Devis : Modèle gratuit et conseils

Rédiger des devis fait partie de la routine des professionnels. Sa première utilité est de présenter au client les tarifs des prestations ou des produits proposés. Il fait aussi office de contrat entre les deux parties après acceptation et doit se conformer à des règles strictes. Même s’il existe des logiciels pour créer des devis facilement, Excel peut en faire de même gratuitement.

Quelle est l’importance d’avoir un modèle de devis ?

Un devis, selon sa définition juridique, est une proposition de prix pour une prestation donnée. Le prospect décide ensuite d’adhérer ou de décliner l’offre selon les informations qui lui sont fournies.

Le devis est généralement facultatif, mais obligatoire pour certaines prestations. Il est imposé lorsque le prix demandé est supérieur ou égal à 1 500 euros. Le devis est également incontournable lorsque la prestation concerne un dépannage, un entretien ou une réparation. Un service à la personne facturé à 100 euros et plus doit en outre être proposé via un devis. Celui-ci s’impose aussi pour un déménagement, une location de voiture, une pédicure. Il en est de même concernant une prestation d’esthétique, de podologie, de chirurgie dentaire, d’appareillage auditif et d’optique médicale.

Après acceptation du prospect, le devis devient légalement un contrat. Les deux parties sont tenues de respecter leurs engagements. Le professionnel doit fournir le produit ou la prestation mentionnée. Le client, de son côté, doit s’acquitter de la somme convenue. Le professionnel peut utiliser le devis contre le client qui tarde ou refuse de payer. C’est aussi un moyen de rassurer le client sur la volonté du prestataire de s’acquitter de ses engagements.

Le litige relatif à l’application du devis peut être porté devant une instance judiciaire. Le document doit cependant être conforme aux normes établies. Pour rédiger un devis, il faut ainsi connaître les mentions obligatoires. Toutes ces subtilités font du document un acte conforme. Ce dernier comporte, entre autres, l’identité des deux parties, les informations sur l’émission du devis, les données de la prestation et les conditions sur son exécution.

Pour éviter un oubli, il est préférable d’opter pour un modèle devis Excel gratuit. Le format est le même pour les sociétés comme pour les entrepreneurs indépendants. Ces derniers sont simplement affranchis de la TVA. Cette information doit alors être mentionnée dans chaque devis formulé. Le prestataire devra indiquer l’article de loi qui l’affranchit de cette taxe.

Pourquoi choisir Excel pour rédiger son modèle de devis ?

Un devis est un engagement formulé par le prestataire et proposé au client, généralement sur la demande de ce dernier. Le logiciel Excel est connu en tant qu’outil de calcul, mais il peut également effectuer d’autres tâches dont la personnalisation d’un devis.

Créer un modèle de devis sur Excel permet d’abord d’avoir un outil gratuit pour travailler. Ce logiciel est facile à manier et est destiné à l’utilisation d’un public large, pas seulement pour les professionnels. Il offre également un avantage économique puisque l’outil est intégré au pack office.

Il existe deux manières de créer un modèle devis Excel gratuit. La première consiste à télécharger un modèle gratuit depuis Internet, puis de le modifier sous le logiciel. Cette solution offre un précieux gain de temps. Ceux qui ont quelques notions en informatique peuvent toutefois créer leur propre modèle directement depuis Excel. La plupart des professionnels, freelances ou entrepreneurs, rédigeant eux-mêmes leurs devis ont d’ailleurs recours à Excel.

Un devis doit être assez informatif. Par exemple, il faut mentionner le prix unitaire des produits et/ou prestations et le total en fonction des demandes ou de l’offre. Ces données doivent toutefois être bien présentées et organisées sur le document. Il existe en outre un ordre logique et un emplacement pour chaque élément du modèle de devis.

Excel possède assez de fonctionnalités permettant de rédiger un contenu conforme. Cinq colonnes sur cet outil suffisent pour créer ses devis. La page, quant à elle, sera divisée en trois parties afin de structurer les informations fournies au client. L’objectif est de fournir une bonne visibilité des données, tout en intégrant les mentions obligatoires. Il faut également créer un modèle réutilisable qui sera appliqué pour toutes ses commandes. Les devis se ressemblent, seules les informations et les chiffres changent.

Comment créer un modèle de devis sur Excel ?

Il faut travailler à partir d’une feuille vierge afin de créer son modèle devis Excel gratuit. Pour ouvrir un nouveau classeur, il suffit de cliquer sur l’onglet nouveau en haut et à gauche. L’en-tête doit comporter les informations basiques comme le numéro du devis et la date de son émission. Se baser sur la chronologie permet de retrouver facilement avec tous les devis émis. Les identités des deux parties viennent juste après : à gauche celui qui émet et à droite le destinataire.

Pour plus de visibilité et surtout pour structurer le contenu, les informations relatives au produit/service seront consignées dans un tableau. Il faut créer cinq colonnes et autant de lignes que nécessaires. Pour créer le tableau, il suffit de choisir les cases de son implantation. Sur le bouton « insertion », il faut ensuite cliquer sur « tableaux » et personnaliser les options.

Chaque colonne a un contenu différent. Le premier indique le nom du produit/service, le deuxième le volume d’achat, le troisième le prix unitaire HT, le quatrième la TVA applicable par produit/service et le cinquième le total TTC.

Sur Excel, les calculs sont intuitifs. Les totaux peuvent être configurés pour apparaître automatiquement. Les sommes dues (TTC) seront mises « en gras » pour être directement lues par le client.

Le devis est un document d’information complet pour le prospect ou client. Il doit ainsi répondre à de nombreuses questions relatives à l’exécution du contrat. Où et quand il faut livrer le produit ou effectuer la prestation ? Quels sont les modes de paiement acceptés et quelles seront les conséquences d’un retard ? Jusqu’à quand l’offre est-elle valable ? Il doit également y avoir un espace pour les signatures : pour le prestataire/vendeur et le client. La date d’acceptation du devis doit en outre être visible pour légaliser le devis.

Une fois le modèle finalisé, il suffit de l’enregistrer dans ses documents. Sur l’onglet « fichier » en en-tête, il existe une option « enregistrer sous » pour renommer puis classer le devis dans un dossier.