Google Workspace s’est imposé comme une référence incontournable pour la collaboration en ligne. Pourtant, de nombreuses entreprises et organisations cherchent aujourd’hui à s’en éloigner. Les raisons sont multiples : préoccupations liées à la confidentialité des données, volonté de reprendre le contrôle sur ses informations sensibles, ou encore désir de soutenir des acteurs locaux.

La bonne nouvelle ? Des alternatives crédibles existent désormais, capables de rivaliser avec les géants américains en termes de fonctionnalités, tout en offrant des garanties bien supérieures sur la protection des données.

Dans cet article, nous vous présentons les trois alternatives à Google Workspace plus souveraines pour reprendre le contrôle de vos données. Retrouvez également ma vidéo sur ce sujet :

La question de la confidentialité et de la souveraineté des données

C’est sans doute l’argument le plus fort. En raison de législations américaines comme le Cloud Act et la loi FISA, les autorités américaines peuvent légalement exiger l’accès aux données hébergées par des entreprises américaines, même si ces données sont stockées sur des serveurs situés en Europe.

Concrètement, cela signifie que vos documents confidentiels, vos échanges professionnels et vos données clients stockés chez Google, Microsoft ou Amazon peuvent potentiellement être consultés par les services de renseignement américains. Pour une entreprise manipulant des informations sensibles (données clients, propriété intellectuelle, secrets commerciaux), ce risque n’est pas anodin.

La maîtrise des coûts sur le long terme

Google et Microsoft bénéficient d’une position quasi monopolistique sur le marché des suites collaboratives. Cette domination leur permet d’ajuster leurs tarifs à la hausse, souvent sans préavis. En optant pour une alternative, vous retrouvez une certaine prévisibilité budgétaire et échappez à la dépendance tarifaire envers un fournisseur unique.

L’éthique et l’engagement écologique

Choisir une solution locale ou européenne, c’est aussi soutenir l’économie de proximité et des entreprises qui partagent vos valeurs. Plusieurs alternatives mettent en avant des engagements environnementaux concrets : centres de données alimentés par des énergies renouvelables, prolongation de la durée de vie des serveurs, transparence sur l’empreinte carbone.

L’utilisation des données pour l’intelligence artificielle

Un enjeu plus récent concerne l’entraînement des modèles d’IA. Google et Microsoft utilisent les données stockées sur leurs plateformes pour améliorer leurs propres solutions d’intelligence artificielle. Pour une entreprise possédant des documents hautement confidentiels, cette pratique peut poser un réel problème de confidentialité.

Nextcloud : la flexibilité de l’open source

Nextcloud est sans doute l’alternative la plus connue pour ceux qui recherchent une solution open source. Créée en 2016 par Frank Karlitschek (fondateur de ownCloud), cette plateforme allemande offre une transparence totale sur son fonctionnement grâce à son code source ouvert.

Nextcloud a d’ailleurs été adopté par le ministère de l’Intérieur français et par le ministère de l’Éducation nationale dans le cadre de sa plateforme apps.education.fr, preuve de la confiance qu’elle inspire aux institutions publiques.

Un écosystème complet de fonctionnalités

Nextcloud ne se limite pas au simple stockage de fichiers. La plateforme propose un écosystème complet baptisé Nextcloud Hub, qui regroupe quatre composants principaux.

Nextcloud Files assure la synchronisation de vos fichiers entre tous vos appareils (ordinateur, smartphone, tablette) et votre serveur. Vous pouvez gérer finement les droits d’accès, créer des liens de partage sécurisés et même intégrer des espaces de stockage existants comme FTP, Windows Network Drives ou SharePoint.

Nextcloud Talk remplace avantageusement Google Meet ou Zoom pour vos visioconférences. La solution propose le chat en ligne, les appels vidéo, le partage d’écran et les conférences à plusieurs participants.

Nextcloud Office intègre une suite bureautique complète pour créer et éditer des documents, tableurs et présentations directement dans votre navigateur, avec la possibilité de collaborer en temps réel.

