Le séminaire joue un rôle très important dans le développement d’une entreprise. C’est l’occasion pour les collaborateurs de discuter et travailler sur des projets communs, et de partager des moments de convivialité. L’organisation de ce type d’évènement n’est pas facile, surtout si vous avez un budget à respecter. Beaucoup de paramètres sont à prévoir, comme le lieu, la date, les activités et animations proposées. Suivez nos conseils pour réussir votre séminaire d’entreprise.
Sommaire
Étape 1 : Définissez le type de séminaire à organiser
Avant de vous lancer dans l’organisation d’un séminaire, il faut avant tout savoir lequel vous souhaitez. En effet, il existe plusieurs types de séminaire d’entreprise avec des objectifs différents.
- Séminaire de direction : Il regroupe toute l’équipe de direction dans un lieu calme, pour un court moment, afin de réfléchir et échanger sur les stratégies de l’entreprise.
- Séminaire de formation : Il doit se dérouler dans un endroit silencieux et loin des tâches quotidiennes afin que les collaborateurs puissent bien se concentrer.
- Séminaire commercial : Il rassemble les équipes commerciales dans le but de communiquer les informations sur les mois à venir : chiffres, objectifs, bonnes pratiques…
- Séminaire de motivation : Réunissant toutes les équipes, il a pour objectif de booster la cohésion, la motivation des salariés, mais également de les récompenser pour leurs efforts et atteintes d’objectifs.
Étape 2 : Choisissez le lieu et la date du séminaire
Une fois les objectifs de votre séminaire d’entreprise fixés, il est temps de choisir où et quand vous allez l’organiser. Voici comment vous y prendre.
-
Quelle salle choisir ?
Le choix du lieu dépend du type de séminaire que vous allez préparer ainsi que des objectifs à atteindre. Si c’est pour informer les participants, privilégiez un endroit calme et agréable. Vous n’avez pas besoin d’aller trop loin. L’important est que vous puissiez facilement transmettre les informations, et que celles-ci soient bien comprises. À l’inverse, si le but de votre séminaire est de favoriser le relationnel, optez pour un centre plus loin où vous pouvez réaliser des activités sportives et culturelles.
Bien évidemment, le choix du lieu doit correspondre à votre budget. Les prix des salles de séminaire ne seront pas forcément les mêmes selon les villes comme Paris, Marseille, Bordeaux ou Lyon. Les lieux de séminaires proposent généralement différentes formules pour convenir à tous les besoins.
-
Quel est le bon moment ?
Pour ce qui est de la date, le prix des prestations proposées varie en fonction de la période. Il faut donc choisir le bon moment pour réaliser des économies.
Tout d’abord, favorisez le début de la semaine. En effet, les entreprises ont tendance à organiser leurs séminaires en fin de semaine. Le lundi et mardi sont donc très peu demandés, ce qui peut amener les gérants des salles à réduire les tarifs afin d’attirer les clients. C’est également le cas lors des vacances scolaires. De juillet à août, les salles sont vides et moins chères, sauf dans les zones touristiques.
-
Et le mode de transport ?
Après la sélection du lieu et de la date, le transport est aussi un autre point à prévoir. L’avion low-cost est solution la moins chère. Mais il faudra planifier un moyen de transport complémentaire entre l’aéroport et votre destination finale. Le train est un choix idéal du point de vue environnemental, et si le lieu n’est pas trop loin. Si possible, il faut éviter la voiture qui est très onéreuse.
Étape 3 : Déterminez le type de restauration durant le séminaire
Au cours du séminaire d’entreprise, le repas constitue un moment de convivialité et une occasion pour vos équipes de recharger en énergies. Vous devez donc bien choisir le type de restauration.
Le repas debout est plus adapté si vous désirez instaurer une ambiance conviviale durant l’événement. Vous avez le choix entre un cocktail (apéritif, déjeunatoire ou dinatoire) ou un buffet. La formule assise est quant à elle conseillée pour un séminaire avec vos partenaires externes ou vos clients, ainsi que pour le séminaire de direction.
Étape 4 : Prévoyez des activités et des animations
Pour réussir votre séminaire d’entreprise, vous devez impérativement associer les réunions avec des activités team-building et des animations plus formelles.
Pour les activités, différents choix s’offrent à vous en fonction de vos objectifs. En voici quelques exemples :
- Sports : kayak, accrobranche, tir à l’arc…
- Sensations fortes : Rallye en karting, saut en parachute, canyoning, rafting …
- Détentes : massage, spa, yoga…
En fin de journée où la fatigue gagne les séminaristes, ils adoreront se relâcher avec des animations moins mouvementées. Vous pouvez par exemple faire venir un conférencier pour leur transmettre des messages motivants.
Étape 5 : Communiquez l’évènement à votre équipe
Lorsque votre séminaire d’entreprise est totalement prêt, c’est le moment de le communiquer à vos équipes et de les motiver à y aller. Vous pouvez leur envoyer un email qui détaille l’ensemble du programme : la thématique du séminaire, son déroulement, le lieu, la date, le transport, les activités prévues…
Après le séminaire, il est conseillé de remettre à tous les participants un compte rendu de l’événement et de les remercier d’avoir été présents. Vous pourrez également demander leurs avis et leurs retours pour améliorer les futures organisations.
Passionné par le web et l’entrepreneuriat, j’ai fondé Digitiz en 2016. Mon objectif est de vous transmettre mon expérience et de pouvoir vous faire gagner du temps dans le choix de vos outils.