Atolia : une plateforme collaborative clé en main

Dernière modification le 8 juin 2022

Vous recherchez un meilleur logiciel de travail qui pourrait être une alternative à Zoom, Slack et Dropbox ? Eh bien, avez-vous entendu parler d’un logiciel appelé Atolia ? Ce logiciel est connu comme le logiciel de travail tout-en-un qui permet à votre équipe de travailler ensemble à partir de la même plateforme. Si vous avez actuellement des frictions dans le workflow de vos projets à cause d’un trop grand nombre de logiciels utilisés et d’un manque d’intégration et de synchronisation entre chaque logiciel, Atolia pourrait être la solution pour vous.

Présentation d’Atolia

Atolia est un espace de travail tout-en-un pour l’organisation et la communication d’équipe qui prend en charge la messagerie, le partage de fichiers, les appels vidéo, les calendriers et les tâches, permettant aux utilisateurs de collaborer et de suivre les progrès de leurs équipes à tout moment, de n’importe quel endroit, en utilisant n’importe quel appareil connecté à Internet.

Les applications natives iOS et Android permettent aux utilisateurs d’organiser le travail et de communiquer avec leurs coéquipiers lors de leurs déplacements via leurs appareils mobiles.

À noter que Atolia est une plateforme développée en France et toutes les données sont sauvegardées dans 3 sites tout en respectant la RGPD.

Premiers pas

Dès votre inscription à la plateforme, Atolia vous prend par la main afin de vous guider.
Vous pouvez inviter votre équipe à vous rejoindre en indiquant les adresses email, créer des groupes, personnaliser votre espace ou encore votre profil.

Atolia dispose également d’un centre d’aide très complet avec de nombreux tutoriels pour être complètement à l’aise avec la plateforme.

Les fonctionnalités

Il y a au moins 5 grandes fonctionnalités à prendre en compte lorsque vous adoptez un espace de travail tout-en-un pour votre équipe, et ce qui est bien, c’est qu’Atolia a tout prévu pour vous. Parmi les nombreuses autres solutions du marché, la plateforme Atolia est un excellent outil pour combler le manque d’outils. Ce qui est le plus utile, c’est qu’elle prend en charge la communication écrite et orale, la communication vidéo, le partage et le stockage de fichiers, ainsi que la formation de groupes de travail. En effet, Atolia propose la messagerie instantanée, la vidéoconférence, le partage de documents, les calendriers partagés, ainsi qu’une fonction de gestion de projet. Penchons-nous sur chaque fonctionnalité ;

Facilité d’utilisation

La raison pour laquelle une personne souhaite passer à un autre logiciel est qu’elle pense que le nouveau logiciel sera plus facile à utiliser et résoudra son problème actuel avec toutes les frictions dans son workflow. Atolia l’a compris et construit sa plateforme en conséquence. Avec une interface utilisateur (IU) bien conçue, la plateforme sera facile à naviguer. Même s’il s’agit de votre premier logiciel de travail tout-en-un, vous vous familiariserez immédiatement avec ses fonctionnalités. Sans aucun doute, vous et votre équipe aurez une bonne expérience de l’utilisation de ce logiciel.

Messagerie instantanée

La communication est la clé et l’aspect super important lorsqu’on travaille ensemble. Atolia vous aide à diffuser l’information appropriée, au bon moment, à la bonne personne. Vous pouvez créer des chats de travail pour des équipes, des projets ou des clients et envoyer en toute sécurité des messages ou des documents sur la plateforme de messagerie instantanée. Cette fonctionnalité vous permet de remplacer vos emails internes ou vos groupes WhatsApp par une solution plus complète et sécurisée.

La messagerie instantanée d’Atolia vous permet de retrouver facilement tout document ou message que vous avez partagé avec votre équipe en utilisant Atolia. Il vous suffit de saisir un mot clé dans la barre de recherche et de choisir le document ou les fichiers à partager avec vos coéquipiers.

Vidéoconférence

Passez des messages aux appels vocaux en un seul clic en appelant simplement les partenaires de votre espace de travail et tirez parti de la fonction de vidéoconférence d’Atolia. Même lorsque vous êtes en déplacement ou que vous travaillez à distance, vous pouvez collaborer plus facilement et faire avancer vos projets sans utiliser de logiciel supplémentaire.

