L’organisation d’événement nécessite des compétences sur plusieurs domaines. Peu importe le type de projet à réaliser : une soirée privée, un spectacle ou une festivité d’envergure internationale. Le faire vous-même ou faire appel à des professionnels, cela dépend de votre choix et de vos ressources disponibles. Cependant, grâce aux avancées de la technologie digitale, il existe des logiciels pratiques et adaptés à cette tâche pour suivre et contrôler la planification, mais surtout le bon déroulement des activités jusqu’au jour-J.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion d’évènements ?

Passer le cap des temps anciens et bénéficier des avantages d’un event management software pour gérer efficacement les évènements. Telles sont les résolutions des développeurs informatiques en créant ces derniers pour vous. L’usage d’un progiciel pour l’organisation de votre évènement vous permet de :

  • Faciliter la vente et la distribution des billets. De nos jours, les organisateurs de concert par exemple disposent d’un site en ligne pour suivre en temps réel l’évolution de la vente de tickets. Ceux qui désirent y assister peuvent alors effectuer leur achat en ligne pour éviter les déplacements et effectuer le paiement selon les modalités offertes. Tout cela fait, ils obtiennent une invitation numérique munie d’un code QR. Le moment venu, il suffit juste de scanner ce dernier et le tour est joué !
  • Optimiser la gestion de l’évènement. Les logiciels de gestion d’évènements disposent de plusieurs fonctionnalités, ce qui permet de faciliter les différentes tâches afférentes. Grâce aux outils de reporting et de pilotage, les staffs peuvent consulter et suivre à tout moment l’évolution de tous les aspects du projet.
  • Booster la promotion de son événement. La meilleure stratégie marketing pour faire connaître un événement, c’est de diffuser sur les réseaux. Miser sur des publicités inédites pour avoir le cœur des millions d’internautes et les pousser à réagir face à l’événement. Quant aux logiciels événementiels, ils disposent d’un outil qui génère automatiquement des mails aux personnes cible et les redirigent vers la page de l’événement.

Nous avons sélectionné pour vous une liste des meilleurs logiciels de gestion événementielle les plus innovants. Des softwares tout-en-un qui vous permettent de

Les 8 meilleurs logiciels de gestion d’évènements

1. monday marketer

Event management monday

Pour une stratégie marketing de qualité et un évènement réussi, faites usage des outils innovants. monday marketer est votre allié idéal pour créer en toute simplicité vos projets. Cette plateforme réunit tous les outils dont vous avez besoin pour gérer, suivre et coordonner vos activités. Selon vos besoins, cette interface vous fournit des services sur-mesure : suivi de campagne, calendrier éditorial, lancement de produits, marketing par e-mail, gestion des données numériques, branding, réseaux sociaux, demandes créatives, planification stratégique, sans oublier la gestion d’évènements.

Rationalisez votre communication interne pour que les informations importantes circulent facilement entre tous les membres grâce à des annotations, des formulaires. Par ailleurs, Monday marketer se charge de gérer effectivement toutes vos campagnes pour améliorer votre image vis-à-vis des invités et vous faire gagner en notoriété.

Automatisez la programmation de vos campagnes et travaillez de manière synchronisée avec cette plateforme numérique. Ainsi, vous êtes sûrs d’optimiser votre processus de travail pour un meilleur rendement. Vous y gagnez en temps et économisez en argent.

2. Eventtia

Eventtia

Eventtia est une plateforme digitale qui prend en charge la création, la gestion et l’organisation de tous types d’évènements : lancement de produits, conférences, master class, etc. Elle vous accompagne, étape par étape, dans l’élaboration de votre projet événementiel. Elle met à votre service divers outils pour vous faciliter le travail.

Pour des campagnes marketing bien ciblées et à la hauteur de votre image. Vous pouvez ajouter à votre site des contenus attrayants, des images ou des vidéos, des sondages et des live chats. Tout cela, dans le but d’attirer le plus de participants. Eventtia vous donne alors les clés pour une promotion commerciale réussie.

Eventtia met également à votre disposition des tableaux de bord pour récupérer vos données statistiques et suivre en temps réel la croissance de votre travail. Permettez donc à votre équipe d’être à jour sur l’évolution de vos activités, mais surtout de travailler de manière autonome et coordonnée.

