Agenda partagé : 12 outils pour créer un calendrier en ligne collaboratif

Dernière modification le 7 juin 2023

Avec l’agenda partagé, vous disposez d’un calendrier qui vous aidera à planifier et prioriser tout ce qui est essentiel à votre entreprise. Voici 12 outils à découvrir sans attendre.

1. Google Calendar

C’est la référence en termes de calendrier en ligne. Google Calendar a toutes les fonctionnalités nécessaires à une planification d’activité. Facile à installer, il peut s’adapter à divers supports numériques comme les Smartphones, les tablettes, les montres connectées, etc. Son plus grand atout est qu’il est gratuit et accessible à tous ceux qui ont un compte Google.

Fini les post-it qui envahissent votre bureau pour vous rappeler vos rendez-vous ou vos petites notes. Google Agenda est doté d’une fonctionnalité de rappel qui vous permettra de rester à l’affût de chaque nouvel événement. Il peut adapter votre agenda avec le fuseau horaire de vos collaborateurs à l’étranger. Très pratique, vous pouvez également recevoir un récapitulatif de vos tâches à chaque début de journée.

2. Atolia

Avec Atolia, vous aurez moins de mal à faire le suivi de vos activités. En entreprise, on se retrouve souvent assailli par les tâches. Pour vous éviter ce souci, Atolia dispose de nombreux outils avec une prise à main simple et rapide. Vous serez plus productifs, grâce à son système d’agenda interactif qui vous fournit par jour, par semaine ou par mois un résumé de toutes vos réalisations.

Atolia vous permet de chatter avec vos collaborateurs n’importe où, à tout moment. Il est aussi doté d’une option de visioconférence intégrée qui vous évite des déplacements inutiles. Vous pouvez également compter sur la plateforme pour le partage de vos documents et la gestion convenable de chaque tâche. Son système de filtre intelligent, vous signale tout ce qui doit être traité dans l’urgence.

3. Clockify

4. Teambook

Si vous rencontrez des difficultés au niveau de la planification du travail de votre équipe, Teambook est la solution qui va vous faciliter la tâche. C’est un outil de planification de ressources qui combine un système de tags et de filtres, vous permettant d’allouer les meilleurs consultants disposant des compétences requises pour mener à bien un projet. Au cas où la planification subirait un quelconque changement, Teambook permet la mise à jour groupée de vos allocations. Outre la gestion du planning opérationnel, cet outil vous donne la possibilité de planifier les capacités à moyen terme.

Teambook autorise également le suivi de temps passés sur les projets. Résultat, aucune perte de temps n’est possible. Par ailleurs, vous pouvez suivre facilement vos performances via des outils d’analyse. La solution intègre des fonctions de communication et peut s’intégrer sans problème à la plupart de vos outils habituels. Ainsi, vos clients ainsi que votre équipe restent toujours bien informés. Vous êtes fréquemment en déplacement ? Vous pouvez synchroniser votre planning avec votre calendrier favori ! De cette façon, il vous est toujours possible de le consulter même au cours de vos déplacements.

5. Microsoft Outlook

Microsoft Outlook est reconnu pour être un service de messagerie professionnelle que vous pouvez personnaliser à votre guise. Accessible sur tous les terminaux, tels que les tablettes ou les ordinateurs, il est très simple à manipuler. Son option de calendrier en ligne en fait un outil indispensable dans la gestion d’entreprise.

Il permet d’organiser vos données en toute sécurité. Il enregistre tous vos contacts et peut se charger de les contacter si vous devez les joindre pour une réunion. Il vous évite de perdre du temps et veille à optimiser vos tâches, en vous offrant une application intuitive que vous pouvez contrôler vocalement.

6. Coorganiz

Coorgoaniz est un calendrier en ligne qui remplit tous les critères d’un outil numérique pratique. Il vous aidera à tout mémoriser plus facilement. Votre planning sera établi et ajuster selon vos besoins sur la plateforme. Il peut accéder à tous vos contacts, dès que vous l’autorisez. Il se chargera d’envoyer à toutes les personnes concernées, des invitations ou des rappels de date.

Coorganiz est un calendrier intuitif qui allège votre charge mentale et peut effectuer à votre place les liaisons avec vos collaborateurs, vos partenaires ou prestataires de service en tout genre (téléassistance, faire garder ses enfants, soutien scolaire, etc.) Il vous sera utile autant dans votre vie professionnelle, que personnelle.

