Dernière modification le 18 avril 2023
Nous sommes dans l’ère de l’évolution des technologies, une époque où de nouvelles inventions font leur apparition, et ceux dans tous les domaines. Il n’est plus question d’adopter les méthodes archaïques de nos anciens, mais de passer à des outils innovants et de pointe, surtout lorsqu’il s’agit des activités liées à la gestion commerciale. C’est pourquoi l’on a créé des dispositifs modernes qui aideront dans les tâches quotidiennes.
Parmi eux, il y a la caisse enregistreuse certifiée : un équipement indispensable, une solution d’encaissement adaptée si bien à tous les types de commerce que pour les CHR (cafés, hôtels, restaurants). Son utilisation est devenue obligatoire depuis le début de l’année 2018, dans le cadre de la comptabilité des entreprises.
Sommaire
Pourquoi utiliser une caisse enregistreuse certifiée ?
Depuis le 1er janvier 2018, après la sortie de la nouvelle norme sur les caisses enregistreuses, tous les commerçants assujettis à la TVA ont l’obligation de s’équiper d’une caisse enregistreuse certifiée. Par ailleurs, le ticket de caisse doit être remis par les commerçants aux clients pour toute prestation supérieure à 25 €. Il doit y apparaître sur les tickets de caisse, les mentions obligatoires (libellés, date, prix, etc.) ainsi que les mentions légales de l’établissement.
Ce nouveau mode de gestion de caisse découle de la loi de finances N°2015-1785 du 29 décembre 2015, qui stipule dans son article 88 que « lorsqu’un commerce enregistre les règlements de ses clients au moyen d’un logiciel de comptabilité, de gestion ou d’un système de caisse, il doit utiliser un logiciel de caisse certifié ou un système satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l’article L. 115-28 du code de la consommation ou par attestation individuelle de l’éditeur, conforme à un modèle fixé par l’administration. »
Quelles caisses enregistreuses sont certifiées conformes à la réglementation ?
L’État est de plus en plus strict vis-à-vis de la lutte contre la fraude à la TVA ainsi que les fonds permissifs engendrant une évasion fiscale. Par conséquent, toutes les caisses enregistreuses doivent désormais embarquer un logiciel de collecte de données qui empêche l’impression de reçu hors transaction ou sa dissimilation.
Les conditions liées à la conformité des caisses enregistreuses exigent que :
- Le matériel soit en mesure d’enregistrer l’intégralité des données de transactions, tout en évitant une quelconque altération.
- Les données d’origine, les données modifiées et les pièces justificatives soient sauvegardées dans une base sécurisée.
- Les données soient enregistrées et clôturées sur une période donnée.
- Les informations relatives aux données soient stockées et datées correctement dans une archive.
Compte tenu des lois et textes en vigueur, voici des caisses enregistreuses certifiées qui sont conformes à la réglementation en vigueur, portant sur les bonnes pratiques des éditeurs de logiciels de caisses :
- Caisse enregistreuse certifiée NF525 : le logiciel intégré dans ce type de caisse est conforme à la loi et garantit l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données.
- Caisse enregistreuse certifiée LNE : ce type de caisse respecte les normes définies par la loi et est attesté conforme à la nouvelle loi des finances par le LNE (Laboratoire National de métrologie et d’Essais), un organisme indépendant accrédité par le COFRAC (Comité Français d’Accréditation).
- Caisse enregistreuse certifiée éditeur (auto-certification) : à l’exemple du logiciel EBP, c’est son éditeur même qui s’est chargé de fournir un certificat de conformité à son client, comme il répond aux exigences de la loi du 29 décembre 2015.
Par conséquent, on peut en déduire qu’utiliser une caisse enregistreuse certifiée est grandement bénéfique pour une entreprise surtout à l’égard de la loi et avoir une transparence dans la gestion de sa comptabilité.
Parmi les caisses enregistreuses les plus utilisées, on retrouve notamment ShopCaisse ainsi que EasyShop qui sont sont des solutions nouvelle génération et certifiées.
Quels critères pour bien choisir sa caisse enregistreuse ?
Comme précisée auparavant, la caisse enregistreuse certifiée est un outil indispensable qui réalise des opérations comptables. De par son automatisation, l’appareil facilite la gestion des transactions d’achat des clients. Facile à manipuler et rapide, il permet de réduire les longues files d’attente, ce qui favorise des économies de temps pour entrer des commandes et pour modifier des tickets.
Afin d’avoir la caisse enregistreuse certifiée idéale et la mieux adaptée à votre besoin, il faudra donc tenir compte de quelques paramètres : l’activité, le volume de vente, la gestion des tables et/ou produits pour les CHR et le dernier, la fonctionnalité lecteur code-barres si nécessaire. En effet, un boulanger n’aura pas les mêmes besoins qu’un grand restaurant ou une boutique spécialisée en habillements et ainsi de suite.
Que ce soit une caisse enregistreuse fixe, une caisse enregistreuse mobile, une caisse enregistreuse tactile, une caisse numérique ou alphanumérique, il relève de votre jugement de savoir ce qui vous convient le mieux et ce qui correspond à votre environnement de travail. Néanmoins, il est plus judicieux de recourir à une caisse enregistreuse moderne et multifonctionnelle qui facilitera vos tâches quotidiennes et optimisera la gestion de vos recettes. Quant au fait que cette dernière doit répondre aux exigences requises par la loi des finances, il s’avère crucial d’utiliser des caisses qui soient conformes aux normes. Il est à préciser qu’une infraction est en fait passible d’une amende d’une valeur de 7 500 €, avec une contrainte de mise en conformité dans les 60 jours qui suivent.
Passionné par le web et l’entrepreneuriat, j’ai fondé Digitiz en 2016. Mon objectif est de vous transmettre mon expérience et de pouvoir vous faire gagner du temps dans le choix de vos outils.