Nextcloud Groupware centralise la gestion de vos agendas, contacts et messagerie avec une interopérabilité basée sur les standards ouverts (CalDAV, CardDAV).

En complément, Nextcloud Assistant propose une IA locale intégrée pour automatiser certaines tâches, tandis que Nextcloud Flow permet de créer des automatisations de workflows sans code.

Les différentes options d’hébergement

L’un des grands avantages de Nextcloud réside dans sa flexibilité d’hébergement. Vous pouvez choisir parmi plusieurs options selon vos compétences techniques et vos besoins.

L’auto-hébergement sur serveur local offre un contrôle total sur vos données. Cette option convient aux organisations disposant d’une équipe informatique capable de gérer l’installation, les mises à jour et la sécurité du serveur.

L’hébergement sur VPS (Serveur Privé Virtuel) représente souvent le meilleur compromis. Des hébergeurs comme Hostinger proposent des serveurs optimisés pour Nextcloud, basés en France, avec une installation simplifiée. Cette solution permet de bénéficier de la souveraineté des données sans les contraintes de la maintenance d’un serveur physique.

L’hébergement managé via des fournisseurs spécialisés libère complètement de la gestion technique. Le prestataire s’occupe des mises à jour, des sauvegardes et de la surveillance, vous permettant de vous concentrer sur votre activité.

Avantages et limites de Nextcloud

Les points forts de Nextcloud sont nombreux. La personnalisation est totale grâce au code open source et aux centaines d’applications disponibles. Vous gardez un contrôle absolu sur vos données, hébergées où vous le souhaitez. La conformité RGPD est simplifiée puisque vous maîtrisez l’emplacement du stockage. Enfin, la solution s’adapte à toutes les tailles d’organisation, de la TPE aux grandes entreprises.

En contrepartie, Nextcloud demande un investissement en temps pour la configuration initiale et une certaine expertise technique, surtout en cas d’auto-hébergement. La maintenance (mises à jour, sécurité, sauvegardes) reste à votre charge si vous n’optez pas pour un hébergement managé.

Infomaniak kSuite : la simplicité suisse

Si vous recherchez une solution clé en main sans avoir à gérer l’aspect technique, Infomaniak kSuite mérite toute votre attention. Proposée par l’hébergeur suisse Infomaniak (fondé en 1994 à Genève), cette suite collaborative tire parti de la législation helvétique particulièrement stricte en matière de protection des données.

La Suisse est reconnue comme un « coffre-fort de l’Europe » pour les données numériques. Contrairement aux entreprises américaines soumises au Cloud Act, Infomaniak n’est pas tenue de communiquer des informations à des autorités étrangères. Vos données restent exclusivement hébergées en Suisse, dans des centres de données certifiés et alimentés à 100% par des énergies renouvelables.

Une suite complète et intuitive

kSuite regroupe tous les outils nécessaires au travail collaboratif au sein d’une interface unifiée et francophone.

kDrive est le cœur de la solution. Ce service de stockage cloud permet de synchroniser vos fichiers, de collaborer sur des documents en temps réel et de partager des contenus en toute sécurité. L’interface propose des fonctionnalités pratiques comme l’historique des modifications, la gestion fine des autorisations d’accès et une « boîte de dépôt » permettant à des collaborateurs externes d’envoyer des fichiers sans avoir de compte.

La suite bureautique intégrée (basée sur OnlyOffice) permet de créer et modifier des documents texte, tableurs et présentations. La compatibilité avec les formats Microsoft Office est excellente, et Infomaniak a annoncé une intégration complète de la suite Microsoft, hébergée sur infrastructure suisse.

kMail propose une messagerie professionnelle avec recherche performante, filtres anti-spam intelligents et possibilité d’archiver directement les pièces jointes dans kDrive. L’intelligence artificielle générative est intégrée nativement pour vous aider à rédiger vos emails.

kMeet assure les visioconférences avec personnalisation des fonds d’écran, annotation de l’écran partagé, enregistrement des réunions et planification avancée. kChat complète l’ensemble avec une messagerie instantanée organisée en canaux, à la manière de Slack.

kCalendar et kContacts permettent de gérer vos agendas et carnets d’adresses avec synchronisation sur tous vos appareils.

