Le bon fonctionnement d’une entreprise requiert le respect de certaines obligations de l’employeur vis-à-vis de ses salariés. C’est le cas par exemple de l’émission d’une fiche de paie à une échéance régulière en fonction de la périodicité de la paie. Jadis, les fiches de paie étaient physiques et réalisées sur papier, mais depuis quelques années, elles ont été dématérialisées. Pourquoi faut-il opter pour cette nouvelle forme de fiche de paie ?
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Les fiches de paie en ligne sont pratiques
Les fiches de paie figurent parmi les documents très importants de votre vie de salarié. Elles permettent de prouver le paiement de votre salaire. Lorsque ces documents sont en version papier, on a tendance à les ranger en les classant par ordre chronologique. Toutefois, avec le temps, ces papiers s’empilent et il n’est pas toujours simple de s’y retrouver. Cela peut nécessiter, selon les cas, plusieurs heures, voire plusieurs jours pour trouver la fiche de paie que vous cherchez. En choisissant de passer au bulletin de paie en ligne, vous réglez définitivement ce problème.
En effet, ce type de document peut être consulté à tout moment et depuis n’importe où, même si vous n’avez pas d’accès à internet. Ces bulletins de paie en ligne sont accessibles depuis un téléphone, une tablette ou un ordinateur connecté au logiciel de paie. Ainsi, plus de soucis à vous faire pour retrouver une fiche de paie, quelle que soit son ancienneté. Les logiciels de paie, lorsqu’ils sont performants, présentent aussi un récapitulatif des principales informations du bulletin de paie. Un coup d’œil suffit donc pour les relever.
En optant pour l’utilisation de la fiche de paie électronique, vous gagnez en autonomie. Ce type de document est automatiquement produit à une échéance précise, conformément aux dispositions prévues dans votre contrat de travail, sans même que vous n’en fassiez la demande. Il faut garder à l’esprit que vous pouvez exiger des fiches de paie en ligne, quels que soient le poste que vous occupez et votre secteur d’activité. De plus, le déploiement de votre bulletin de paie électronique peut être à l’initiative de votre employeur, mais il doit être nécessairement soumis à votre accord. Dans ce cas, l’entreprise doit vous en informer au moins un mois à l’avance.
Vos fiches de paie sont protégées par un cryptage
À l’instar de toute opération de manipulation de données des salariés ou usagers d’une entreprise, l’établissement de fiches de paie en ligne doit respecter le Règlement Général des Données Personnelles (RGPD). Il s’agit d’une disposition apparue en 2018 et dont la mise en application doit suivre certains critères. Parmi ceux-ci figure l’obligation pour chaque entreprise d’assurer l’intégrité des données concernant ses usagers ou ses salariés.
L’utilisation d’un bon logiciel de paie par votre entreprise sécurise l’ensemble de vos informations personnelles et les rend inviolables. Parmi ces outils figure le coffre-fort électronique au sein duquel les données sont cryptées et accessibles uniquement grâce à un mot de passe unique. Il s’agit d’un espace sécurisé et unique pour chaque employé. Les bulletins de paie, une fois établis et signés électroniquement, sont envoyés vers le coffre-fort numérique de chaque travailleur.
Pour accéder à votre coffre-fort personnel, servez-vous de votre Compte Personnel d’Activité (CPA). Notez que vous avez aussi la possibilité de visualiser l’ensemble des fiches de paie dématérialisées qui ont été émises pendant la durée de travail au sein de l’entreprise. Les fiches de paie électroniques qui sont accessibles via un coffre-fort électronique ont la même valeur que les bulletins de paie en papier. Vous pouvez donc vous en servir, en cas de conflit ou de litige par exemple, comme preuve juridique.
De même, le bulletin de paie en ligne vous permet de bénéficier d’une couverture sociale. Sur présentation de ce document électronique, vous pourrez profiter des nombreux avantages sociaux que vous offre votre statut de salarié. Il s’agit entre autres des avantages relatifs à la prise en charge des soins de santé, les cotisations pour la retraite, etc. Toutefois, certaines mentions obligatoires doivent figurer sur le bulletin de paie numérique. Il est question de vos informations personnelles et celles de votre employeur, le montant de votre salaire et l’ensemble des charges sociales.
