Gestion des plannings : 8 astuces pour l’organisation du personnel

Gage de performance, un planning optimisé est synonyme d’une équipe productive et d’une entreprise prospère. Pour permettre le bon fonctionnement de tous les salariés au quotidien, les dirigeants doivent s’assurer que leur planification est cohérente et répond à la fois aux besoins des collaborateurs que de l’organisation elle-même. Cependant, son élaboration efficace peut s’avérer être un véritable casse-tête si l’on ne s’y prend pas comme il le faut.

Retrouvez dans cet article 8 astuces et pratiques simples qui vous permettent une organisation du personnel irréprochable et vous aident à fluidifier votre processus.

Définir les besoins en main-d’œuvre et identifier les contraintes de l’entreprise

Avant de créer votre planning, il vous convient d’analyser vos besoins en main-d’œuvre. Prenez en compte les volumes d’activités de votre entreprise, les pics de saisonnalité et les congés payés prévus. Tout cela vous permettra ensuite de déterminer le nombre d’employés nécessaires à chaque poste et à chaque moment.

Une fois vos besoins définis clairement, il est à présent temps de déterminer les contraintes de votre entreprise. Pour ce faire, demandez-vous :

• De combien d’employés avez-vous besoin pour assurer la productivité de votre entreprise ?
• Quels sont les dates ainsi que les horaires d’accroissement d’activité ? (Ici, il est question de définir les amplitudes horaires et les besoins pour chaque tranche horaire.)
• Quels sont les projets prioritaires et quelles compétences mobilisent-ils ?
• Quelle est la répartition annuelle des demandes de congés de vos collaborateurs ?
• Combien d’employés sont absents ? Quelle est leur situation et quand doivent-ils reprendre leur travail ?

Connaître son équipe pour mieux gérer le planning

Parce que chaque membre de votre équipe joue un rôle crucial dans le succès et le développement de votre entreprise, connaître la personnalité, les forces, les faiblesses et les antécédents de vos collaborateurs vous permet d’utiliser le plus efficacement possible leurs compétences et expériences. D’ailleurs, cela vous aide à planifier des demandes spécifiques ou encore de nouveaux produits et services.

Pour une meilleure organisation, tenez une feuille de calcul contenant les informations sur les employés. En effet, bien gérer votre équipe et leur collaboration ensemble aura un impact significatif sur votre prise de décision et peut influencer autant le rendement que la qualité du travail.

Déterminer les horaires de travail et anticiper l’imprévu

Lors de la création d’un calendrier de projet, il est crucial de déterminer les horaires de travail de vos employés et d’y apporter des modifications s’il le faut. Il existe de nombreux types d’horaires de travail selon les circonstances et les besoins de l’entreprise ainsi que de la structure de main-d’œuvre. On y trouve notamment :

• Le travail à temps plein : la formule la plus courante dans laquelle les salariés doivent travailler au moins 40 heures par semaine.
• Le travail à temps partiel : les horaires de travail des salariés peuvent varier de 1 heure à 39 heures par semaine. Cette formule offre plus de flexibilité aux employés et employeurs.
• Des modalités de travail flexibles qui permettent aux collaborateurs de répondre aux attentes professionnelles selon un horaire qui correspond à leurs engagements personnels.
• L’horaire fixé : dans cet arrangement, le nombre d’heures de travail des employés par semaine est régulier, défini et prévisible avec une heure de début et de fin définie.
• L’horaire tournant : les quarts de travail des employés sont fixés selon les horaires durant lesquels ces derniers peuvent travailler de jour ou de nuit sur une base rotative.

Quels que soient les horaires de travail appliqués, l’horaire de travail collectif doit être lisible et affiché clairement dans votre entreprise, sous peine de vous exposer à des sanctions.

Utiliser les bons outils

À l’ère de la transformation digitale, pensez à équiper votre entreprise d’un logiciel de gestion des plannings et des ressources. Cet outil innovant vous aide à automatiser vos tâches chronophages, mais surtout à optimiser la création de plannings. L’utiliser vous permet notamment de mieux gérer les disponibilités de vos collaborateurs, les assignations aux différentes tâches, les congés ainsi que les absences. Adopter une telle solution au quotidien vous offre également une visibilité globale sur l’organisation du personnel.

Être en conformité avec la loi

La gestion des temps de travail est particulièrement complexe, mais surtout soumise à des évolutions légales et conventionnelles en continu. Pour ce faire, l’élaboration des plannings de vos employés doit répondre à des obligations définies par la loi et par la convention collective de votre entreprise. Qui plus y est, vous devez prendre en compte des heures légales ou conventionnelles de travail, des temps partiels, des heures supplémentaires, des congés, des temps de repos quotidien et hebdomadaire, etc. Pour optimiser votre organisation et ne pas vous y perdre avec toutes ces informations, vous avez intérêt à utiliser des solutions digitales telles que Staff Planning pour sécuriser vos pratiques RH.

Rédiger une politique de planification et promouvoir la culture de l’organisation

Pour une gestion optimale des plannings et une meilleure organisation de votre personnel, rien de mieux que de mettre en place une politique claire détaillant votre planification, vos attentes et vos exigences. À travers celle-ci, spécifiez comment vous allez gérer les demandes d’horaires, les échanges d’équipes, les heures supplémentaires, sans oublier les jours fériés. Attention, votre politique de planification doit être accessible et transparente pour l’ensemble de vos employés. Par la même occasion, encouragez une culture d’organisation et de respect des horaires.

Impliquer les collaborateurs dans l’organisation

Lors de l’élaboration du planning de vos employés, n’oubliez surtout pas de solliciter leurs avis et de les y impliquer. Cela leur permettra de s’exprimer sur leurs disponibilités, leurs contraintes et leurs préférences horaires. De cette manière, vous leur offrez une certaine autonomie et leur montrez que vous avez confiance en eux. Une implication active de vos collaborateurs favorise en effet un meilleur engagement et une plus grande satisfaction au travail, ce qui ne peut être que bénéfique dans la productivité de votre entreprise au quotidien.

Communiquer efficacement

Une communication claire et accessible du planning à l’ensemble du personnel est vitale pour une organisation optimale de votre entreprise. Elle permet d’ailleurs d’éviter les malentendus et les frustrations. De ce fait, après avoir rédigé votre politique, informez vos salariés et assurez-vous que chacun connaît ses horaires, ses tâches et ses responsabilités. Pour ce faire, mentionnez celle-ci lors de l’embauche et de l’intégration. De plus, intégrez-la dans le manuel de l’employé. À ce propos, recourir aux logiciels de planification peut vous aider considérablement avec les mises à jour ou les questions y concernant.

Loïc Frissard

Passionné par le web et l’entrepreneuriat, j’ai fondé Digitiz en 2016. Mon objectif est de vous transmettre mon expérience et de pouvoir vous faire gagner du temps dans le choix de vos outils.

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