Dernière modification le 14 septembre 2022
« Kanban » est un mot d’origine japonaise signifiant « signal visuel ». Il s’agit d’une méthode de travail particulièrement utilisée par les entreprises évoluant dans les secteurs de la technologie et des services. Depuis la phase stratégique à l’étape d’exécution, cet outil de gestion permet de mieux suivre l’évolution des tâches à effectuer. Qualifiée de « méthode agile », elle a pour objectif de réduire les coûts et le risque de gaspillage, et ce grâce aux tableaux Kanban.
Sommaire
Les bases de la méthode Kanban
Un tableau Kanban a été créé pour mieux organiser et répartir les tâches à effectuer au quotidien. De nombreuses entreprises utilisent cette méthodologie agile pour faciliter la gestion d’un projet.
Outre les services et la technologie, d’autres secteurs utilisent également les tableaux Kanban. C’est le cas, entre autres, des professionnels du marketing, des finances et de la santé.
La philosophie Kanban aide les ressources d’une entreprise à s’adapter peu à peu au changement. Pour ce faire, plusieurs outils sont utilisés comme les cartes visuelles (tickets, post-its, etc.). Chaque carte équivaut à une tâche ou un projet et est intégrée à un récit utilisateur. Grâce à ces signaux visuels, l’équipe a une idée précise du travail à effectuer.
Une autre caractéristique essentielle d’un tableau Kanban est la colonne. Celle-ci correspond à une activité. L’ensemble des colonnes forme un “workflow”, traduit en français par flux des travaux. En clair, celles-ci aident à limiter la quantité maximum de tâches pour les diverses étapes du workflow. D’ailleurs, afin de s’adapter aux impératifs de chaque projet, les colonnes sont personnalisables selon les besoins de l’usager.
La limite WIP est un autre élément majeur d’un tableau Kanban. Elle correspond à la réduction de la charge de travail en cours. Ainsi, le fait de limiter les tâches est le meilleur moyen d’augmenter la performance de l’entreprise et d’assurer le développement d’un projet. En pratique, une colonne avec une limite WIP de trois tâches peut contenir jusqu’à 3 cartes.
La méthode Kanban dans la pratique
À l’origine, la méthode kanban est utilisée pour assurer les approvisionnements et la gestion des stocks dans le secteur automobile au Japon. Aujourd’hui, elle est également appliquée sur des projets de développement web ou IT. Le fonctionnement d’un tableau Kanban est axé sur le système d’étiquettes. Chaque étiquette correspond à une commande validée ou une mission à effectuer.
En d’autres termes, grâce aux cartes de couleur ou aux étiquettes, représentant les travaux, les urgences et les blocages sont faciles à repérer. Chaque tâche sera par la suite classée, puis déplacée d’une colonne à une autre. Et ce, au fur et à mesure de son évolution : à réaliser, à étudier, achever, etc.
Il faut noter que la quantité de colonnes équivaut à l’organisation instaurée dans l’entreprise. D’ailleurs, un code couleur peut être appliqué en fonction de l’individu indiqué pour faire la tâche ou de la nature de la requête. Le tout doit répondre à la demande de la clientèle.
Grâce à cette technique, chaque collaborateur aura une idée précise de ce qu’elle doit faire, comment procéder et à quel moment. De plus, elle saura exactement le travail à effectuer par les autres membres de l’équipe.
Un tableau Kanban est généralement réparti en 3 colonnes : à faire, en cours et fait. Les équipes appliquant cette technique se servent d’un seul tableau. Toutefois, il est assez courant de retrouver des tableaux Kanban allant à jusqu’à 5 collones.
Les principes fondamentaux et les avantages de la méthode Kanban
Il existe 4 principes de base concernant la méthode Kanban. Avant tout, étant donné sa grande flexibilité, elle s’adapte aux processus et à la structure des équipes. De plus, elle respecte la manière de fonctionner de chaque membre de l’équipe, le rôle joué par chacun et ses responsabilités.
