Top 8 des logiciels de gestion de la connaissance (KPM)

Les logiciels de gestion des processus de connaissance (KPM) aident les entreprises et individus à rationaliser leurs opérations, à améliorer la prise de décision et à stimuler l’innovation. Ces outils intègrent les données, automatisent les tâches et fournissent des informations en temps réel, ce qui les rend essentiels pour rester compétitif.

Les logiciels de KPM sont utilisés dans divers secteurs pour gérer les documents, analyser les données, faciliter la collaboration et assurer le suivi des projets.

Découvrez dans ce guide une sélection des 8 meilleurs logiciels de gestion de la connaissance pour améliorer la performance des organisations.

1. Obsidian

Obsidian est un outil de prise de note en Markdown et de gestion de connaissances édité en 2020. Ses fonctionnalités de base comprennent :

• La création de liens entre les notes
• La visualisation graphique des connexions
• Un historique des modifications et des révisions
• Le partage des fichiers entre collaborateurs
• La synchronisation des notes sur les appareils

Il est possible de compléter l’outil en ajoutant quelques-uns des milliers de pluginsdisponibles. Obsidian suggère aussi des centaines de thèmes pour personnaliser son interface à l’image de l’utilisateur. Puis, l’outil fonctionne sur les navigateurs Windows, Mac et Linux ainsi qu’avec des applications mobiles Android et iOS. Vous pouvez ainsi l’utiliser partout, même en mode hors ligne. Cependant, il propose peu de fonctionnalités de collaboration, limitant la possibilité d’ajouter des commentaires et des mentions sur les notes.

Obsidian est gratuit pour un usage personnel. Le prix de la licence commerciale s’élève à 50 $ annuel par utilisateur, avec un essai gratuit de 14 jours.

2. Anytype

Anytype est un logiciel de gestion de connaissances open-source.Cet outil no-codeintègre plusieurs fonctionnalités comme :

• Un éditeur de blocs
• La gestion centralisée des données et des documents
• La visualisation graphique des connexions
• La gestion de tâches
• La gestion de la relation client
• La collaboration peer-to-peer

Anytype présente l’avantage d’être un logiciel local-first. Autrement dit, vous pouvez accéder à la plateforme sans connexion internet. Ce qui fait de lui une solution plus fiable et plus sécurisée. De plus, il offre une protection optimale des données grâce à un chiffrement de bout-en-bout. En revanche, cet outil est plus compliqué à utiliser en raison de son infrastructure unique. Il propose également peu d’options de personnalisation.

Le plan tarifaire de Anytype comprend une offre gratuite pour les petites équipes et deux options payantes pour les moyennes et grandes entreprises : Builder (99 $ par an) et Co-Creator (299 $ pour 3 ans).

3. MyMemo.ai

MyMemo.ai est un logiciel de gestion de connaissance alimenté par l’IA, conçu pour faciliter la collecte, l’organisation et l’analyse des données. Dans cette optique, il met à disposition des fonctionnalités comme :

• L’enregistrement des contenus numériques (articles, vidéos, liens de pages web, etc.)
• La prise de notes
• La collecte d’informations provenant du web
• L’analyse des informations clé
• La génération de nouveaux contenus à partir des connaissances existantes
• La vérification de source pour les contenus générés par l’IA

En s’appuyant sur l’intelligence artificielle, MyMemo.ai est un outil de choix pour trouver rapidement des informations spécifiques. Le logiciel est également en mesure de fournir des recommandations en se référant sur la base de connaissances de l’utilisateur. Toutefois, il présente des limites en n’étant pas capable de traiter des données temporelles ou externes.

MyMemo.ai dispose d’un plan gratuit ainsi que des options Premium : Pro (9,9 $ mensuel) et Ultra (19,9 $ mensuel). Vous aurez droit à un demi-tarif pour le premier mois.

4. Notion

Notion est un outil no-code qui permet de créer un système de base de connaissances internes. Cette plateforme logicielle inclut des fonctionnalités comme :

• L’édition des notes et des documents
• Un moteur de recherche avec filtres
• Une table des matières
• Des menus dépliants
• La création de liens entre les pages
• L’importation d’images et de vidéos
• La synchronisation des blocs
• Le partage d’informations depuis Slack, Jira, Github et bien d’autres outils
• La gestion des tâches depuis des tableaux Kanban
• La mise en place de listes de contrôle
• Des rapports analytiques

Avec autant d’outils, il faut dire que Notion est un logiciel de gestion de connaissances ultra complet et puissant. En revanche, les possibilités de personnalisationqu’il propose rendentsa prise en main plus complexe.

