Top 10 des logiciels dématérialisation factures clients et fournisseurs

Dernière modification le 23 septembre 2024

Aujourd’hui, les entreprises cherchent à rendre leurs processus plus efficaces et à réduire leurs coûts. L’un des moyens d’y parvenir est la dématérialisation des factures clients et fournisseurs. Il s’agit de remplacer les documents physiques par des versions numériques, ce qui permet aux entreprises de bénéficier d’un traitement et d’un stockage plus rapides des factures. Dans cet article, nous explorons les 10 meilleures solutions de dématérialisation disponibles aujourd’hui afin que vous puissiez trouver celle qui convient le mieux à votre entreprise.

1. Pennylane

Pennylane est un logiciel de gestion d’entreprise conçu pour répondre aux besoins des TPE et PME en pleine croissance, qui ont des flux fournisseurs importants à gérer. En automatisant la collecte et la saisie des factures fournisseurs, Pennylane permet de gagner un temps précieux en éliminant les tâches fastidieuses de saisie manuelle des factures. Grâce à son module de suivi des factures, il offre également une meilleure visibilité sur les dépenses de l’entreprise, permettant ainsi une meilleure gestion de celles-ci. Enfin, Pennylane permet de payer rapidement les fournisseurs sans avoir à utiliser l’extranet bancaire, simplifiant ainsi le travail des services comptables. C’est sans aucun doute l’un des meilleurs outils sur le marché pour les entreprises ayant d’importants flux avec les fournisseurs.

2. Axonaut

Axonaut est un logiciel de gestion d’entreprise complet conçu pour répondre aux besoins des TPE et PME. Avec des fonctionnalités de facturation électronique, cette solution permet de dématérialiser les factures des clients et fournisseurs, de leur édition à la gestion de leur stockage. Axonaut facilite la centralisation des données, ce qui permet aux entreprises d’ automatiser leurs processus et de faciliter l’audit. De plus, grâce à sa conformité à la loi anti-fraude à la TVA et à son adaptation au format Factur-X, Axonaut permet aux entreprises de rester conformes aux réglementations en vigueur et à venir. En fin de compte, Axonaut offre une solution efficace pour la gestion de l’entreprise en simplifiant les tâches administratives et en améliorant la productivité globale de toutes les activités.

3. Yooz

Les entreprises et les cabinets d’expertise comptable utilisent massivement Yooz, un outil de dématérialisation de l’ensemble du processus purchase to pay. Yooz offre une large couverture fonctionnelle pour la dématérialisation de la facture et rationalise les opérations d’achat à l’aide de technologies d’IA et de Deep Learning innovantes. En outre, Yooz veille à garantir une piste d’audit fiable, la conformité réglementaire, ainsi que la sécurité et la confidentialité des données. Cette solution a clairement l’ambition de devenir la Plateforme de Dématérialisation Partenaire de référence pour toutes les entreprises évoluant dans le cadre de la réforme de la facturation électronique. Avec la montée en puissance de Yooz, les entreprises peuvent être confiantes en leur capacité à optimiser leur gestion et leurs processus financiers, ce qui leur permettra de se concentrer sur leur cœur de métier en toute tranquillité.

4. DocuWare

DocuWare, une solution GED d’une grande envergure, s’adresse à toutes les entreprises, des PME aux grands groupes, en passant par les collectivités. Elle permet une dématérialisation de tous les documents d’entreprise et l’automatisation des workflows, pour une efficacité maximale. Parmi les secteurs et services concernés, citons la comptabilité et les finances, les ressources humaines, les ventes et le marketing, la qualité et le juridique. Dans ce contexte, DocuWare peut parfaitement s’avérer être l’un des meilleurs logiciels de dématérialisation de factures clients et fournisseurs, garantissant un traitement rapide et sécurisé des informations, ainsi qu’une optimisation des processus opérationnels. Avec ses fonctionnalités de numérisation, d’extraction de données et de validation des factures, DocuWare offre une solution complète pour les entreprises désireuses d’optimiser leur gestion documentaire.

