconnaissance des bonnes pratiques. Pour tirer le meilleur parti de vos to-do lists, voici quelques conseils utiles.

Choisir la bonne méthode pour votre to-do list

Il existe de nombreuses méthodes qui peuvent être utilisées pour créer des to-do lists. Le choix de la plus appropriée dépend entièrement de vous et de ce qui fonctionne le mieux pour vous.

1. Méthode classique – Cette méthode est simple et consiste à rédiger une liste de toutes vos tâches sur un support papier. Vous pouvez ensuite les cochez au fur et à mesure que vous les accomplissez.
2. Méthode par priorité – Chaque tâche est notée en fonction de sa priorité dans votre liste, ce qui facilite la planification et permet de travailler sur les tâches les plus importantes en premier lieu.
3. Méthode Time blocking – Cette méthode consiste à réserver certains créneaux horaires pour se focaliser exclusivement sur une tâche précise, afin de favoriser la concentration et la productivité.
4. Méthode Kanban – Les tâches sont représentées sous forme de cartes sur un tableau et déplacées d’une colonne à l’autre en fonction de leur avancement (à faire, en cours, réalisée).

Démarrer chaque journée avec la rédaction de votre to-do list

Une façon efficace d’optimiser votre emploi du temps consiste à commencer chaque journée par la rédaction de votre to-do list. Cette routine vous permet d’évaluer vos objectifs journaliers et facilite la prise de décision en fonction des priorités établies.

Identifiez les tâches cruciales et décomposez-les

Il est essentiel de distinguer les tâches importantes et urgentes des autres, moins prioritaires. Une astuce pour gérer les gros projets consiste à les diviser en sous-tâches plus faciles à réaliser. Chacune doit être suffisamment petite pour pouvoir être menée à bien dans un délai raisonnable.

Soigner la rédaction des tâches

Aucun détail n’est assez petit lorsque l’on veut mener à bien une tâche. Prenez le temps de préciser clairement ce que vous devez faire, afin de ne pas perdre de temps à relire et interpréter votre propre écriture.

Garder sa liste à jour tout au long de la journée

Maintenir une to-do list à jour est crucial pour obtenir des résultats concrets et pour renforcer son sentiment d’accomplissement personnel. N’hésitez pas à prendre quelques instants pour rayer une tâche effectuée ou pour ajouter une nouvelle idée qui vous vient en tête.

Faire le bilan régulièrement

Un bilan hebdomadaire ou mensuel peut aider à suivre ses progrès et à revoir ses objectifs pour optimiser sa performance. Vérifiez quelles tâches sont réalisées et lesquelles traînent en fonction de votre to-do list.

Améliorer sa productivité avec une meilleure gestion du temps

Il est crucial de savoir comment gérer son temps pour accomplir toutes les tâches de sa liste, même celles qui semblent peu importantes. Voici quelques méthodes pour améliorer sa gestion du temps :

1. Pomodoro : Décomposer le travail en périodes de 25 minutes, appelées « pomodoros », suivies d’une pause de cinq minutes.
2. Loi de Parkinson : Fixer des délais plus courts que nécessaire afin de ne pas laisser trop de temps libre à soi-même pour réaliser une tâche.
3. Multitâche : Attention à bien maitriser cette pratique : alterner entre différentes tâches peut donner l’impression d’être très occupé, mais cela peut aussi nuire à la qualité et l’efficacité de chaque action réalisée.

Ne sous-estimez pas l’importance de choisir la bonne méthode d’organisation et les bons outils selon vos préférences. Enfin n’oubliez pas de prendre le temps de réfléchir à vos objectifs et priorités chaque jour.