Par ailleurs, il faut souligner que l’espace de stockage d’un coffre-fort électronique pour fiches de paie est garanti pendant au moins 50 ans ou jusqu’à ce que vous atteigniez l’âge de 75 ans. S’il arrive qu’avant cette échéance, l’entreprise venait à fermer, elle doit vous informer au moins trois mois à l’avance de la date de fermeture de l’espace de stockage des bulletins de paie. Cela vous donne le temps de récupérer vos fiches de paie et de les transférer dans un nouvel espace sécurisé en ligne.
Vous pouvez imprimer votre fiche de paie quand vous en avez besoin
La dématérialisation de la fiche de paie vous donne la possibilité d’obtenir une version papier de ce document à n’importe quel moment. Il suffit en effet d’imprimer la version électronique de la fiche de paie envoyée par votre employeur. Vous n’avez donc plus de souci à vous faire lorsque vous avez perdu une ancienne fiche de paie, lorsqu’elle a été détruite ou que vous êtes en déplacement.
Pour imprimer votre fiche de paie, il faut dans un premier temps la visualiser depuis le logiciel de paie et vous assurer de la conformité des informations qu’elle contient. Ensuite, vous pourrez procéder au téléchargement du bulletin de paie électronique sur votre smartphone, tablette ou ordinateur. Une fois que la fiche à imprimer est sur votre appareil, il faut connecter ce dernier à une imprimante via un câble ou par Bluetooth. Mettez en marche l’imprimante et il ne vous reste plus qu’à lancer l’impression de la fiche de paie après avoir réglé les paramètres comme :
- le format,
- la couleur,
- la mise en page,
- le nombre de pages.
Lorsque la fiche de paie se trouve sur un espace de stockage externe comme une clé USB, il suffit de brancher cette dernière à l’imprimante, de paramétrer puis de procéder à l’impression. Notez qu’il n’y a pas de nombre limite d’impressions pour une fiche de paie électronique. Vous pouvez donc en faire autant que possible pour satisfaire vos besoins.
Vous pouvez conserver l’historique de vos fiches de paie
Les bulletins de paie électroniques simplifient le stockage et l’archivage des informations relatives à vos salaires. En effet, les logiciels qui servent à produire ces documents garantissent une conservation des fiches de paie sur une durée d’au moins 50 ans. Ceci est largement au-dessus des délais maximums de conservation des fiches de paie en version papier qui n’excèdent généralement pas 10 ans.
Notez que la conservation de vos fiches de paie peut se faire de diverses manières et vous avez la liberté de définir le mode de conservation que vous voulez. Opter par exemple pour un format PDF ou ISO 190005 vous assure une conservation fiable et efficace sur une longue durée. Toutefois, les coffres-forts numériques offrent une plus grande sécurité aux informations de vos bulletins de paie. Le niveau de sécurité de ce type d’outils varie fortement. Les coffres-forts les plus performants associent plusieurs systèmes de sécurité. Il s’agit notamment :
- du cryptage de données,
- d’un réseau sécurisé,
- de la signature numérique,
- d’un code de sécurité.
À ces éléments s’ajoutent le morcellement et la répartition des données sur un réseau privé et l’attribution d’une empreinte au document au moment de le stocker par hachage.
L’utilisation de bulletins de paie en ligne permet de centraliser facilement toutes les informations relatives à vos salaires sur une période bien déterminée. Vous pourrez ensuite procéder par exemple à une comparaison de ces informations pour voir l’évolution de votre rémunération dans le temps. En bref, le recours aux bulletins de paie en ligne est bénéfique sur de nombreux points, non seulement pour les salariés, mais aussi pour l’entreprise. Toutefois, il est impératif de bien choisir le logiciel de paie qui se chargera de ce volet de la gestion de l’entreprise. Un bon logiciel doit être certifié pratique et simple à utiliser.
Passionné par le web et l’entrepreneuriat, j’ai fondé Digitiz en 2016. Mon objectif est de vous transmettre mon expérience et de pouvoir vous faire gagner du temps dans le choix de vos outils.