Dernière modification le 11 juin 2024

Vous vous sentez submergés par vos projets, tâches et rappels quotidiens ? Pas de panique, il existe des solutions gagner en efficacité !

Dans cette article, nous vous présentons 10 outils de gestion de tâches conçus pour améliorer votre organisation et ainsi être plus productif.

1. monday.com

monday.com est considéré par beaucoup comme le top des solutions de gestion de projets. Sur la partie to do, vous pouvez créer facilement des tâches, les associer aux membres de votre équipe, suivre l’avancement de vos projets, et plus encore. Ses fonctionnalités avancées vous permettent par exemple d’élaborer des plannings sous forme de calendriers dynamiques. Autre atout, il peut être connecté avec différentes plateformes comme Gmail, Slack ou Microsoft Teams. Que vous soyez dans l’équipe marketing, opérations ou encore gestion de projet, cet outil vous sera utile et vous permettra également de travailler ensemble.
monday.com offre un essai gratuit de 14 jours et dispose de plusieurs forfaits payants.

2. Wrike

Wrike est un planificateur de tâches efficace et adaptable. Conçu pour une utilisation professionnelle, ce logiciel dispose d’outils pratiques pour gérer les tâches plus complexes. Son tableau de bord personnalisable vous permet de suivre les tâches en cours, de visualiser les échéances et planifier facilement vos projets.
Avec Wrike, vous pouvez aussi modifier des fichiers en temps réel pour gagner du temps. De plus, l’outil est compatible avec diverses applications comme Salesforce, Creative Cloud, ou GitHub.
Wrike propose une version gratuite, mais limitée, puis 4 autres forfaits dont 2 sur mesure, de quoi trouver l’offre qui vous convient le mieux.

3. Notion

Avec Notion, vous profitez d’un système hautement personnalisable pour créer, organiser et suivre vos différentes tâches et projets. Sur ce logiciel, des templates gratuits sont disponibles pour une planification rapide et pratique. Depuis son interface épuré, vous pouvez assigner et ajuster facilement les tâches et les activités à faire. Notion vous permet aussi de stocker des fichiers et des documents que vos équipes peuvent consulter. L’application est compatible avec d’autres outils comme Google Drive, Calendar et Github. Notion propose un essai gratuit. La version payante est accessible à partir de 8 euros par mois, par personne.

4. Asana

Asana vous permet de gérer votre emploi du temps, mais aussi votre communication pour les projets en équipe. Ses fonctionnalités de base permettent d’organiser et répartir facilement le travail, tout en y associant des dates limites. La plateforme dispose d’un système de messagerie intégrée pour communiquer avec les membres des projets. Sur Asana, vous pouvez planifier les activités en mode chronologique ou bien sous forme de calendrier. La version « basic » est accessible gratuitement et vous permet de travailler jusqu’à 10 personnes. Pour les versions payantes, il y a 2 offres, starter et advanced, pour avoir accès à plus de fonctionnalités et pour plus de personnes.

5. Todoist

Todoist est un outil de gestion de tâches à la fois simple et pratique à utiliser. Cet outil s’adapte aussi bien pour votre utilisation personnelle que professionnelle et des modèles sont disponibles pour vous aider à débuter. La version gratuite de Todoist offre déjà pas mal de fonctionnalités intéressantes pour gérer simultanément vos tâches personnelles et professionnelles. Vous pouvez assigner des tâches à votre équipe et en indiquer un niveau de priorité. Todoist fournit aussi des graphiques pour mieux suivre votre avancement. Il peut être combiné avec Google Calendar, Dropbox, IFTTT et d’autres plateformes. Trois offres sont disponibles dont une offre gratuite, puis une offre pro et business, à des tarifs plus avantageux que les autres logiciels.

6. Microsoft Planner

Microsoft Planner est un outil simple et visuel pour organiser le travail d’équipe. Il permet de gérer les tâches, les projets et les échéances de manière efficace. Avec Planner, vous pouvez créer des tableaux de bord, attribuer des tâches à des membres de l’équipe, définir des priorités et suivre les progrès. L’application est disponible sur iOS et Android. Elle offre une interface intuitive pour collaborer, planifier et exécuter des projets en toute simplicité. Que ce soit pour la gestion de projets professionnels ou personnels, Microsoft Planner facilite la coordination et la productivité de votre équipe1.

7. Any.do

Any do est une plateforme visant à mieux organiser les activités en faisant une liste des tâches à accomplir. Le logiciel possède un service qui s’assure de classer les différentes tâches par statut. Pour que la planification soit plus efficace, il est possible de synchroniser l’application avec l’agenda. Les utilisateurs ont un large choix de thèmes pour créer leur tableau de bord. Un autre avantage de cet outil de gestion de tâche est qu’il est disponible sur divers appareils : ordinateur, smartphone et même des montres connectées. Des rappels peuvent être programmés afin de s’assurer qu’aucune activité importante n’est oubliée.

8. Trello

Trello est un outil de gestion simple à utiliser qui possède des fonctionnalités très intéressantes. Ce logiciel de gestion de projet s’inspire du principe du Kanban. Une méthode d’organisation d’origine japonaise qui peut se comparer aux post-it. Avec Trello, les tâches sont définies sur des cartes répertoriées dans un tableau. Les projets sont dispatchés en plusieurs étapes. Chaque collaborateur pourra ainsi se charger de la tâche qui lui est dédiée. Côté fonctionnalités, Trello offre un espace de stockage limité à 10 Mo, mais en compensation, il est possible de le lier à Google Drive. Quant à l’accessibilité, le logiciel n’impose aucune limite sur le nombre d’utilisateurs.

