Avec l’avènement de la pandémie du COVID-19, le monde du travail est touché par la crise sanitaire et les manières de travail ont été impacté. Pour continuer à mener à bien leur projet et faire des réunions, plusieurs entreprises ont adopté la visioconférence. Voici quelques conseils pour gérer vos projets à distance.

Réussir une réunion à distance

Bien que cette méthode soit très utile, elle peut paraître un peu compliquée pour les novices. Pour vous aider à mieux vous préparer, voici quelques astuces à prendre en compte.

Choisissez des outils adaptés

Pour qu’une réunion soit bien organisée, il est impératif de choisir l’outil le plus adapté. Pour cela, vous pouvez vous poser quelques questions :

  • Combien de personnes participent à la réunion ?
  • Quelle est la durée de la réunion ?
  • Quelle est la capacité de votre connexion internet ?

En fonction des différentes réponses apportées à ces interrogations, vous pouvez choisir un outil adapté à votre projet.

La Web conférence

Bien connue de tous, la Web conférence est devenue la formule de référence. Pour la plupart des cas, un lien URL est transmis aux participants pour leur faciliter l’intégration. Quand l’heure de la réunion est proche, il leur suffit de se connecter à une plateforme en ligne afin de rejoindre cette dernière. Ce modèle de réunion est très convenable. Elle est surtout efficace lorsqu’il s’agit d’avoir un écran partagé. Avec cette approche, tous les participants peuvent se voir au cours d’une présentation et échanger entre eux.

Appel de groupe

Cette forme de réunion est très répandue. Son utilisation est simple et le canal de communication est facile à joindre. Elle présente des options comme l’appel audio ou l’appel vidéo. C’est un outil adapté au monde du télétravail. Il est également important de notifier que pour une utilisation optimale, le nombre de participants doit rester limité. Optez pour cette méthode selon le type de personne qui prendra part à votre réunion. N’hésitez pas à solliciter un logiciel collaboratif comme maestroPROJET à cet effet.

Préparer votre réunion assez tôt

Une fois que vous avez choisi la bonne formule pour votre réunion, il faut maintenant penser à son organisation. Le secret pour réussir toute réunion, que ce soit en visioconférence ou en télétravail, c’est la préparation.

Si vous êtes l’organisateur de la réunion, définissez une date, une heure et un moyen idéal pour la communication. Il est important de vous charger de la distribution du lien et de l’élaboration d’un cahier. Assurez-vous entre autres que chaque membre dispose d’une bonne connexion internet et d’un ordinateur adapté à la situation.

Avant le démarrage de la réunion, faites si possible un contrôle de routine. Cela vous permettra de vérifier le bon fonctionnement des matériels (webcam, micro). Au-delà de ces facteurs à prendre en compte, la préparation de réunion passe par la création d’une liste de sujets à aborder. Si possible, faites parvenir à chaque participant les points à l’ordre du jour.

Soignez votre comportement

Cet aspect est parfois plus qu’un détail. Vous devez comprendre qu’il est très important pour la réussite de votre projet. Au cours d’une réunion à distance, il est nécessaire de savoir bien se comporter. Commencer par vous présenter en début de réunion avec un ton autoritaire, mais pas trop prononcé.

Par la suite, il est important de laisser les autres participants s’exprimer librement. Par ailleurs, vous devez surtout respecter leur temps de parole. Essayez de ne pas mobiliser la parole, mais ne vous faites pas oublier pour autant. Éviter de faire autre chose pendant la réunion comme lire des mails ou surfer avec votre smartphone en pleine séance.

Comment manager une équipe par télétravail ?

L’organisation d’une réunion passe par un bon management des membres. En effet, il faut commencer par créer une charte de travail. Il est généralement conseillé de rédiger une charte contenant les règles à suivre pour une bonne séance. Par la suite, il est important de développer des liens d’interdépendances en travaillant ensemble. Enfin, il est important d’utiliser des outils de suivi de projet après la réunion.

Afin de collaborer efficacement, vous aurez besoin d’un logiciel de gestions de contacts clients et d’un outil de gestion de tâches. Il faut savoir également rédiger des courriels professionnels. Cela permettra de rendre la réunion en visioconférence plus intéressante et attractive.

Enfin, il ne faut pas négliger l’après-réunion. À la différence d’une réunion physique, il n’est pas possible de débriefer les participants à vive voix. Cependant, vous pouvez mettre en quelques points importants les grands sujets abordés lors de la réunion. En fonction des participants, vous pouvez l’envoyer par mail ou par message.

C’est un très bon moyen pour que tout le monde comprenne bien le message et retienne les grandes les lignes. N’hésitez surtout pas à monter une équipe pour mieux préparer votre visioconférence. Bonne chance !

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