Modèle de facture proforma Excel et Google Sheets gratuit

Ce que contient ce modèle de facture proforma

J’ai construit ce modèle autour de ce qu’on attend vraiment d’une proforma : présenter une offre chiffrée aussi précise qu’une facture, sans jamais être confondue avec une facture. Le classeur compte trois feuilles :

• Proforma : le document à imprimer ou à enregistrer en PDF sur une page A4. En-tête avec vos coordonnées et votre numéro EORI, références (numéro, date, date de fin de validité, référence client), bandeau « sans valeur comptable », destinataire, bloc expédition, dix lignes avec code douanier, totaux, conditions proposées et bloc « Certifié exact » ;
• Paramètres : vos coordonnées, la durée de validité de vos offres, vos conditions de paiement, la mention d’exonération de TVA à l’export et les listes (taux de TVA, Incoterms, modes de transport) ;
• Mode d’emploi : les étapes, et ce qu’une proforma n’est pas.

Les calculs sont automatiques : total de chaque ligne, TVA selon le taux choisi, total TTC, et date de fin de validité calculée à partir de la date du document. Quand toutes les lignes sont à 0 %, la mention d’exonération s’affiche sous le total. Le bloc expédition propose les onze Incoterms 2020 dans un menu déroulant, avec le lieu convenu, le pays d’origine, le transport, le nombre de colis et le poids brut.

Comment l’utiliser

Renseignez d’abord « Paramètres » : votre entreprise, votre numéro EORI si vous exportez hors de l’Union européenne, la durée de validité de vos offres (trente jours par défaut) et les conditions de paiement que vous proposez. Sur la feuille « Proforma », indiquez le destinataire, puis complétez le bloc expédition. Pour une proforma destinée à une banque ou à un organisme de financement en France, effacez simplement ce bloc.

Saisissez ensuite vos lignes : désignation précise, code SH pour chaque marchandise, quantité, prix unitaire hors taxes et taux de TVA. Ajoutez le transport et l’assurance sur une ligne à part s’ils sont compris dans votre prix, ce qui dépend de l’Incoterm choisi. Enregistrez en PDF, signez le bloc « Certifié exact » si le document part dans un dossier, et envoyez-le.

Ce qu’est une facture proforma, et ce qu’elle n’est pas

La douane la définit comme une facture « pour la forme » : un document qui présente tous les éléments d’une facture ordinaire, mais qui n’est pas pris en compte dans la comptabilité et ne correspond à aucun paiement (voir le lexique de la douane). C’est une offre, pas une créance. Concrètement :

• elle ne s’enregistre pas en comptabilité et ne se déclare pas en chiffre d’affaires ;
• elle ne permet pas à votre client de déduire la TVA : seule une facture conforme le permet ;
• elle ne se numérote pas dans la série de vos factures : le modèle utilise un préfixe distinct (PF-2026-) ;
• elle n’oblige pas le client à payer, sauf s’il l’accepte comme une commande.

Quand la vente se réalise, vous émettez une vraie facture, avec son propre numéro dans votre série continue. Mon modèle de facture reprend la même présentation pour faciliter le passage de l’une à l’autre. Si le client verse un acompte sur la base de la proforma, c’est une facture d’acompte qu’il faut émettre, pas une deuxième proforma.

Proforma, devis ou bon de commande ?

Les trois documents se ressemblent et se succèdent souvent. Le devis décrit une prestation et son prix ; signé, il engage les deux parties. La proforma présente l’offre sous la forme exacte de la future facture, avec toutes les informations dont un tiers a besoin : douane, banque, service achats du client. Le bon de commande, lui, vient du client et formalise son achat. En France, pour une prestation de service, le devis est souvent plus adapté ; à l’international et pour la vente de marchandises, la proforma est la norme. Mon modèle de bon de commande complète la série.

Les usages les plus courants

Import-export

C’est l’usage principal. L’acheteur étranger a souvent besoin d’une proforma pour ouvrir une lettre de crédit, obtenir une licence d’importation ou préparer le dédouanement de son côté. Elle doit donc être aussi précise qu’une facture : désignation, quantité, valeur, origine, poids, conditions de livraison. Le choix de l’Incoterm détermine qui paie le transport, l’assurance et les droits, et à quel moment le risque passe à l’acheteur. La douane française présente les onze Incoterms 2020 et leur effet sur la valeur en douane.

Le code SH (système harmonisé) identifie chaque marchandise dans la nomenclature douanière. Les codes de l’exemple sont indicatifs : vérifiez toujours le vôtre auprès de la douane, car il détermine les droits appliqués à l’arrivée.

Demande de financement ou de subvention

Une banque, un organisme de crédit-bail ou un financeur public demande souvent un document chiffré avant d’accorder un prêt ou une aide pour un achat. Une proforma de votre fournisseur remplit ce rôle : elle prouve le prix et le contenu de l’achat envisagé, sans que la vente soit conclue. Vérifiez simplement le type de document exigé par le dispositif, certains demandant un devis signé.

Paiement d’avance

Quand vous exigez un paiement avant expédition, la proforma sert de base au virement du client. La facture définitive suit à l’expédition.

TVA sur une proforma d’exportation

Une proforma affiche la TVA qui figurera sur la future facture. Pour une livraison de biens expédiés hors de l’Union européenne, l’exportation est exonérée de TVA en application de l’article 262 I-1° du Code général des impôts, à condition de pouvoir justifier la sortie des biens (voir la doctrine fiscale sur les exportations). Dans ce cas, choisissez 0 % sur les lignes : la mention d’exonération s’affiche sous le total. Pour une vente en France, utilisez le taux normal ; mon calculateur de TVA vous aide à vérifier les montants.

Tableur ou logiciel ?

Un tableur suffit pour quelques proformas par an. Si vous en émettez chaque semaine, un logiciel de gestion commerciale transforme la proforma acceptée en facture en un clic, gère les devises et suit les acomptes. J’en compare une douzaine dans mon comparatif des logiciels de gestion pour TPE et PME ; les trois présentés en haut de cette page sont ceux que je conseille pour cet usage.

Trois erreurs à éviter

Enregistrer la proforma en comptabilité. Elle ne constate aucune vente. Seule la facture définitive entre dans vos comptes.

Oublier la date de validité. Sans elle, un client pourrait se prévaloir de vos prix des mois plus tard, alors que le transport ou le change ont évolué.

Écrire une valeur différente de la facture finale. À l’export, la valeur déclarée doit correspondre à la transaction réelle. Si le prix change, émettez une nouvelle proforma plutôt que de laisser un écart.