La fonction de vidéoconférence d’Atolia vous permet de partager votre écran avec vos collègues pendant votre appel vidéo. Cela vous aide à collaborer sur un document ou à le présenter à votre équipe, par exemple. Vous pouvez également inviter facilement tout partenaire ou collaborateur externe à se joindre à votre appel vidéo en utilisant des liens de partage. Il vous suffit donc de partager le lien de l’appel vidéo avec vos invités pour qu’ils puissent s’y joindre depuis n’importe quel navigateur Web. En plus de tout cela, il y a aussi une fonction de tableau blanc pendant votre appel vidéo comme aide visuelle pour les réunions avec vos employés ou clients, et d’ailleurs, vous pouvez aussi faire une enquête.

Pour faire simple, l’application de réunion vidéo intégrée d’Atolia vous permet de passer en toute transparence des messages aux conférences téléphoniques. Partagez votre écran de bureau avec d’autres personnes ou collaborez sur un tableau blanc. N’est-ce pas génial ?

Partage de documents

Atolia stocke tous les documents en un seul endroit, ce qui permet aux utilisateurs d’avoir un accès centralisé à leurs fichiers et de partager des fichiers avec les autres membres de l’équipe. Il est également possible de paramétrer et de partager les fichiers et documents avec les bonnes personnes qui peuvent avoir accès à ces fichiers et documents protégés.

La suite bureautique intégrée d’Atolia vous permet de mettre à jour facilement vos documents texte, tableau et présentation avec une co-édition simultanée. Les notes de réunion et les propositions commerciales doivent pouvoir être réalisées facilement. En plus de tout cela, vous n’aurez plus besoin d’un tableau d’information dans votre bureau ou d’un intranet. La fonctionnalité de pages de connaissances d’Atolia vous permet de créer facilement des pages wiki.

Calendriers partagés

Il ne suffit pas de créer un calendrier partagé pour votre équipe ou votre projet et de le distribuer aux collaborateurs pour faciliter la planification des événements. La fonction de calendriers partagés d’Atolia vous permet également de garder une trace de toutes vos échéances et réunions à venir.

Le point positif est que chaque calendrier est doté d’un code couleur, ce qui simplifie et clarifie la lecture du planning. Vos employés sont automatiquement informés de l’ajout, de la modification ou de la suppression d’un événement par le biais des notifications de calendrier partagé. Plus d’oublis ou de perturbations grâce à une communication d’équipe efficace.

Vous et votre équipe pouvez créer des rappels quotidiens, hebdomadaires ou mensuels pour tenir votre équipe informée des événements récurrents. En outre, vous pouvez inviter des participants externes à votre planning en ligne Atolia par e-mail, afficher les participants et créer un lieu. Si vous utilisez Google Calendar, Outlook ou iCal, vous pouvez importer toutes vos données directement dans Atolia. Et à tout moment, tout calendrier Atolia peut être téléchargé ou exporté pour être importé dans une autre application de calendrier.

Gestion de projet

Atolia organise le travail par projet, département ou bureau afin que les utilisateurs puissent facilement suivre les sujets qui sont les plus importants ou pertinents pour eux. Cela rend Atolia extrêmement utile dans le travail quotidien de gestion de projet, en particulier lorsqu’on travaille à distance avec des coéquipiers qui s’occupent de divers aspects du projet.

Son interface est simple et facile à utiliser, ce qui vous donne envie de l’utiliser dans vos luttes quotidiennes pour le travail en équipe. Au final, tous vos projets sont menés à bien plus rapidement et de la manière la plus directe possible.

Plusieurs fonctionnalités permettent à Atolia d’être un véritable outil de gestion de projet à part entière :

• Possibilité de lister des sous-tâches
• Assigner les tâches aux membres du groupe
• Ajouter des pièces jointes
• Ajouter des descriptions et des commentaires
• Indiquer des échéances
• Filtrer les tâches avec les étiquettes

Sécurité

Atolia accorde une grande importance à la sécurité et à la confidentialité des données de ses utilisateurs.

Plus de 50 mesures de sécurité ont été mises en place concernant l’hébergement des données, des développements spécifiques, des audits de sécurité, un plan de continuité d’activité ou encore une sécurité physique des locaux.

De plus, les données sont sauvegardées et répliquées sur 3 sites distincts en France afin d’assurer la continuité du service en cas d’incident.

Plusieurs mécanismes de protection comme le chiffrement des données permettent une confidentialité totale.

Enfin, l’entrée en vigueur du RGPD constitue un véritable enjeu. C’est pourquoi Atolia a mis en place plusieurs mesures pour être entièrement conforme aux réglementations.

