Tout acte effectué au sein d’une entreprise, quelle que soit sa nature, doit être matérialisé par un document écrit, établi et signé par les parties qui en sont concernées. C’est ce que l’on appelle un contrat. Dans le cadre d’une transaction commerciale, l’élaboration de ce dernier est très importante, car il a une valeur juridique et ne peut être contesté.
C’est dans ce document que l’on peut voir les termes et les clauses d’une collaboration ainsi que tous les détails y afférent. Il sert de pièce justificative pour prouver l’existence d’une action ou d’une entente, mais doit pour cela être rédigé en bonne et due forme pour pouvoir servir ce que de droit. Pour gérer efficacement ses contrats, une entreprise doit disposer d’un système de gestion de contrats efficace et automatisé. On vous donne les bases fondamentales pour maîtriser et optimiser votre Contract Lifecycle Management.
Qu’est-ce que la gestion des contrats ?
La gestion des contrats ou contract management est un processus d’administration des documents qui entre dans le cycle de vie du contrat. Il a pour but de gérer ces derniers de façon systématique afin d’optimiser le rendement opérationnel et surtout financier de l’entreprise. L’élaboration d’un contrat peut impliquer la participation de plusieurs parties et contreparties.
Le processus de création et de gestion des contrats est composé de quatre phases bien distinctes :
- La phase précontractuelle ou planification qui comprend les négociations préliminaires du contrat entre l’entreprise et son client.
- La phase contractuelle est ponctuée par une demande de soumissions et une attribution du contrat.
- La rédaction du contrat selon les règles juridiques et son administration.
- La phase post-contractuelle ou clôture du contrat par une signature des parties concernées.
Il est à noter que la gestion des contrats concerne autant la rédaction de nouveaux contrats, mais également la révision ou la mise à jour de l’intégralité des documents juridiques ainsi que des contrats existants.Dans le cas où il y aurait changement et modification des textes en vigueur, alors lesdits contrats et documents juridiques doivent être rectifiés conformément à ces derniers.
Les étapes pour bien gérer ses contrats ?
La gestion des contrats est une tâche fastidieuse qui demande du temps et un savoir-faire particulier. Elle est parfois négligée par rapport aux autres tâches jugées plus importantes et impactantes sur la vie de l’entreprise. Que ce soit un contrat entre un employé et son employeur, ou bien avec un fournisseur, telles sont les bases à suivre pour un bon fonctionnement du processus de gestion des contrats :
1. Élaboration des documents et des contrats
Cette première étape consiste à l’identification du type de contrat et des documents juridiques à rédiger pour soutenir les objectifs de ce dernier. La rédaction à la main des contrats est une activité chronophage, qui nécessite rigueur et concentration. Pour éviter les erreurs issues des transferts manuels des données, il est préférable d’utiliser un système de gestion de contrats automatisé, cela s’avère plus rapide et se fait en quelques clics.
Par ailleurs, vous pouvez vous inspirer de certains modèles de contrats et des bibliothèques de clauses lors de la rédaction de votre contrat. Passer à l’usage du numérique pour la génération des documents est ainsi très efficace. D’un côté, il vous fait gagner en temps, d’un autre côté, il vous prévient des éventuelles erreurs. Il y a lieu de reconnaître que plus votre entreprise se développe, plus vos activités évoluent et les flux de travail internes deviennent plus complexes.
2. Collaboration et négociation
Après avoir rédigé le contrat, il est temps de passer à la négociation. C’est une étape qui peut prendre du temps, car c’est durant cette dernière que les parties comparent les contrats, observent et listent les éventuelles divergences. Recourir un système de gestion des contrats simplifie donc le processus de négociation, mais surtout réduit le temps passer sur cette action.
Opter pour l’utilisation de CLM vous procure de nombreux avantages, notamment sur le suivi des contrats via des parcours standardisés et l’identification des points essentiels et délicats lors du processus d’acheminement. Son automatisation améliore la qualité des contrats, mais surtout leur sécurité. L’usage d’un logiciel de Contract Lifecyle Management est donc la meilleure alternative pour optimiser le contrôle du processus de gestion des contrats. De plus, il rationalise le parcours des documents entre les services commerciaux et les services juridiques.
3. Signature du contrat ou approbation des documents
La signature est un élément très important dans un contrat. Sans elle, il n’est pas valable et ne peut pas être pris en compte. La légalité d’un contrat repose sur une signature sûre et vérifiable.
Avec l’entrée de la digitalisation, il est plus facile de signer des documents depuis n’importe quel endroit et à tout moment, également en cas d’urgence grâce à l’introduction de la signature électronique. Par conséquent, le processus de gestion des documents est optimisé. A noter que la signature électronique figure parmi les éléments reconnus par les tribunaux permettant de vérifier la participation ainsi que l’identité des signataires lors d’un audit numérique.
4. Intégration de la solution CLM avec les systèmes d’enregistrement
Un système CLM intégré permet d’accélérer tous les processus relatifs à la gestion de contrats en entreprise. Il sera plus facile de remplir les contrats avec des informations qui sont déjà stockées dans vos autres sources de données. De plus, il réduit considérablement votre travail et vous allège de certaines tâches administratives plutôt inutiles. Recourir à l’utilisation de signature électronique facilite les procédures d’exécution d’un contrat.
5. Centralisation, révision, audit et analyse des contrats
Les contrats sont des documents à forte valeur juridique, ils sont bien évidemment indispensables pour une entreprise. De ce fait, il est nécessaire de pouvoir accéder tant aux anciens qu’aux nouveaux contrats, mais surtout d’effectuer leur suivi de façon régulière.
Pour ce faire, vous devez les conserver dans un seul et même endroit. Lorsqu’ils sont stockés dans une même base de données, il vous sera possible d’analyser et de modifier les contrats existants compte tenu de l’évolution des textes en vigueur sur le secteur. Les systèmes CLM actuels disposent d’ailleurs de fonctionnalités innovantes qui vous permettent de déterminer, mais aussi de réduire les risques que vous pouvez encourir dans les contrats existants.
Passionné par le web et l’entrepreneuriat, j’ai fondé Digitiz en 2016. Mon objectif est de vous transmettre mon expérience et de pouvoir vous faire gagner du temps dans le choix de vos outils.