Dernière modification le 12 septembre 2023
L’acronyme CRM signifie Customer Relationship Management, en français : gestion de la relation client. Un système de CRM est un outil principalement constitué de diverses stratégies permettant de gérer la relation de votre entreprise avec vos clients existants ou potentiels. Un CRM peut être utilisé pour automatiser les processus commerciaux.
Une transformation est performante lorsque le processus d’entreprise est bien conçu, que la raison de la stratégie d’automatisation de l’entreprise est déterminée et que le lieu et la raison de sa nécessité sont identifiés. Cela permet également à l’entreprise de savoir dans quelle mesure elle sera performante. Il convient d’évaluer les stratégies progressives et itératives par rapport à votre BPA, puis de définir vos objectifs et vos réalisations en termes d’automatisation.
Découvrez plus de détails sur le système CRM pour l’automatisation des processus commerciaux.
Sommaire
1. Connaissance de votre activité
Connaître votre activité en détail est l’élément le plus important. En comprenant où et comment vous pouvez automatiser les données et la façon dont elles passent d’un point à l’autre, vous serez en mesure de savoir quels logiciels ou outils vous pouvez utiliser afin d’obtenir les meilleurs résultats. Un cycle d’activité est une magnifique opportunité pour l’informatisation.
- La cohérence est essentielle à travers l’organisation.
- Le processus peut être répété.
- Le processus doit être exempt d’erreurs.
Il vous faudra définir vos objectifs commerciaux pour déterminer ce qui vous conviendra le mieux. Voici quelques exemples de l’impact de l’automatisation des processus commerciaux sur diverses fonctions.
Paiements
Vous pouvez simplifier votre processus de comptes créditeurs, qui peut être réduit de plusieurs jours à quelques minutes. Le processus est simple :
- Le vendeur complète un formulaire électronique.
- L’acheminement des documents est automatique.
- Les informations sont stockées dans un système d’archivage électronique sécurisé et facilement consultable.
Service clientèle
Lorsque certains mots-clés apparaissent dans un chat ou un e-mail, le système prévient automatiquement votre équipe de service clientèle afin qu’elle puisse répondre rapidement. De plus, vous pourrez alléger certaines de leurs tâches. Par exemple, grâce à la création de réponses automatisées sur les chatbots correspondant à une liste de questions fréquemment posées.
Prise en charge RH
- La sélection manuelle de chaque candidat lors de l’intégration de nouveaux employés représente une perte de temps et d’énergie considérable. L’automatisation vous permet de réduire ce temps. Certaines formalités administratives nécessaires peuvent être effectuées en 15 minutes, comme par exemple :
- L’envoi de documents et de formulaires aux candidats.
- L’acheminement des documents vers les archives et le département concerné.
- L’information de toutes les parties prenantes concernant l’achèvement du processus d’intégration.
La programmation BPA vous permet de sélectionner du contenu et de programmer les messages en masse, plutôt que de procéder à un transfert physique des messages individuels.
Gestion de la relation client
Que diriez-vous de pouvoir suivre l’engagement de vos clients auprès de votre entreprise ? BPA vous en offre la possibilité. De cette façon, vous évitez d’envoyer deux fois le même e-mail ou la même newsletter à un client.
2. Identification
Le deuxième élément le plus important est l’identification des tâches et l’établissement d’une liste pour en suivre la progression. Il est important de savoir quels sont les éléments que vous pouvez automatiser dans votre entreprise et identifier minutieusement chaque service. Si une automatisation est déjà en cours, il convient de passer en revue chaque département et de vérifier s’il est optimisé ou non et si le passage à l’automatisation des processus commerciaux a apporté une différence et ouvert de nouvelles opportunités. Vous saurez alors exactement ce qu’il en est et, après avoir établi une analyse, vous obtiendrez la réponse à une série de questions. Vous pourrez par exemple savoir où les données sont transférées, quelles données sont transférées, comment cela se passe et où cela est nécessaire.
Grâce à une cartographie des processus, vous pourrez identifier les tâches qui peuvent être automatisées au sein de votre organisation.
3. Choisir le bon outil
Avant de vous diriger vers l’automatisation, vous devez savoir quel outil CRM choisir. Pour cela, vous devez prendre en compte les éléments suivants lors de votre recherche :
- Il doit être simple à utiliser et facile à comprendre.
- Il doit être évolutif et flexible.
- Il doit s’intégrer à l’ensemble des outils existants. Assurez-vous que l’outil soit en mesure d’extraire des données des outils existants afin de travailler en toute transparence avec les informations que votre entreprise possède déjà.
- Il doit vous aider à sécuriser et à stocker les informations de manière centralisée. Vous devez être en mesure de tirer des enseignements et de profiter des avantages du système lorsque vous aurez besoin d’informations.
4. Changements au niveau du management
Voici ce qu’il faut savoir :
- Il convient de mettre en place des tutoriels et des formations pour le personnel, en particulier pour celui qui travaille au sein du service technique.
- Créez un système que vous pourrez gérer et modifier quand vous le souhaiterez.
- Faites participer votre équipe et communiquez les informations nécessaires en temps opportun.
- Organisez diverses sessions de formation pour sensibiliser vos équipes.
5. Évaluation et suivi
Ces outils évoluent au fur et à mesure de la transformation de votre entreprise et ne sont pas immuables. Contrôlez en permanence les indicateurs clés de performance et procédez aux ajustements nécessaires.
C’est parti !
Vous savez maintenant comment automatiser les processus commerciaux à l’aide d’un système CRM. Il vous suffit de maîtriser la bonne technique et les bonnes informations à ce sujet, et le tour est joué. Les possibilités d’automatisation de tâches sont nombreuses. Il reste à savoir si vous êtes en mesure de les réaliser avec votre système d’automatisation actuel. Si ce n’est pas le cas, c’est que vous avez besoin de passer à la vitesse supérieure.
Passionné par le web et l’entrepreneuriat, j’ai fondé Digitiz en 2016. Mon objectif est de vous transmettre mon expérience et de pouvoir vous faire gagner du temps dans le choix de vos outils.