Dernière modification le 8 décembre 2022
Lorsque l’on débute un nouveau projet, il est important d’optimiser son travail pour gagner en efficacité, en performance, ainsi qu’en productivité. Certaines règles allant dans ce sens sont d’ailleurs à connaître et à mettre en œuvre. On fait le point sur le sujet dans la suite de cet article.
Sommaire
Organisation du travail, qu’est-ce que ça veut dire ?
Par organisation et gestion de projet, comprenez l’ensemble des actions qui sont mises en place et ayant pour objectif d’optimiser la performance et l’efficacité en entreprise. Concrètement, cela peut passer par :
- La planification des tâches sur une certaine durée, qui peut être à la semaine ou au mois.
- La mise en place d’une routine.
- La création et la mise à jour régulière d’un tableau des tâches.
Le second point est particulièrement important et permet de se repérer dans une journée. L’idée peut donc être de faire du sport tous les midis, mais aussi de prendre le temps de lire avant de partir au travail. L’objectif n’est pas ici de créer une routine qui ne servira pas, mais de prendre du temps pour soi. Ainsi, vous serez plus à même de travailler efficacement et de prioriser vos différentes tâches.
La nécessité de prioriser
Un projet, qu’il soit à destination du web ou non, doit faire l’objet de priorisations. Toutes les tâches n’auront pas la même importance et certaines demanderont plus de temps que d’autres. En les planifiant, il demeure plus facile de gagner en efficacité, ainsi qu’en sérénité. La priorisation des missions peut être faite de diverses manières. Vous pouvez choisir de réaliser en priorité celle qui aura le meilleur rendement en fonction du temps passé dessus. Autre option, se focaliser sur celle ayant le plus de valeur ajoutée. Moins longue, elle vous offrira plus de résultats et vous permettra d’avancer davantage. Et bien sûr, vous pouvez aussi choisir de commencer une journée par la tâche qui vous motive le plus, tout en vous appuyant sur les outils que vous avez à disposition.
Les outils servant à s’organiser dans son travail
Un certain nombre d’outils pourront vous accompagner et vous aider à mieux organiser votre travail. Par exemple, le tableau blanc interactif. Souvent utilisé lors des réunions, il peut aussi vous permettre d’avoir une vision plus globale sur votre calendrier et les deadlines que vous aurez à respecter. Vous pourrez également réaliser des modifications directement par ce biais. Autre outil, le post-it. On le sait, il est beaucoup utilisé lors de séances de travail en équipe ou dans le cadre de brainstormings.
Pourquoi prévoir sa journée
Lorsqu’on a un projet à mener à terme, il est important de prévoir ses journées. Alors avant de commencer à prioriser vos tâches, vous devrez prendre le temps de planifier votre travail. Ainsi, vous aurez un aperçu plus concret des échéances à respecter et pourrez vous organiser en conséquence. Pour autant, gardez à l’esprit que des urgences peuvent survenir et qu’il se peut que vous preniez du retard dans le programme de votre journée. Dans ce cas, l’idéal est de déléguer une partie de ses tâches. Mais pour se faire, les missions devront avoir été définies en amont.
Prendre le temps de définir et lister ses missions
Concrètement, une to-do list doit respecter certains critères. Elle doit tout d’abord être cohérente avec le projet et ne doit comprendre que les tâches qui sont réellement utiles. Par ailleurs, elle vous aidera à comprendre que plus le temps que vous vous fixez pour une tâche est long, plus vous passerez de temps à faire des choses inutiles dessus. Et dans le cas où vous seriez à la tête du projet, veillez à définir les missions de chacun de manière claire et précise. Ainsi, chacun saura ce qu’il a à réaliser au cours de sa journée.
La loi Pareto, une aide à connaître
Lorsqu’on travaille sur un projet, il est recommandé de ne pas prévoir plus de cinq tâches importantes par jour. De cette manière, seulement 60 % du temps disponible est utilisé, ce qui laisse place aux éventuelles urgences à traiter ou modifications à faire. Vous gagnerez ainsi en efficacité, mais aussi en flexibilité et vous vous enlèverez une certaine pression. Après tout, il est bien connu qu’il vaut mieux s’attarder sur la qualité plutôt que sur la quantité. Et, selon la loi Pareto, seulement 20 % des tâches réalisées ont une réelle valeur ajoutée et permettent de mener à bien un projet.
Pour conclure
Enfin, un environnement calme vous permettra de gagner en efficacité. Bien que cela puisse sembler évident, il ne faut pas oublier que certains continuent de travailler dans des environnements bruyants. Alors si vous travaillez en open space ou dans un lieu de co-working et que vous avez une échéance importante qui arrive, n’hésitez pas à vous isoler dans une salle à part. Et bien sûr, n’hésitez pas à vous séparer de votre smartphone et à désactiver les notifications sur votre ordinateur, de manière à être totalement concentré sur votre tâche.
Passionné par le web et l’entrepreneuriat, j’ai fondé Digitiz en 2016. Mon objectif est de vous transmettre mon expérience et de pouvoir vous faire gagner du temps dans le choix de vos outils.