Des tarifs accessibles et transparents

Infomaniak propose plusieurs formules adaptées à différents besoins.

L’offre gratuite permet de tester la solution sans engagement. Pour les particuliers, my kSuite+ offre jusqu’à 6 To de stockage à partir de 19 € par an. Un essai de 30 jours est disponible sur tous les forfaits payants.

Pourquoi choisir kSuite ?

kSuite se distingue par sa simplicité d’utilisation. Aucune installation technique n’est nécessaire : vous créez votre compte et commencez à travailler immédiatement. L’interface est intuitive et entièrement francophone.

La migration depuis Google Workspace ou Microsoft 365 est documentée et accompagnée. Vous pouvez importer vos fichiers depuis Dropbox, Google Drive ou OneDrive en quelques clics.

Les capacités de restauration des fichiers surpassent celles de Microsoft et Google, un argument de poids en cas de suppression accidentelle ou de problème technique.

Enfin, l’engagement environnemental d’Infomaniak est concret : centres de données alimentés par des énergies renouvelables, serveurs utilisés jusqu’à 15 ans, développement de centrales solaires propres.

Hexagone : la souveraineté française

Pour les organisations qui placent la souveraineté nationale au sommet de leurs priorités, Hexagone représente la solution de référence. Issue de l’appel à projets « Suites bureautiques collaboratives cloud » du programme France 2030, cette suite est le fruit de l’alliance de sept entreprises françaises, avec le soutien de l’État.

Le consortium réunit des acteurs reconnus : Interstis (chef de file, bureau collaboratif), BlueMind (messagerie), XWiki (outils bureautiques), Belledonne Communications (visioconférence et VoIP), Tranquil-IT (sécurisation des postes), Parsec (technologie Zéro Trust) et 3DS Outscale (hébergement SecNumCloud).

Quatre modules pour couvrir tous les besoins

Hexagone s’organise autour de quatre grandes briques fonctionnelles, chacune pouvant être souscrite séparément ou dans une offre complète.

Le bureau collaboratif (module « Mes fichiers » et « En équipe ») permet la gestion électronique des documents, la coédition en temps réel, la gestion de projets avec diagrammes de Gantt et tableaux Kanban, la création de workflows automatisés et le partage d’informations au sein d’espaces collaboratifs dédiés.

La messagerie et l’agenda (module « Ma boîte pro ») s’appuient sur la technologie BlueMind, reconnue pour sa compatibilité native avec Outlook. Vous pouvez ainsi migrer vers une solution souveraine sans changer vos habitudes d’utilisation. L’agenda collaboratif se synchronise en temps réel et permet de planifier des réunions directement depuis la messagerie.

La communication instantanée (module « En ligne ») regroupe la messagerie instantanée, la visioconférence et la téléphonie VoIP. Basée sur la technologie Linphone (utilisée par des centaines de milliers d’utilisateurs dans le monde), cette brique permet des échanges sécurisés en temps réel.

La sécurisation du poste de travail (module « En sécurité ») assure la gestion des comptes, la protection des postes et la surveillance des menaces en temps réel grâce à la technologie Tranquil-IT.

Un niveau de sécurité maximal

Hexagone se distingue par son engagement fort en matière de sécurité. Toutes les données sont hébergées en France sur l’infrastructure SecNumCloud de 3DS Outscale (filiale de Dassault Systèmes). Cette qualification, délivrée par l’ANSSI, représente le plus haut niveau d’exigence en matière de sécurité cloud en France.

Concrètement, cela signifie que vos données ne sont pas soumises au Cloud Act américain. Aucune autorité étrangère ne peut exiger leur communication. Le chiffrement des données, la double authentification et les comptes individuels renforcent encore la protection.

La suite intègre également la technologie Zéro Trust, qui repose sur un principe fondamental : ne jamais faire confiance par défaut. Chaque accès aux ressources est vérifié et validé, avec une segmentation fine des droits selon les utilisateurs et les projets.

