Les entreprises stockent et manipulent de nombreuses données dites “ sensibles “. Il existe aujourd’hui des méthodes afin de sécuriser ces informations comme l’utilisation d’un coffre-fort numérique. Cette solution d’archivage offre une protection efficace et est devenue une étape essentielle de la digitalisation RH.

Découvrez ce qu’est un coffre-fort numérique, ses fonctions et les avantages que sa mise en place représente.

Le coffre-fort numérique : définition

Le coffre-fort numérique, également appelé coffre-fort électronique ou e-coffre-fort, est une solution digitale qui permet d’archiver des documents sur des serveurs distants et accessibles par internet en toute sécurité. D’ailleurs, cet espace virtuel de stockage est surnommé le cloud.

Choisir une solution de coffre-fort numérique vous donnera la possibilité de conserver de nombreux documents comme ceux administratifs, juridiques ou bancaires, des fiches de paie, des contrats de travail ou encore des contrats clients.

Les fonctions d’un coffre-fort numérique

La principale fonction d’un coffre-fort numérique est de garantir une sécurité à toute épreuve. En effet, contrairement à d’autres outils digitaux, les données qu’il abrite ne sont pas accessibles à l’hébergeur.

Les informations stockées sont donc cryptées et uniquement accessibles via une clé de déchiffrement. Le CFN propose plusieurs fonctions principales comme :

  • La collecte et l’archivage des données : c’est l’une des fonctionnalités primordiales d’un coffre-fort électronique. Les données sensibles sont ainsi stockées dans un même espace numérique, accessible à ceux qui en ont la permission.  
  • La gestion des données : vous pourrez organiser et gérer vos données comme bon vous semble. Un coffre-fort numérique est consultable en tout temps et depuis partout, selon les modalités d’autorisation d’accès. Vous pourrez également supprimer les informations obsolètes ou non-désirées.
  • La sécurisation des documents : l’intérêt d’un coffre fort est de garantir une protection numérique de haut niveau à l’ensemble des documents hébergés. Grâce à des techniques de cryptographie, la sécurité des données est assurée.
  • Le partage de documents : cette solution permet un partage rapide et facile avec la dématérialisation. Certains coffres-forts numériques proposent même un système d’emailing pour un partage encore plus simple.
  • La traçabilité des opérations : toutes les opérations réalisées dans le cloud sont notifiées et datées. Cette traçabilité permet aux différentes collaborateurs de prendre connaissance des dernières actions réalisées par les différents utilisateurs.

D’ailleurs, pour accéder à son coffre fort, le salarié a besoin d’un numéro de matricule RH.

Quel type de documents peut-on stocker dans un coffre-fort numérique ?

Un coffre-fort électronique peut intégrer un grand nombre de documents. En effet, il est possible d’y stocker de nombreuses informations importantes sans restrictions vraiment notables si ce n’est des délais de conservation imposés par la loi.

Il est principalement utiliser pour archiver :

  • Des documents RH : fiches de paie, contrats de travail, avenants, lettres de démission…
  • Des factures : factures clients, fournisseurs…
  • Des documents fiscaux : livres et registres de compte, déclarations diverses…
  • Des documents juridiques : acquisition de bien, Kbis, titre de propriété…
  • Des documents commerciaux : contrats, partenariats, achats…
  • Des documents sociaux : Statuts de la société, bilan, compte de résultat, annexes, rapports…

La durée de conservation des ces documents varie entre 5 ans pour un contrat de travail et 50 ans pour un bulletin de paie.

Les avantages du coffre-fort numérique

Opter pour une solution de coffre-fort numérique offre de nombreux avantages, tant pour les salariés que pour l’employeur.

Une réponse aux obligations légales

Avec l’e-coffre-fort, vous êtes en conformité avec la loi. Cet outil vous aide à respecter la législation concernant la protection des données personnelles (RGPD) et la loi Travail de 2016.

Un archivage sécurisé

C’est l’une des grandes forces du CFN ! Toutes les données sensibles sont cryptées et stockées sur cet espace sécurisé et confidentiel. Seules les personnes autorisées peuvent accéder à ces informations.

Une traçabilité précise

Par un système d’horodatage, toutes les intéractions sont notifiées dans le coffre-fort numérique. Il est ainsi facile de tracer l’historique des utilisateurs et des dernières modifications.

Une simplification des process RH

Le fait de dématérialiser les documents et de les préserver dans un même espace simplifie grandement les process RH. Chaque collaborateur peut accéder aux informations qu’il désire, comme ses bulletins de salaire, en quelques clics.

Un gain de stockage considérable

L’utilisation d’un coffre-fort numérique vous octroie un gain de place considérable. Plus besoin d’encombrer votre ordinateur ou vos bureaux de paperasse, tout est entreposé dans le cloud !

Une collaboration facilitée

Le partage de documents et la facilité d’accès encouragent et développent la collaboration. Les différents intervenants peuvent dorénavant échanger des informations au sein d’un même écosystème numérique.

Une solution écologique 

En choisissant une solution dématérialisée, vous réduisez considérablement votre empreinte numérique. Vous évitez ainsi l’usage du format papier et faites un geste pour l’écologie.

Par la mise en place d’un coffre-fort numérique, vous accélérez la digitalisation de votre entreprise. Surtout, vous offrez un outil aux nombreux avantages, tant pour vous que les services RH, les salariés et vos collaborateurs.

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