5. Zeendoc

Zeendoc, logiciel de Gestion Électronique de Documents (GED) en mode SaaS, leader français sur le marché des TPE et PME, révolutionne votre manière de gérer vos ressources documentaires (factures, bulletins de paies, note de frais, etc…). Cette solution, conçue pour être intuitive, s’adapte précisément à chaque entreprise. Zeendoc dématérialise, sécurise et automatise vos processus. Avec Zeendoc, vous accédez instantanément à vos documents où que vous soyez, 24/7, optimisant votre temps, facilitant la transmission d’information tout en mettant en place des processus robuste pour votre entreprise. Zeendoc est 100% hébergé en France. Découvrez la puissance de l’adaptabilité avec Zeendoc.

6. Open Bee

Open Bee est une solution française de gestion électronique des documents (GED) sur-mesure et intuitive, conçue pour vous faciliter la vie. Grâce à cette plateforme, vous pouvez stocker en toute sécurité, gérer et partager facilement vos fichiers dématérialisés depuis une seule et même interface. La personnalisation de la plateforme à l’image de votre entreprise est également possible, en fonction de vos besoins spécifiques. Son but ultime est d’automatiser vos processus métiers et de digitaliser tous vos documents (factures, contrats, RH…) pour accélérer votre transformation digitale. Vous cherchez un excellent logiciel de dématérialisation de factures ? Ne cherchez plus ! Open Bee est la solution qu’il vous faut. Avec elle, vous pouvez dire adieu à la paperasse et au stress de la gestion manuelle des factures.

7. Deltic

Deltic est un logiciel de dématérialisation des documents, spécialisé dans la facturation client et fournisseur ainsi que la gestion des dossiers RH. Il est adapté à différents secteurs tels que le transport, le BTP, le conseil-service, le négoce ou encore l’industrie. Grâce à des workflows intégrant l’intelligence artificielle, le traitement et la validation de documents sont plus efficaces et transparents. Les économies de temps réalisées sur la gestion accélèrent le paiement des factures clients. Le système de conservation d’archives de Deltic est fiable et respecte les durées légales pour garantir la sécurité de vos documents. En somme, Deltic est une solution complète qui permet un traitement rapide et sécurisé des documents tout en offrant des économies non négligeables.

8. Nexia

NEXIA est bien plus qu’un simple logiciel de gestion électronique de documents (GED). Cette solution transverse nouvelle génération conçue par Axess est spécialement conçue pour s’adapter à tous les services de votre entreprise. Son moteur de recherche intelligent facilite les échanges et garantit la traçabilité et la sécurité de tous vos documents importants. Mais ce qui distingue vraiment NEXIA, c’est sa capacité à dématérialiser les factures clients et fournisseurs. En utilisant cette solution puissante et intuitive, vous pouvez gérer efficacement toutes les informations importantes relatives à vos factures, de la réception à l’archivage. De plus, grâce à son interopérabilité avec les principaux logiciels métiers et ERP du marché, NEXIA aide à améliorer la productivité et la rentabilité de votre entreprise.

9. Elo

Transformez la gestion de vos factures en un processus simple et efficace grâce à ELO Invoice. Plus besoin de passer des heures à effectuer manuellement la saisie et la validation des factures entrantes. Avec ELO, vous bénéficiez d’un système dématérialisé et automatisé qui prend en charge tous les formats de documents, qu’il s’agisse de PDF envoyés par mail ou de documents numérisés. Tout en reconnaissant les informations importantes pour une comptabilité efficace, ELO vous permet de gagner un temps précieux. En choisissant ELO Invoice, vous améliorez considérablement votre gestion de factures et réduisez vos coûts administratifs. Profitez dès maintenant des avantages d’un processus de traitement automatisé et dématérialisé pour votre entreprise avec ELO Invoice.