3. Idloom-events

Idloom

Idloom-events fait partie des logiciels de gestion événementielle les plus prisés. Il vous offre un pack complet pour l’organisation de A à Z de vos events. Augmentez votre productivité grâce à une interface de pointe et innovante. Idloom-events est compatible avec vos tablettes et smartphones. Ce qui vous permet de gérer sereinement les coulisses de votre évènement à n’importe quelle heure et de n’importe où.

Parmi les avantages de son utilisation, ses interfaces simplifient les inscriptions et les paiements en ligne de vos participants. Soyez toujours au courant des évolutions de votre événement grâce à sa gamme complète d’outils de pointe. En quelques clics, créez un site web personnalisé dédié à votre projet événementiel.

Pour bénéficier de ses services, Idloom-events vous propose différents abonnements mensuels selon vos besoins, les fonctionnalités et les spécificités définies par votre entreprise. Les tarifs mensuels sont de 95 € pour la formule Light, 450 € pour l’offre Premium et 950€ pour le pack Corporate. Il existe également une offre totalement gratuite : la formule Freemium.

4. Eventbrite

Eventbrite

Eventbrite, plateforme numérique dédiée à la gestion de projet événementiel met à votre disposition des outils performants et professionnels. Elle dispose d’un outil de création d’évènements et de billetterie ainsi que d’un outil publicitaire disposant de pages d’évènements ouvertes au grand public. Optimisez votre visibilité sur les réseaux et médias sociaux grâce aux options de ciblage intelligentes de cette dernière.

Disponible en formule Essentials, vous avez droit aux fonctionnalités basiques de la vente de billets. Le pack Professionnal vous propose tout ce dont vous avez besoin pour la création, la gestion et le développement de vos évènements, tandis que l’offre Premium est destinée aux professionnels de l’événementiel et aux festivités de grande envergure.

Grâce à son appli-mobile Application Eventbrite Organizer, recevez périodiquement des rapports et des informations sur votre audience. Elle vous permet de contrôler et de suivre vos flux de ventes à tout moment. Par ailleurs, facilitez le paiement en ligne de vos billets selon un calendrier personnalisé de votre choix. Eventbrite est votre meilleure alternative pour mettre en place et vendre des billets pour des évènements virtuels ou en direct.

5. Eventdrive

Eventdrive

Eventdrive est la plateforme digitale adéquate pour gérer l’organisation de vos campagnes. Elle vous propose une multitude de fonctionnalités pour faciliter vos activités marketing et améliorer votre productivité. Gérez facilement vos tâches et programmez automatiquement l’envoi des rappels, des mails et de SMS à vos participants. Cela permet d’améliorer l’image de votre projet.

Bénéficiez d’une gestion budgétaire simplifiée grâce à un tableau de bord numérique. Cela vous permet d’éviter les paperasses encombrantes. Les outils offerts par Eventdrive vous permettent de gérer les tâches, les rôles de chaque staff méthodiquement pour un bon management de votre équipe.

Grâce à Eventdrive, vous pouvez piloter votre événement via le multi-event app. Une application mobile interactive dotée d’agenda et de networking. Comme organiser un évènement implique plusieurs déplacements, vous pouvez suivre tous les mouvements de votre projet de là où vous êtes via cette application.

6. Lab Event

Lab Event

Lab Event est un pionnier des logiciels l’ERP/CRM. Son utilisation est très avantageuse et vous permet de mieux travailler avec votre équipe, mais surtout avec vos clients. Vous allez ainsi gagner du temps et de l’argent en effectuant la gestion de vos évènements sur une plateforme en ligne. C’est un investissement rentable et fructueux.

L’usage de logiciel de gestion événementielle contribue à une meilleure coordination de votre équipe et une performance assurée dans l’accomplissement des tâches. La digitalisation des données vous permet de les consulter selon votre convenance. Ce logiciel de gestion événementiel est donc très pratique et simple à utiliser.

Il vous offre différentes fonctionnalités pour une organisation détaillée et bien coordonnée de vos évènements. Il garantit le suivi commercial de vos prestataires et clients, vérifie la disponibilité de vos salles, crée des devis et factures. Il dispose également d’un système de centralisation de la base de données, ce qui améliore la communication entre les collaborateurs.