Des tarifs compétitifs face aux géants américains

Hexagone propose une tarification modulaire, permettant de souscrire uniquement les briques dont vous avez besoin.

Pour un périmètre fonctionnel équivalent à Microsoft 365 E3 (proposé à plus de 23 € par utilisateur), Hexagone affiche un tarif inférieur à 10 € par utilisateur. Une différence de prix significative qui prouve que souveraineté ne rime pas avec surcoût.

À qui s’adresse Hexagone ?

Hexagone cible principalement les collectivités territoriales, les administrations publiques et les entreprises privées soucieuses de la souveraineté de leurs données. La suite a notamment été utilisée pendant l’organisation des Jeux Olympiques de Paris 2024.

Contrairement à Nextcloud ou kSuite, Hexagone ne propose pas d’offre gratuite pour les particuliers. Pour découvrir la solution, il est nécessaire de demander une démonstration sur le site hexagone.io.

Comparatif des trois alternatives

Pour vous aider à faire votre choix, voici un tableau récapitulatif des principales caractéristiques de chaque solution.

Comment choisir la bonne alternative ?

Le choix entre ces trois solutions dépend avant tout de votre contexte et de vos priorités.

Optez pour Nextcloud si vous disposez de compétences techniques en interne (ou êtes prêt à les acquérir) et souhaitez un contrôle total sur vos données et votre infrastructure. C’est aussi le choix idéal si vous avez besoin d’une personnalisation poussée grâce aux centaines d’applications disponibles.

Choisissez kSuite d’Infomaniak si vous recherchez la simplicité d’une solution clé en main, avec des tarifs accessibles et une juridiction suisse protectrice. C’est l’option recommandée pour les PME et les particuliers qui veulent se libérer des GAFAM sans se compliquer la vie.

Privilégiez Hexagone si la souveraineté française est non négociable, notamment pour les collectivités territoriales, les administrations ou les entreprises manipulant des données sensibles. L’hébergement SecNumCloud et la compatibilité native avec Outlook facilitent la transition depuis Microsoft.

Les erreurs à éviter lors de la migration

Migrer vers une alternative à Google Workspace est un projet qui mérite d’être bien préparé. Voici les pièges les plus courants.

Négliger la formation des utilisateurs est la première erreur. Même si les interfaces sont intuitives, vos équipes ont leurs habitudes. Prévoyez un temps d’accompagnement pour faciliter l’adoption et éviter les frustrations.

Sous-estimer le temps de migration peut créer des tensions. L’export des données depuis Google Workspace, leur import dans la nouvelle solution et la vérification de l’intégrité des fichiers demandent du temps. Planifiez cette transition sur plusieurs semaines plutôt que quelques jours.

Oublier les intégrations existantes peut bloquer certains processus métier. Recensez toutes les applications tierces connectées à Google Workspace (CRM, ERP, outils métier) et vérifiez leur compatibilité avec la nouvelle solution.

Ne pas tester avant de déployer à grande échelle est risqué. Commencez par un groupe pilote pour identifier les éventuels problèmes et ajuster la configuration avant le déploiement général.

Conclusion

Le passage à une alternative souveraine à Google Workspace est aujourd’hui une réalité accessible. Que vous optiez pour la flexibilité de Nextcloud, la simplicité de kSuite ou la souveraineté française d’Hexagone, vous ne faites pas que changer d’outil : vous reprenez le contrôle de vos données.

Ces solutions prouvent qu’il est possible de concilier performance, sécurité et respect de la vie privée, sans sacrifier le confort d’utilisation ni exploser son budget. Les fonctionnalités proposées rivalisent désormais avec celles des géants américains, avec des garanties bien supérieures sur la protection des données.

Avant de vous lancer, prenez le temps de tester les solutions qui vous intéressent. Nextcloud et kSuite proposent des offres gratuites, Hexagone des démonstrations personnalisées. Vous pourrez ainsi valider que l’alternative choisie correspond bien à vos besoins et à ceux de vos équipes.