Dirigeant d’entreprise, votre préoccupation principale est d’améliorer continuellement la performance et les résultats de votre entreprise. Cependant, les tâches administratives sont assez chronophages et vous empêchent de vous concentrer sur vos missions stratégiques. L’externalisation est une solution pertinente pour atteindre vos objectifs.

Qu’est-ce que l’externalisation administrative ?

L’externalisation administrative consiste à déléguer à un prestataire extérieur sa gestion administrative comme la facturation, la comptabilité, la gestion des ressources humaines, le fait de faire un flyer et toute autre tâche administrative de l’entreprise. On peut choisir d’externaliser tout le processus administratif ou en sélectionner une partie que l’on souhaite déléguer.

Pourquoi choisir d’externaliser vos tâches administratives ?

Quel que soit votre domaine d’activité et quelle que soit la taille de votre entreprise, l’externalisation administrative est une solution qui ne vous apportera que des bénéfices.

La possibilité de vous concentrer sur votre cœur du métier

En tant que dirigeant d’entreprise, vous devez vous concentrer principalement sur votre cœur du métier, c’est-à-dire la raison d’être de votre société. Les tâches secondaires comme le traitement des documents administratifs prennent beaucoup de temps. Or, elles sont vitales pour le développement de votre activité. Vos résultats en dépendent aussi.

Pour plus de réactivité

L’externalisation administrative est une solution incontournable pour les entreprises à forte saisonnalité, c’est-à-dire celles qui vivent une période de haute saison. Ces entreprises connaissent régulièrement un pic dans leur activité pendant lequel des documents administratifs à n’en plus finir doivent être traités. En ayant recours à un prestataire externe pour le traitement de ceux-ci, l’entreprise a la possibilité de moduler ses ressources selon la période de basse ou de haute saison.

Inutile donc pour elle de procéder à des recrutements ponctuels en CDD au moment du pic. Elle économisera en procédures d’embauche.

Un partenariat avec des experts

En faisant appel à un prestataire externe pour la gestion administrative de votre entreprise, vous vous confiez à un professionnel. Ces tiers sont des experts qui connaissent leur travail et qui ont eu beaucoup d’expériences en la matière. Grâce à eux, vous profitez d’un haut niveau d’expertise, vous permettant de vous dégager de tâches accessoires et ainsi de vous alléger.

Comment choisir un prestataire d’externalisation administrative ?

Le choix d’un prestataire pour votre externalisation administrative est crucial pour la réussite du processus et du partenariat. Voici quelques critères que vous devez avoir en tête pour faire le bon choix.

Un prestataire onshore ou offshore ?

La proximité géographique de votre partenaire est importante dans certaines situations. Si tel est votre cas, optez pour un partenaire onshore. En revanche, les prestataires offshore ont souvent l’avantage de proposer des coûts plus réduits.

Le coût de la prestation

Avant de procéder à la recherche de votre partenaire de l’outsourcing, déterminez d’abord le budget que vous voulez et pouvez allouer à l’externalisation. Il faut savoir que ce modèle de gestion a l’avantage d’être moins cher que celui d’une gestion interne. Néanmoins, les offres diffèrent sur le marché en fonction des années d’expériences, mais aussi du niveau d’expertise de la société offshore. N’hésitez pas à comparer les propositions qui s’offrent à vous avant de prendre une décision.

Le domaine d’expertise

Bien que dans notre cas, le partenaire à trouver est un spécialiste de la gestion administrative, il est conseillé de faire appel à une entreprise d’externalisation polyvalente, capable de jongler entre différents domaines. Rayez de votre liste celles qui se concentrent uniquement sur un domaine.

La confiance

Par-dessus tout, la confiance est un critère primordial quand il s’agit d’externaliser des tâches administratives. Les documents que vous confiez à votre partenaire sont délicats et confidentiels. Celui-ci doit pouvoir les sécuriser, les protéger, respecter leur confidentialité malgré le nombre de personnes dans l’équipe qui pourraient mettre la main dessus. La confiance est la base de votre partenariat, sans elle, rien n’est possible. Pour vous en assurer, vous pouvez vous renseigner sur l’entreprise en question, trouver des avis sur Internet qui confirmeront leur sérieux et leur expertise.

Réaliser des tests

Une fois que vous avez choisi votre prestataire, une agence web par exemple ou autre, procédez à des tests qui vont déterminer définitivement votre décision. C’est le moment pour celui-ci de prouver que vous avez raison de faire appel à lui. Et c’est aussi le moment pour vous de mieux connaître sa méthodologie et de voir si celle-ci s’adapte à vos besoins et exigences.

Dans un monde en constante évolution, chaque dirigeant d’entreprise se doit de suivre le rythme et de s’adapter aux changements. Afin d’alléger vos tâches et de vous concentrer sur l’essentiel de votre business, l’externalisation administrative est une solution pertinente proposée à tous les types d’entreprises. Elle a l’avantage d’être flexible, adaptable et moins coûteuse. Si le processus de mise en place est bien mené et si le partenariat se passe bien, cette solution ne peut que vous être bénéfique, la clé étant de bien choisir votre prestataire d’externalisation.