10. Sage

Si vous cherchez un moyen simple et intuitif pour gérer vos factures fournisseurs et gagner du temps, Sage est l’outil qu’il vous faut. Il vous permettra de vous libérer de certaines tâches administratives chronophages liées à la comptabilité ou à l’aspect commercial, notamment le pointage des factures fournisseurs. Bien qu’il nécessite une formation pour les collaborateurs, Sage vous permettra de suivre avec précision et fluidité les paiements en ligne ou le suivi des factures impayées. C’est un outil complet qui permet de gérer tous les aspects liés à la facturation. Avec une interface facile à utiliser et des fonctionnalités avancées, Sage est un véritable allié pour votre entreprise à la recherche d’une solution de gestion de factures fournisseurs fiable et efficace.

Comment choisir sa solution de dématérialisation

La dématérialisation transforme les supports physiques en fichiers numériques, améliorant performance, sécurité et conformité. Face à l’abondance d’offres, choisir sa solution de dématérialisation peut sembler complexe. Voici des pistes pour orienter votre choix.

• Évaluez précisément vos besoins et objectifs.
• Comparez les fonctionnalités essentielles et la conformité des différentes offres.
• Choisissez une solution fiable, sécurisée et économiquement avantageuse.

La dématérialisation est bénéfique pour toutes les entreprises, de la TPE à la grande entreprise, en réduisant les coûts, en optimisant les processus et en améliorant la satisfaction client tout en respectant l’environnement. Sélectionner la solution adéquate nécessite de considérer l’activité, le secteur et la taille de votre entreprise.

Évaluation de vos besoins et des objectifs de dématérialisation

La sélection d’une solution de dématérialisation nécessite d’abord un diagnostic précis de votre situation actuelle et une définition claire de vos attentes. Cela implique de considérer trois aspects fondamentaux : les processus à numériser, les utilisateurs impactés et les volumes de données concernés.

Définir les processus à dématérialiser

La numérisation peut s’appliquer à divers documents et processus, incluant la facturation, la gestion contractuelle, la signature électronique ou encore la gestion des ressources humaines. Il est essentiel d’identifier les processus clés pour votre entreprise, ceux qui engendrent des pertes de temps ou de ressources, ou qui sont réglementés par la loi. Cette identification vous permettra de classer les processus à numériser selon leur importance, leur complexité et leur faisabilité.

Identifier les utilisateurs et leurs besoins spécifiques

La transition vers le numérique modifie les routines de travail non seulement de vos employés, mais également de vos clients, fournisseurs et partenaires. Il est essentiel de les impliquer dans le projet et de saisir leurs besoins précis.

Quels documents manipulent-ils ? Quels formats, supports et canaux de communication privilégient-ils ?

Quels outils utilisent-ils déjà et quelles sont les éventuelles difficultés rencontrées ? Répondre à ces questions vous aidera à spécifier les fonctionnalités et les exigences de performance de votre solution de dématérialisation.

Anticiper les volumes de données et leur croissance

Opter pour la dématérialisation signifie aussi gérer une augmentation significative des données numériques. Il est donc vital de prévoir cette expansion et de s’assurer que votre solution puisse supporter une capacité de stockage adéquate et scalable. La sécurité et la traçabilité des données doivent être garanties, en conformité avec les standards de confidentialité et de protection des données personnelles.

Il est également important de planifier la conservation et la destruction des documents selon leur durée de vie légale et leur valeur probante.

Comparaison des fonctionnalités clés et normes de conformité

Pour choisir la solution de dématérialisation adaptée à vos besoins, il est essentiel de considérer trois aspects principaux : les fonctionnalités proposées, la conformité aux législations et normes actuelles, et la capacité d’intégration avec vos systèmes d’information déjà en place.

Fonctionnalités indispensables versus fonctionnalités avancées

Les fonctionnalités nécessaires d’une solution de dématérialisation dépendent du type de documents et processus à gérer. Les fonctionnalités de base comprennent la numérisation, la conversion, la signature électronique, le stockage, l’archivage et la consultation des documents. Elles assurent la fidélité, la lisibilité, la traçabilité et la valeur légale des documents numérisés. Par ailleurs, des fonctionnalités avancées telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR), l’extraction de données, les workflows de validation, ou encore la gestion comptable et des relances, permettent d’améliorer le traitement et le suivi des documents. Il est donc important de sélectionner une solution qui couvre vos besoins spécifiques, en considérant à la fois la qualité, le coût et le retour sur investissement.