Mobile friendly

Vous pouvez installer Atolia sur vos smartphones et tablettes, les applications natives iOS et Android permettent aux utilisateurs de travailler et de communiquer avec leurs collègues en déplacement.

Combien coûte Atolia ?

Atolia propose 3 formules différentes :

• Premium : Les équipes qui débutent et développent leur activité bénéficieront du plan Premium d’Atolia. Le plan Premium coûte 9€/utilisateur/mois et comprend un nombre illimité de groupes et de messages, des appels vidéo jusqu’à 20 participants, l’édition de documents en ligne jusqu’à 20 Go de stockage par utilisateur, de la documentation et des wikis. Sans oublier les calendriers partagés et une fonction de gestion des projets et des tâches.
• Business : Le plan Business d’Atolia coûte 11€/utilisateur/mois et comprend tout ce qui se trouve dans le plan premium avec des fonctions supplémentaires, comme les appels vidéo jusqu’à 50 participants et l’édition en ligne de documents jusqu’à 100 Go de stockage par utilisateur.
• Entreprise : Si vous souhaitez disposer de possibilités infinies dans l’utilisation d’Atolia ou si votre entreprise nécessite un haut niveau de personnalisation en termes de support et d’intégration, et un consultant dédié du début à la fin, vous devez contacter le représentant commercial d’Atolia pour obtenir le prix personnalisé.

Honnêtement, on vous recommande de commencer directement par la formule Business qui est la plus avantageuse niveau qualité/prix en particulier pour l’espace de stockage qui passe de 20Go à 100Go pour seulement 2€ par mois en plus.

Malgré qu’Atolia ne propose pas d’offre gratuite comme c’est parfois le cas pour certains outils équivalents, il est toutefois possible de l’essayer durant 30 jours, ce qui vous laissera largement le temps de faire le tour de la plateforme.

Avantages et inconvénients

Les pour :

• Très bonne ergonomie : L’interface est tellement claire et facile à naviguer qu’il est presque impossible d’être confus lorsque vous utilisez la plateforme.
• Favorise la collaboration et la communication au sein de l’équipe : La plateforme facilite la communication sans friction avec l’équipe, les freelances, les clients ou les fournisseurs. Vous pouvez facilement passer de la messagerie instantanée (messagerie publique ou privée) à la vidéoconférence sans avoir à changer de logiciel.
• Gestion de projet simple et efficace : La fonctionnalité de gestion de projet facilite l’attribution des tâches, la planification des délais, le partage des fichiers nécessaires et le suivi de la progression.
• Sécurité : Les données des utilisateurs sont protégées. Non seulement Atolia a tout mis en œuvre pour respecter la RGPD, mais les données sont hébergées sur 3 sites distincts en France pour s’assurer de la continuité sur service.

Les moins :

• Il n’existe pas de formule gratuite. Cependant, Atolia propose un essai gratuit pour les offres Premium et Business.
• La fonctionnalité de gestion de projet suffit pour la plupart des petits projets; mais à toutefois quelques limites pour des besoins plus avancés.

En résumé

Atolia permet aux utilisateurs de communiquer avec leur équipe de différentes manières à partir d’une plateforme unique, tout en gardant les conversations organisées et accessibles à tout moment. Les groupes ont également un accès invité, ce qui vous permet de collaborer avec des personnes extérieures à votre organisation.

Cette plateforme stocke tous les documents en un seul endroit, offrant aux utilisateurs un accès centralisé à leurs fichiers. Les utilisateurs peuvent partager n’importe quel document avec les autres membres de l’équipe à l’aide d’outils de partage de fichiers. Les utilisateurs peuvent également communiquer avec leurs coéquipiers par appels vidéo plutôt que par messages texte, ainsi que partager des calendriers avec des réunions ou des événements d’équipe programmés. L’éditeur simple permet aux utilisateurs d’écrire et de partager des ressources et des connaissances avec les collaborateurs.

Pour conclure, Atolia est sans aucun doute une plateforme idéale pour les entreprises de taille moyenne et les organismes publics dont les équipes comptent entre 10 et 500 personnes. Sur la base de ses seules fonctionnalités, Atolia pourrait être considérée comme une alternative tout-en-un à des outils tels que Slack, Dropbox, Asana ou Zoom.

N’hésitez pas à l’essayer par vous-même grâce à l’essai gratuit de 30 jours.