Gestion de tâches : Modèle gratuit et conseils
Modèle de gestion de tâches à télécharger
Top 3 des outils pour la gestion des tâches
Bien coordonner un projet et / ou une équipe est fondamental pour la réussite dudit projet. Cela est vrai à titre privé ou pour le compte d’une entreprise. De la priorisation des tâches au respect des délais, une matrice Excel peut suffire. Si elle est idéalement configurée à partir de la gestion des tâches, elle vous fera gagner un temps inestimable.
En quoi consiste la gestion des tâches ?
La gestion des tâches est le processus de création, de hiérarchisation, de répartition et de suivi des tâches. Elle doit servir à s’assurer que les tâches soient terminées dans les délais impartis. Cela implique également d’organiser le flux de travail et de résoudre les goulots d’étranglement pour garantir une exécution efficace des tâches. La gestion des tâches est un élément essentiel de la gestion efficace d’un projet et d’opérations commerciales réussies.
Les chefs de projet utilisent souvent un logiciel de gestion des tâches pour avoir une vue d’ensemble sur le processus de travail et le cycle de vie du projet. Grâce à cette vue d’ensemble, il leur est plus facile de prioriser, planifier et attribuer des tâches.
La gestion des tâches appartient à la gestion de projet, mais ce sont deux rôles différents. Le premier se concentre sur la configuration des tâches et sur la garantie que le travail soit soumis avant les échéances. La gestion de projet se concentre principalement sur l’atteinte des objectifs, des jalons et des délais globaux du projet.
Le tableau de bord est l’interface principale. Il aide à prendre des décisions basées sur les données au niveau des tâches, des jalons et de l’organisation. Un tableau de bord permet de visualiser toutes les données critiques en une seule vue. Les informations essentielles sont ainsi à disposition des responsables et dirigeants. Ceux-ci peuvent alors prendre des décisions cruciales, identifier ou prévenir les problèmes potentiels.
Vous souhaitez créer une simple liste de tâches et attribuer chaque élément à un membre de l’équipe ? Vous projetez de créer un système complexe mais intuitif pour mener à bien de grands projets ? Un logiciel de gestion des tâches permet de réaliser ces processus sans effort.
Démarrer avec une plateforme de gestion des tâches ne devrait pas vous prendre des heures. Le bon outil aura des modèles pour faciliter l’intégration, quel que soit le secteur dans lequel vous vous trouvez. Les chefs de projet ont besoin de différents modèles pour plusieurs processus de projet dans différents secteurs. Ceci est nécessaire pour que leurs équipes puissent commencer le plus rapidement possible.
Pourquoi utiliser un modèle de Gestion de tâche ?
La gestion des tâches peut sembler simple au début, mais c’est un processus complexe avec plusieurs variables. Les chefs de projet sont ainsi confrontés à de constants défis en matière de gestion des tâches. Les avantages de l’utilisation d’un gestionnaire de tâche sont nombreux.
Les collaborateurs ont besoin de processus de travail simples et efficaces pour pouvoir effectuer leur travail à temps. La mise en œuvre de ces processus peut s’avérer plus complexe que prévue. En particulier pour les grands projets où les tâches sont réparties entre plusieurs collaborateurs et différentes équipes.
Les chefs de projet peuvent perdre beaucoup de temps à déléguer et suivre manuellement chaque tâche ou sous-tâche dépendante. Une application de gestion des tâches avec automatisation peut significativement accélérer ce processus. Ceci induit par conséquence un gain de temps et de productivité considérable.
La collaboration est plus difficile sans logiciel de gestion des tâches. En effet, chaque membre de l’équipe doit aller et venir entre les outils pour comprendre même les détails les plus élémentaires. 50 % des employés ont déclaré dans une étude que les dispersions au travail avaient un effet significatif sur leur productivité. La vérification de plusieurs plateformes de communication constitue, en effet, l’une de ces dispersions.
Un bon logiciel de gestion de tâches offre plusieurs vues, plusieurs tableaux pour prendre en charge différentes méthodologies de projet. Ces vues incluent un tableau, une vue chronologie et une vue carte.
Un modèle de gestion devrait répondre à vos attentes, que vous construisiez un système de vente ou que vous suiviez un projet de construction. Il devrait être efficace aussi bien pour un comité de recrutement que pour une campagne de marketing.
Comment faire un planning des tâches ?
La plupart des gestionnaires de tâches vous permet d’importer des données à partir d’applications tierces. Vous pouvez alors les joindre aux tâches selon vos besoins. Idéalement, votre gestionnaire de tâches devrait vous laisser créer un processus de travail qui vous convienne, plutôt que forcer votre équipe à s’y adapter.
La plateforme de gestion des tâches doit avoir une interface visuelle pratique. Elle doit faciliter la planification, le suivi et la gestion collaborative des tâches. Cette interface facile à utiliser doit vous laisser effectuer quelques actions élémentaires. Ce sont par exemple faire glisser ou déposer des éléments, indiquer la priorité des tâches, ajouter des dépendances de tâches. Vous devez également pouvoir voir facilement des détails tels que l’état des tâches, les délais et les destinataires sans ouvrir réellement la tâche. Les membres de l’équipe doivent également avoir accès à toutes les informations dont ils ont besoin à tout moment.
L’automatisation est essentielle pour une gestion efficace des tâches. Il élimine les tâches à faible impact de votre flux de travail afin que chaque collaborateur puisse se concentrer sur le travail qui compte. Certains logiciels de gestion des tâches disposent de règles d’automatisation pour rationaliser les processus de travail. L’automatisation fonctionne selon une logique « si ceci, alors cela », où « ceci » est un déclencheur et « cela » est une action.
Vous pouvez recourir à l’automatisation pour créer et attribuer des tâches. Cette option systématise l’envoi et la réception des notifications, le déplacement des tâches d’un champ à un autre. De même, des enregistrements sont générés automatiquement à partir de votre courrier électronique. Vous pouvez même automatiser les événements sur plusieurs applications intégrées. Un espace de travail intégré aide les équipes à éliminer le bruit et à être plus productives. Cet espace doit connecter les systèmes de messagerie, Slack, calendrier et gestion de documents.