7. Doodle

Si vous ne savez plus comment gérer vos journées surchargées, Doodle est une solution numérique qui a fait ses preuves auprès des chefs d’entreprise et des particuliers. Il vous accompagne dans vos tâches et vous permet de ne rien n’oublier : un anniversaire, un rendez-vous, un meeting ou un événement important.

Très facile à personnaliser, vous pourrez adapter la plateforme à vos besoins. C’est l’outil idéal pour organiser vos réunions et déterminer plus facilement les disponibilités de vos collaborateurs. Vous évitez ainsi les absences et les retards. Quand la date de réunion est fixée, Doodle s’occupe du reste : de l’envoi des invitations jusqu’au rappel régulier de l’événement.

8. Acollab

Si vous ne connaissez pas encore le planning collaboratif, Acollab est une plateforme qui vous permettra de vous y initier plus facilement. Ses fonctionnalités de calendrier en ligne vous permettent de partager avec vos collaborateurs vos journées, afin qu’ils puissent évaluer vos disponibilités. Ce système facilite la communication avec votre équipe et évite les discussions inutiles.

Vous pouvez gérer la confidentialité votre agenda selon les limites que vous souhaitez (ex : par projet, par équipe ou par service, etc.) Pour les personnes régulièrement en déplacement, elles peuvent même profiter des avantages de l’application mobile. Il pourra avoir accès à la messagerie, au tableau de bord, au forum et toutes les fonctionnalités spécifiques à Acollab.

9. Timify

Pour votre entreprise à taille humaine, vous apprécierez l’agenda en ligne Timify. Vous pouvez l’installer sur votre PC, votre Smartphone ou votre tablette. Si vous tenez une salle de sport, un salon de beauté ou d’esthétique, vous pouvez permettre à vos clients d’accéder à la plateforme de rendez-vous et de déterminer par eux-mêmes le moment qui leur convient.

Vous serez directement notifié à chaque prise de rendez-vous. Pour assurer la venue du client, un rappel automatique est envoyé par la plateforme 24 ou 48 heures avant, selon le paramètre que vous aurez choisi. Si vous gérez plusieurs projets en même temps, c’est la solution parfaite, grâce à sa capacité à gérer sur un seul compte plusieurs champs d’activités.

10. Smartagenda

Smartagenda est un calendrier intelligent qui englobe toutes les options utiles à une plateforme numérique performante. Il permet de gérer tous vos rendez-vous en ligne, en limitant les risques d’oublie que ce soit pour vous ou pour vos clients. Il est constitué d’un agenda intuitif et d’une fonction de prise de rendez-vous par Internet.

C’est l’outil idéal pour les entreprises qui offrent des services sur rendez-vous. Vous pourrez plus facilement gérer vos plages horaires et recevoir à temps tous vos clients. Pour les tournées, les détails sur la nature de la demande (urgente ou pas), l’heure et leurs adresses seront automatiquement analysés par la plateforme, afin d’établir un itinéraire adapté.

11. Wimi Team

La gestion du temps est la base d’une bonne organisation. Afin de vous aider à optimiser votre temps, Wimi Team offre une fonction de planning en ligne qui vous permet de rester informer sur l’avancement de vos activités. C’est un réel atout dans le pilotage de projet, il vous aide, vous guide et vous rappelle régulièrement chaque tâche à effectuer.

Si vous travaillez aussi sur Outlook, vous pouvez synchroniser votre calendrier avec celui de Wimi Team. Pour l’organisation des réunions, il est possible de sonder en quelques clics les participants sur leur disponibilité. Quand la date est fixée, la plateforme se charge du reste. Vous pouvez inviter des collaborateurs internes ou externes à l’entreprise, selon vos besoins.

12. Multi-Planning

Pour faciliter la lecture de votre agenda en ligne, vous pouvez compter sur Multi-Planning. La présentation de la plateforme est un des plus lisibles et plus pratiques du marché du numérique. Vous pouvez le personnaliser à votre guise pour qu’il puisse répondre au processus de votre métier. Vous serez signalés à la moindre modification.

Multi-Planning peut stocker vos contacts et si vous le souhaitez, vous pouvez lui confier votre relation client. Avec son CRM facile à déchiffrer, vous pourrez évaluer la productivité de votre entreprise. Une formation et un support client peut-être fourni pour vous accompagner dans sa manipulation.