Autre principe fondamental de la technique, le tableau Kanban se base sur l’intégration de légères améliorations au lieu d’un changement drastique. Cela permet de voir l’évolution des processus de l’équipe au fil des années. Enfin, la méthode Kanban pousse les membres à prendre des initiatives et à chercher de nouvelles méthodes de travail.
Le tableau Kanban est également un outil efficace permettant aux équipes d’une entreprise de mieux répartir le volume de travail. Cela, en fonction des capacités de chacun. Bien utilisé, il procure de multiples avantages, à commencer par une grande flexibilité. Autrement dit, le tableau Kanban n’influe pas sur le processus ou le flux de travail de l’équipe. Quelle que soit la méthode Agile utilisée, il s’adapte aux procédures en vigueur dans l’entreprise.
De plus, l’introduction de cette méthode favorise les interactions et une meilleure collaboration entre les collaborateurs. Autre avantage, l’efficacité de l’équipe est meilleure, étant donné que les informations et les idées sont partagées en toute transparence.
Outre les 4 principes cités précédemment, plusieurs bonnes pratiques peuvent aussi être appliquées concernant la méthode Kanban. L’une d’entre elles consiste à bien gérer le flux, c’est-à-dire à limiter les retards ou à manager correctement le workflow.
Une autre bonne pratique apportée par le tableau Kanban c’est qu’il facilite le suivi de la progression du travail. Et ce, à chaque étape. L’objectif est de s’assurer que le projet se développe bien.
Les différents types de tableaux Kanban
Le tableau Kanban se présente de diverses manières. Sa configuration dépend du projet sur lequel il sera appliqué. La structure classique comprend les colonnes suivantes : à réaliser, en attente, en cours et achevé.
Concernant la colonne « en attente », elle permet de rassembler les tâches qui attendent d’être exécutées. Pour les entreprises désirant optimiser leurs performances, combiner la méthode PDCA (Plan Do Check Act) et le tableau Kanban est recommandé.
Le PDCA se divise en quatre étapes.
- Plan ou la planification est la première étape. Elle consiste à étudier le problème, à déterminer les différents objectifs et à mettre en place un plan d’action
- La phase 2 concerne le Do ou l’étape de réalisation. Elle consiste à appliquer le plan d’action établi au préalable.
- L’étape 3 concerne le Check, correspondant à la phase de vérification. Ce procédé permet d’évaluer les résultats obtenus après la mise en œuvre du plan.
- Enfin, on procède à la dernière phase, l’Act ou l’axe d’amélioration. À cette étape, des améliorations seront apportées au plan d’action. Ce dernier sera également standardisé selon les objectifs atteints.
Cette approche, souvent utilisée au sein des entreprises, peut également servir à titre personnel. Par exemple, si la personne souhaite atteindre des visées personnelles ou acquérir de nouvelles connaissances.
Les entreprises évoluant dans le secteur du développement web disposent également d’un tableau Kanban adapté. Toutefois, ce dernier est réparti en 5 colonnes, dont celle du Backlog. L’utilisateur pourra y ajouter les fonctionnalités obligatoires. Vient ensuite la colonne « Sélectionnée », où il pourra choisir les options devant être intégrées en priorité.
Une autre colonne est dédiée au développement. En fait, lorsqu’une fiche se trouve dans cette colonne, cela signifie qu’elle est phase de développement. La 4ème colonne, nommée « déploiement », est celle où le développeur exige une démonstration de la fonctionnalité. Enfin, la dernière colonne « recette » concerne les fonctionnalités ayant été testées. Le but est de s’assurer de leur bon fonctionnement.
Passionné par le web et l’entrepreneuriat, j’ai fondé Digitiz en 2016. Mon objectif est de vous transmettre mon expérience et de pouvoir vous faire gagner du temps dans le choix de vos outils.