Conformité avec la législation et les normes en vigueur

La dématérialisation doit se conformer aux lois et normes en vigueur, notamment en matière fiscale, comptable, de protection des données, et de sécurité de l’information. Assurez-vous que la solution choisie respecte les exigences légales et dispose des certifications ou labels nécessaires. Pour la dématérialisation des factures, par exemple, il est essentiel de suivre les directives du portail public de facturation pour le secteur public et les nouvelles réglementations pour le secteur privé. La solution doit également être conforme aux normes techniques spécifiques, comme la norme NF Z 42-026 pour la numérisation fidèle ou la norme ISO 27001 pour la sécurité de l’information.

Intégrations possibles avec vos systèmes d’information existants

La dématérialisation doit s’intégrer de manière fluide avec vos systèmes d’information actuels, tels que les logiciels de comptabilité, de gestion commerciale ou de ressources humaines. Il est donc essentiel de choisir une solution offrant des options d’intégration, que ce soit via des interfaces standards ou personnalisées. Une bonne intégration facilite les échanges de données, minimise les erreurs et améliore l’efficacité de vos processus métier.

Sélection basée sur la fiabilité, la sécurité et le coût

Lorsque vous évaluez les solutions de dématérialisation, au-delà des fonctionnalités et de la conformité, il est essentiel de considérer la fiabilité, la sécurité et le coût. Ces critères sont fondamentaux pour assurer la réussite et la durabilité de votre projet de dématérialisation.

Évaluer la réputation et la fiabilité du fournisseur

Choisir une solution de dématérialisation signifie établir une relation de confiance avec votre fournisseur. Il est donc essentiel de s’informer sur sa réputation et sa fiabilité, en examinant son expérience, ses références, ses certifications, sa capacité à innover, la qualité de son service client, etc.

Explorer les avis d’utilisateurs, les témoignages, les études de cas, ou demander une démonstration ou un essai gratuit peut vous aider à vous assurer que le fournisseur répondra à vos attentes, vous accompagnera efficacement et offrira un service de qualité.

Analyser les mesures de sécurité proposées

La sécurité des données est primordiale dans tout projet de dématérialisation. Assurez-vous que la solution choisie propose un niveau de sécurité adéquat, à la fois technique et organisationnel. Vérifiez la conformité aux normes de sécurité de l’information, telles que l’ISO 27001, et l’existence de certifications ou labels reconnus, comme le label France Cybersecurity.

Examinez également les mesures de sécurité mises en place par le fournisseur, telles que le chiffrement des données, les procédures de sauvegarde et de restauration, la gestion des accès et des droits, ainsi que la détection et la prévention des intrusions, pour vous protéger contre toute perte, vol, corruption ou divulgation de données.

Étudier le modèle de tarification et le coût total de possession

Le coût joue un rôle clé dans le choix de votre solution de dématérialisation. Analysez le modèle de tarification et le coût total de possession, en tenant compte des facteurs tels que le nombre d’utilisateurs, le volume de documents et de stockage, et les fonctionnalités offertes.

Les modèles de tarification peuvent varier : fixes, variables, ou mixtes. Comparez les différentes offres pour trouver celle qui correspond à votre budget et à vos besoins.

Prenez en compte le coût total de possession, incluant le prix d’achat ou de location de la solution ainsi que les coûts annexes (installation, maintenance, formation, mises à jour, etc.) pour évaluer le retour sur investissement de la solution choisie.

Conclusion

La dématérialisation représente un enjeu stratégique majeur pour les entreprises, offrant des avantages significatifs en termes de performance, sécurité et conformité. Pour mener à bien un projet de dématérialisation, il est essentiel de choisir une solution parfaitement alignée avec les besoins spécifiques de votre entreprise, son secteur d’activité et sa taille.