Facture proforma : Modèle gratuit et conseils

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Une facture pour la forme ou proforma est souvent utilisée dans le secteur commercial. À titre informatif, le montant, la quantité, le nombre et la description des marchandises sont inclus dans la facture. Entre autres, il est question d’une condition générale de vente. Un outil Excel gratuit suffit à créer une facture proforma, simple à utiliser.  Ce tableur électronique effectue des calculs avec précision et rapidement. Diverses informations sont inscrites sur la facture. Ci-dessous les détails.

En quoi consiste la facture proforma ?

La facture proforma est un justificatif temporaire, souvent présenté en tant que devis. Il existe d’ailleurs des similitudes entre une facture définitive et celle en proforma. En revanche, diverses caractéristiques les différencient, à savoir leur fonction, leur énoncé et bien d’autres. À l’échelle nationale, les factures proforma sont peu utilisées car elles sont facultatives. Ce sont les commerces internationaux qui ont le plus recours à ces types de justificatif.

Chaque facture dispose de précisions sur la transaction, à l’exception de la facture proforma. Les mentions en rapport au paiement, le numéro de TVA du consommateur et la facture n’y figurent pas.

La facture proforma se définit comme un brouillon, souvent adopté par les vendeurs. Le contenu se compose du nombre de produits, de leurs descriptions et de leurs tarifs. La facture proforma peut être considérée comme une première offre pour un prospect. Généralement, elle informe des conditions de vente.

De nombreux secteurs utilisent les factures proforma en guise de dossier commercial. Le domaine du BTP notamment les emploie dans le cadre d’un devis. En revanche, adopter le proforma simplifie les relations des sociétés dans le BtoB. Il en est ainsi dans le secteur de l’import-export qui a besoin d’un transit douanier. Cette méthode favorise le transport de marchandises d’un endroit à un autre.

Les opérations en import-export nécessitent une facture proforma. Celui qui exporte transmet la facture vers l’importateur. Cet échange a pour but de faire préparer l’importateur à diverses opérations. Cela concerne les processus de transit et de transport, de paiement et les demandes d’autorisation.

Ainsi, la facture proforma détermine les quantités, les conditions de livraison, les prix et les remises. Par ailleurs, la facture peut être jointe d’une  condition générale de vente. La facture définitive est envoyée avec la livraison des produits.

En outre, le proforma s’avère être une pièce non comptable contrairement à la facture réelle. Entre autres, il est expédié à titre de renseignement sans valeur juridique. Appelé également facture-devis, les vendeurs l’utilisent pour estimer la somme à payer. L’acheteur devra toutefois accepter les conditions dans le proforma.

Pourquoi utiliser une facture proforma ?

Une facture proforma a de l’importance dans le secteur commercial. Elle améliore les échanges entre les prestataires et les consommateurs. La facture sert à obtenir un consensus concernant la sécurisation de la commande et les modalités de l’opération. Vient ensuite la facture réelle qui devra être payée par l’acheteur.

L’utilisation d’une facture proforma vise à appuyer une demande de prêt auprès des établissements bancaires. Divers particuliers ou entreprises font également une proforma afin d’étayer une subvention. En import-export, la facture permet de réclamer un permis de transaction au douanier. De plus, concevoir une allocution de valeur pour les marchandises demande un modèle de facture proforma.

La facture permet en outre de requérir un versement anticipé. En échange, les clients bénéficient d’une réduction des montants à payer.  Recourir à une facture proforma valorise d’ailleurs les échanges du commerce BtoB. Par ailleurs, il est possible de créer ce type de facture pour prouver une déduction de TVA à l’administration fiscale. À la différence des devis, il est possible de l’utiliser pour justifier un investissement ou un déboursement.

La valeur des produits reste effectivement à prouver grâce à la facture proforma dans le transit douane. Parfois, l’expédition des marchandises ne nécessite pas de paiement. Il est question des exportations des échantillons, des livraisons gratuites de toutes sortes d’accessoires, et plus encore. La facture sert alors de justificatif auprès des douaniers.

D’autre part, la facture proforma est une forme de mention pour l’élaboration des étapes préalables jusqu’à l’exportation des produits. La mise en œuvre d’une assurance de transport requiert d’ailleurs une facture proforma pour recevoir les autorisations d’expédition.

En somme, la facture proforma s’avère être un dossier notoire. Elle est utilisée par les entreprises et les particuliers à l’échelle internationale. De nombreux avantages déterminent l’utilité de la facture. Tout d’abord, les conditions des vente sont définies grâce à la facture proforma. Employer ce justificatif a pour but d’avoir un paiement en avance. Une technique souvent récurrente dans les échanges internationaux.

Comment faire un modèle de facture proforma ?

En tête, il doit y avoir la mention « facture proforma ». Cette dernière n’étant pas un dossier comptable, il n’est pas nécessaire d’inscrire une numérotation.  La facture doit contenir l’identification du fournisseur et le nom du client. La date d’envoi de transmission du dossier est également précisée. Ensuite, il convient de préciser l’objet de la transaction, par exemple « opérations d’import-export ».

Les conditions internationales de vente sont incluses dans la facture proforma. Il s’agit des modalités de livraison, de transport, d’attribution des responsabilités et de la mise à disposition. D’ailleurs, le moyen de transport des marchandises est détaillé dans la facture (autoroute, avion ou bateau).

Tout en précisant la date d’exportation, tous les détails concernant le produit ou la prestation sont cités. Il est question des quantités, des tarifs hors taxes, des délais de paiement, de livraison et de la validité de la proposition. Les conditions particulières et les déductions éventuelles font aussi partie de ces précisions.

En plus de ces éléments, le poids des produits et le colisage figurent sur la facture. Il est question des poids unitaires, des dimensions et de la quantité des marchandises. L’import-export pratique surtout les ventes internationales. De ce fait, il est essentiel de préciser le pays d’origine. La mention de la provenance du produit permet de faciliter l’accès dans d’autres pays. D’autre part, émettre les coordonnées bancaires de l’exportateur sur la facture proforma simplifie le paiement.

Divers détails sont à préciser concernant le contenu de la facture proforma. Premièrement, la facture du secteur import-export ne contient pas de TVA. Ce dernier sera enlevé auprès des lieux de destination. Toutefois, il est possible d’inclure la taxe si le pays est membre de l’Union européenne.

Il importe que la facture proforma dispose d’un tampon et d‘une signature pour l’expédition. La tarification des produits comme des échantillons doit être moins coûteuse pour une exportation hors pays. Cette technique a pour avantage de faciliter le transit douanier. Enfin, mis à part la TVA, la facture proforma ne contient pas de numéro de facture ni de référence au paiement.