Relance facture impayée : Exemples d’emails + conseils

Lorsqu’une facture reste impayée à son échéance, il est essentiel d’agir rapidement pour relancer votre client. Cependant, il n’est pas toujours facile de trouver la bonne méthode pour le faire sans compromettre la relation commerciale existante. Dans cet article, nous vous proposons des conseils pratiques et des modèles de relances éprouvées pour gérer les retards de paiement tout en préservant vos intérêts et votre image professionnelle.

Identifier les causes du retard de paiement

Avant d’entamer un processus de relance, il convient d’identifier les raisons éventuelles du retard. Une communication claire et directe avec votre client peut vous aider à comprendre les obstacles rencontrés.

• Un problème administratif : le client n’a pas reçu la facture ou l’a égarée.
• Un litige : le client conteste un élément de la prestation ou du montant facturé.
• Des difficultés financières : le client rencontre des problèmes de trésorerie.

Adapter votre approche en fonction de la situation permettra de résoudre plus rapidement le problème et d’éviter de détériorer la relation commerciale avec votre client.

Préparer un plan de relance adapté

Pour relancer vos clients avec succès, il est essentiel de prévoir un plan d’action personnalisé qui prend en compte les particularités de chaque dossier et favorise une approche respectueuse et constructive. Voici quelques éléments clés à intégrer dans votre démarche :

1. La vérification des informations : assurez-vous que les coordonnées du client sont exactes et à jour afin de faciliter la prise de contact.
2. L’analyse de la situation : évaluez les raisons possibles du retard de paiement (problème administratif, difficultés financières, mécontentement, etc.) pour adapter votre discours en conséquence.
3. Le choix des moyens de communication : privilégiez les canaux de communication les plus appropriés selon le contexte (téléphone, courrier, e-mail, SMS, etc.).
4. La définition d’un calendrier de relance : établissez un planning précis des différentes étapes de la procédure, en tenant compte des délais légaux et contractuels.

Privilégier une approche progressive et personnalisée

Dans un premier temps, privilégiez une relance amiable. Cela consiste à envoyer un e-mail ou un courrier rappelant simplement la date d’échéance dépassée et invitant votre client à régler la facture. Personnalisez votre message en fonction de la relation existante avec le client et de l’historique des paiements.

Aussi, afin de maximiser vos chances de recouvrement, il est judicieux de vous préparer aux éventuelles réponses ou objections que pourrait formuler votre client lors de la relance. Réfléchissez à des arguments pertinents et des solutions adaptées pour répondre de manière constructive aux différentes situations.

Modèle de relance facture impayée (1er rappel courtois)

Objet : Rappel concernant la facture numéro [numéro de la facture]

Cher(e) [Nom du client],

J’espère que vous allez bien,

Il semble qu’il y ait eu un oubli concernant le paiement de la facture numéro [numéro de la facture] qui était due le [date d’échéance]. Le montant total de la facture est de [montant].

Si vous avez déjà effectué ce paiement, nous vous prions de bien vouloir nous envoyer une preuve de ce paiement. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez effectuer votre règlement par [mode de paiement].

Nous vous remercions de votre prompte attention à cette question.

Cordialement,
[Votre nom]

Modèle de relance facture impayée (2ème rappel plus formel)

Modèle de relance facture impayée (3ème rappel urgent)

Objet : Dernier rappel concernant la facture impayée numéro [numéro de la facture]

Cher(e) [Nom du client],

Malgré nos deux précédentes relances, nous n’avons pas encore reçu de paiement pour la facture numéro [numéro de la facture] qui était due le [date d’échéance].

Il est important que nous résolvions cette question immédiatement. Si le paiement n’est pas reçu d’ici [une date précise, généralement une semaine], nous devrons malheureusement engager des procédures de recouvrement, ce que nous aimerions éviter.

Si vous rencontrez des problèmes financiers qui empêchent le paiement, veuillez nous contacter afin de discuter de possibles arrangements.

Nous espérons sincèrement que nous pourrons résoudre ce problème à l’amiable.

Cordialement,
[Votre nom]

Que faire si les relances ne suffisent pas ?

La mise en demeure

Si malgré vos relances amiables, la situation ne se débloque pas, il est temps d’envisager un courrier de mise en demeure. Cette lettre a pour objectif de signifier officiellement au client qu’il doit régler sa dette sous peine de poursuites judiciaires. N’oubliez pas d’inclure les informations essentielles telles que la référence de la facture, le montant dû, les pénalités de retard et le délai accordé pour le paiement.

La saisie d’un professionnel du recouvrement

Si la situation n’a toujours pas évolué après la mise en demeure, il peut être nécessaire de faire appel à un spécialiste du recouvrement ou à un avocat. Ces professionnels peuvent vous accompagner pour engager des procédures plus contraignantes, telles que l’injonction de payer ou le recouvrement judiciaire.

• Un gain de temps : le recouvrement est une activité chronophage qui peut nuire à votre productivité.
• Une expertise : les professionnels maîtrisent les techniques et les outils adaptés pour obtenir le paiement des créances.
• Un pouvoir dissuasif : la saisine d’un professionnel du recouvrement témoigne de votre détermination à obtenir satisfaction.

Inclure des pénalités de retard 

En France, le cadre légal des pénalités de retard de paiement est principalement défini par le Code de commerce. Celui-ci prévoit notamment un délai maximum de paiement entre professionnels, fixé à 60 jours à compter de la date d’émission de la facture, sauf accord contraire entre les parties.

Au-delà de ce délai, des pénalités de retard peuvent être appliquées. Le taux d’intérêt appliqué pour ces pénalités est déterminé en fonction du taux directeur de la Banque centrale européenne (BCE) et ne peut être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal.

Les pénalités de retard sont calculées sur la base du montant TTC de la facture impayée, selon la formule suivante :

Pénalités = Montant TTC x (Taux d’intérêt / 100) x (Nombre de jours de retard / 365)

Il convient de noter que les pénalités sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire. Elles s’appliquent dès le premier jour de retard et sont dues jusqu’à la date de règlement effectif de la facture.

Prévenir les impayés grâce à des mesures préventives

Enfin, pour limiter les risques d’impayés, n’hésitez pas à mettre en place des mesures préventives :

• Assurez-vous de l’exactitude et de la clarté de vos factures : facilitez leur traitement par le client en mentionnant toutes les informations nécessaires (coordonnées bancaires, délai de paiement, etc.).
• Mettez en place un suivi régulier des paiements : vérifiez régulièrement l’état de vos créances pour repérer rapidement les retards de règlement.
• Favorisez les relances automatiques : des outils de gestion automatisée des factures peuvent générer des rappels personnalisés et adaptés à chaque client.