9. Meistertask

Meistertask possède une performance adaptée aux projets de grande envergure. Dans cet outil de gestion, une tâche principale peut être détaillée en sous-tâches de différents échelons. Cela pour avoir une vue d’ensemble très précise sur l’activité et toutes les informations nécessaires à son accomplissement. Disponible récemment sur les systèmes d’exploitation tels que Windows et Android, Meistertask présente une interface similaire à celle de l’iOS. En effet, pour sa première version, cet outil de gestion n’était disponible que pour Mac. Parmi ses atouts principaux, Meistertask peut intégrer d’autres applications supplémentaires comme G-Suite ou Slack.

10. Easynote

Cette application mérite son nom avec sa praticité et sa facilitation d’utilisation. La manipulation d’Easynote ne requiert aucune connaissance technique particulière. Cet outil de gestion présente une interface basique qui affiche le tableau de bord en dessus de la liste de toutes les activités en cours. Comme sur un listing personnalisé, l’utilisateur peut définir la priorité et le statut des tâches. Pour chaque élément, Easynote propose une colonne sur laquelle l’utilisateur peut éditer une note personnelle. Cet outil de gestion convient surtout aux planifications classiques et aux projets de moyenne envergure bien qu’il peut accueillir simultanément plusieurs utilisateurs. Easynote offre un espace de stockage de 1 Go pour chaque compte, plutôt décent comparé à ses équivalences. 

Maîtriser l’art des to-do lists pour une meilleure organisation

Les to-do lists, ou listes de tâches, permettent à chacun d’organiser son temps et ses activités. Cependant, certaines personnes ont du mal à les utiliser avec succès. Les origines de cette difficulté sont variées : mauvaises méthodes, outils inadaptés, manque de motivation ou tout simplement méconnaissance des bonnes pratiques. Pour tirer le meilleur parti de vos to-do lists, voici quelques conseils utiles.

Choisir la bonne méthode pour votre to-do list

Il existe de nombreuses méthodes qui peuvent être utilisées pour créer des to-do lists. Le choix de la plus appropriée dépend entièrement de vous et de ce qui fonctionne le mieux pour vous.

1. Méthode classique – Cette méthode est simple et consiste à rédiger une liste de toutes vos tâches sur un support papier. Vous pouvez ensuite les cochez au fur et à mesure que vous les accomplissez.
2. Méthode par priorité – Chaque tâche est notée en fonction de sa priorité dans votre liste, ce qui facilite la planification et permet de travailler sur les tâches les plus importantes en premier lieu.
3. Méthode Time blocking – Cette méthode consiste à réserver certains créneaux horaires pour se focaliser exclusivement sur une tâche précise, afin de favoriser la concentration et la productivité.
4. Méthode Kanban – Les tâches sont représentées sous forme de cartes sur un tableau et déplacées d’une colonne à l’autre en fonction de leur avancement (à faire, en cours, réalisée).

Démarrer chaque journée avec la rédaction de votre to-do list

Une façon efficace d’optimiser votre emploi du temps consiste à commencer chaque journée par la rédaction de votre to-do list. Cette routine vous permet d’évaluer vos objectifs journaliers et facilite la prise de décision en fonction des priorités établies. Identifiez les tâches cruciales et décomposez-les Il est essentiel de distinguer les tâches importantes et urgentes des autres, moins prioritaires. Une astuce pour gérer les gros projets consiste à les diviser en sous-tâches plus faciles à réaliser. Chacune doit être suffisamment petite pour pouvoir être menée à bien dans un délai raisonnable. Soigner la rédaction des tâches Aucun détail n’est assez petit lorsque l’on veut mener à bien une tâche. Prenez le temps de préciser clairement ce que vous devez faire, afin de ne pas perdre de temps à relire et interpréter votre propre écriture. Garder sa liste à jour tout au long de la journée Maintenir une to-do list à jour est crucial pour obtenir des résultats concrets et pour renforcer son sentiment d’accomplissement personnel. N’hésitez pas à prendre quelques instants pour rayer une tâche effectuée ou pour ajouter une nouvelle idée qui vous vient en tête. Faire le bilan régulièrement Un bilan hebdomadaire ou mensuel peut aider à suivre ses progrès et à revoir ses objectifs pour optimiser sa performance. Vérifiez quelles tâches sont réalisées et lesquelles traînent en fonction de votre to-do list.

Améliorer sa productivité avec une meilleure gestion du temps

Il est crucial de savoir comment gérer son temps pour accomplir toutes les tâches de sa liste, même celles qui semblent peu importantes. Voici quelques méthodes pour améliorer sa gestion du temps :

1. Pomodoro : Décomposer le travail en périodes de 25 minutes, appelées « pomodoros », suivies d’une pause de cinq minutes.
2. Loi de Parkinson : Fixer des délais plus courts que nécessaire afin de ne pas laisser trop de temps libre à soi-même pour réaliser une tâche.
3. Multitâche : Attention à bien maitriser cette pratique : alterner entre différentes tâches peut donner l’impression d’être très occupé, mais cela peut aussi nuire à la qualité et l’efficacité de chaque action réalisée.

Ne sous-estimez pas l’importance de choisir la bonne méthode d’organisation et les bons outils selon vos préférences. Enfin n’oubliez pas de prendre le temps de réfléchir à vos objectifs et priorités chaque jour.