Notion dispose d’un plan gratuit pour les particuliers et de deux options payantes pour les professionnels  : Plus (8 $) et Business (15 $). Une offre sur-mesure est également proposée pour les grandes structures.

5. Tana

Lancée en 2020, Tana est une solution logicielle de prise de note qui intègre une technologie d’intelligence artificielle. Cet outil permet :

• L’édition de texte
• L’enregistrement et l’organisation des notes
• La création de supertags pour relier les notes et les projets
• La création d’un graphe de connaissance
• Le partage de contenus textuels et médias
• La recherche de nœuds
• La capture d’écran
• Le scan de document
• L’enregistrement vocal
• La visualisation des informations sous forme de listes, de tableaux, de graphiques et de calendriers

Avec l’aide de l’IA, Tana permet d’exploiter rapidement les informations, offrant ainsi un gain de temps et de productivité. De plus, il peut fonctionner en mode hors ligne afin que vous puissiez travailler même sans connexion. Il synchronise ensuite les données une fois connecté. Cependant, la prise en main peut prendre du temps en raison de la complexité de l’outil.

Au niveau tarif, Tana est accessible gratuitement en cas d’usage personnel. Les entreprises et les professionnels, quant à eux, doivent débourser 14 $ par mois pour profiter de l’outil.

6. MyMind

MyMind est une application alimentée par l’intelligence artificielle qui offre un espace pour conserver des notes, des images et autres documents. Ses fonctionnalités incluent :

• Un espace de sauvegarde des contenus numériques
• Un moteur de recherche IA
• Un marquage intelligent
• L’ajout de notes et de commentaires
• L’insertion de résumé
• La sauvegarde d’articles
• La catégorisation et la création de balises des données

Simple et intuitif, MyMind est facile à utiliser. Avec ce logiciel, tout se fait en quelques clics, de la sauvegarde des pages au surlignage des passages. Le recours à l’intelligence artificielle le rend davantage efficace pour organiser les informations. Son seul inconvénient est l’absence de fonctionnalités de collaboration en temps réel. Ce n’est pas donc pas le meilleur choix à prendre si vous avez besoin de travailler de manière synchronisée avec votre équipe.

MyMind propose trois plans payants : Student of Life (6,99 $ mensuel), Mastermind (12,99 $ mensuel) et Newton (299 $ annuel).

7. Mem

Mem est une plateforme basée sur l’IA qui transforme les notes en une base de connaissances efficace. Pour faciliter le partage d’informations en interne, cette solution logicielle propose une suite complète de fonctionnalités, incluant :

• L’organisation des données en fonction des sujets, des personnes et des événements
• L’enregistrement des URL et des pages web
• La synchronisation des e-mails et des calendriers
• L’intégration de pièces jointes
• La rédaction de résumés

Le principal atout de Mem repose sur sa capacité à générer ou à rechercher rapidement des notes et des documents. Cet outil promet ainsi d’améliorer la productivité de l’équipe. En revanche, la prise en main peut prendre du temps pour les novices. Les utilisateurs regrettent aussi qu’il ne soit disponible qu’en anglais.

Mem est accessible à partir de 8,33$ par mois. Néanmoins, il est possible d’essayer gratuitement l’outil. Les équipes avec des besoins spécifiques, quant à elles, peuvent tout de même profiter d’une offre sur-mesure.

8. Evernote

Evernote est une solution logicielle tout-en-un lancée en 2008 pour simplifier la gestion des données professionnelles. Cet outil offre une panoplie de fonctionnalités, à savoir :

• La prise de note
• L’auto-organisation avec IA
• La numérisation des documents
• Un moteur de recherche avancée
• La gestion des tâches
• La gestion des pièces jointes
• Le partage de notes par email
• La capture d’écran

Avec ses nombreuses fonctionnalités, Evernote se présente comme un outil complet pour gérer les informations d’entreprises depuis un seul endroit. Il fait ainsi gagner en temps et en productivité. Le logiciel est également apprécié pour son interface agréable et intuitive qui facilite sa prise en main. Son seul défaut réside dans le manque d’interaction avec des outils externes.

En ce qui concerne son plan tarifaire, Evernote propose une offre gratuite qui donne accès à ses fonctionnalités basiques. Pour profiter davantage de l’outil, l’abonnement à l’un de ses plans payants est requis : Personal (10,83 $), Professional (14,17 $), Teams (20,83 $).