7. Dune Event

Dune Event

Dune Event est un progiciel de Gestion Intégré développé par les experts en digital pour les professionnels de l’événementiel. Il est doté d’un logiciel d’emailaing performant, pouvant envoyer jusqu’à 100 000 courriels par jour. Ces fonctionnalités vous permettent de gérer tout ce qui relève de la logistique et les activités connexes telles que :

  • Le planning : il dispose d’un agenda en ligne et vous permet de gérer les contacts, les documents, le budget. Il a également un espace web dédié aux intervenants.
  • La promotion : il se charge de l’envoi des invitations par email, facilite les inscriptions et réservations en ligne ainsi que la gestion des présences, la billetterie et le paiement en ligne.
  • Les tâches opérationnelles : il vous aide dans la gestion de votre personnel, de vos tâches, des salles ainsi que dans la logistique événementielle.
  • La relation « invités » : il facilite la gestion de vos entrées, l’impression de vos billets et badges ainsi que le scan de billets.

Dune Event est compatible avec vos tablettes et smartphones pour suivre et contrôler votre travail en temps réel grâce à son application mobile.

Dune vous donne la possibilité de vous créer un site personnalisé pour améliorer votre visibilité et enrichir votre image. Pour cela, vous pouvez insérer dans votre galerie des photos et des vidéos de vos évènements pour attiser l’envie des clients cible.

8. Eventboost

EventBoost

Logiciel de création et gestion d’événements en ligne, Eventboost vous permet de concevoir votre projet évènementiel avec facilité. En termes de promotion, vous pouvez faire connaitre votre évènement au public international grâce à sa fonction multilingue. Ajoutez le lieu de l’évènement en un clic, choisissez les dates grâce au calendrier intégré et configurez les délais des inscriptions. L’événement créé, Eventboost se charge de la gestion des relations client et donne aux invités la possibilité de s’inscrire en ligne.

Grâce au système de gestion des invités, importez facilement depuis votre ordinateur les fichiers contenant la liste de ces derniers. Eventboost vous donne l’occasion de vérifier et modifier vos données, insérer des informations utiles, collecter des préférences personnelles pour améliorer l’accueil de vos invités.

Tout comme les autres ERP, Eventboost dispose d’une application mobile. Vous pouvez ainsi consulter l’évolution de vos activités en temps réel, mais surtout synchroniser toutes vos datas via le cloud.

Comment choisir un logiciel de gestion événementiel ?

Il existe une multitude de logiciels destinés à la planification d’évènements. Faire le choix sur lequel utiliser nécessite de voir les aspects pratiques de ce dernier et déterminer lequel correspond le plus aux activités attendues. Pour cela, il faut :

  • Définir les objectifs de votre événement. Le choix du logiciel à utiliser se fait selon le type et la grandeur de l’évènement à organiser. Si les actions à entreprendre pour l’aboutissement de ce dernier sont diversifiées, optez pour des logiciels complets et performants. Vous pouvez en plus gérer vos invitations, faire du marketing, contrôler la logistique et même trouver le lieu idéal pour votre évènement.
  • Faire un choix par rapport à votre budget. Utiliser un logiciel en ligne a un coût en réalité. Le prix varie en fonction des options offertes par celui-ci. Néanmoins, les plus basiques peuvent être accessibles gratuitement, certains nécessitent un abonnement et d’autres requièrent un paiement par inscrit
  • Evaluer les fonctionnalités disponibles dans le logiciel surtout si le projet est de grande envergure. Assurez-vous qu’il dispose d’un tableau de bord des participants et des invités ainsi que d’un stockage centralisé des données. Veillez à ce qu’il prenne en charge l’automatisation des flux de communication interne et externe ainsi que la gestion du marketing. Les outils de budgétisation vous sont d’une grande utilité. Il vous permet d’établir systématiquement des rapports financiers et de suivre vos recettes et vos dépenses.

Pour mieux vous accompagner au quotidien, optez pour des logiciels qui sont disponibles sous forme d’application mobile. De cette manière, vous pouvez suivre l’évolution de votre projet et accéder à vos dossiers en dehors de votre bureau et sans vous encombrer.

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